ระบบจัดการเอกสารและ Workflow อัตโนมัติ
ยกระดับการทำงานสู่ Digital Workflow อย่างเต็มรูปแบบ
ในยุคที่การทำงานภายในองค์กรต้องการความรวดเร็วและความคล่องตัวมากขึ้น หลายธุรกิจเริ่มนำระบบ Digital Workflow และ Document Management เข้ามาช่วยลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual รวมถึงช่วยให้การจัดการข้อมูลและเอกสารเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
ระบบเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถบริหาร Workflow การทำงาน การอนุมัติเอกสาร การติดตามสถานะงาน และการจัดเก็บข้อมูลไว้ในศูนย์กลางเดียว ช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน ลดการใช้เอกสารกระดาษ และเพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างทีม
นอกจากนี้ ยังช่วยให้หลายกระบวนการสามารถทำงานแบบอัตโนมัติได้มากขึ้น เช่น การแจ้งเตือน การอนุมัติ การส่งต่อข้อมูล หรือการค้นหาเอกสาร ทำให้การทำงานมีความต่อเนื่อง รวดเร็ว และตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
RICOH Kintone Plus
สร้างระบบงานและ Workflow ได้เอง ง่าย เร็ว ไม่ต้องเขียนโค้ด
เปลี่ยนงานที่ทำซ้ำให้เป็นอัตโนมัติ จัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ และมองเห็นภาพรวมการทำงานได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
RICOH Kintone Plus คือแพลตฟอร์มสำหรับบริหารจัดการเวิร์กโฟลว์และข้อมูลภายในองค์กร ที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวล โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างแอปและระบบได้เองอย่างง่ายดายผ่านเครื่องมือแบบ Drag-and-Drop โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรม เหมาะสำหรับงานหลากหลายรูปแบบ เช่น ระบบขออนุมัติค่าใช้จ่าย งาน HR งานขาย งานบริการลูกค้า งานจัดซื้อ หรือการติดตามโครงการ ลดขั้นตอน Manual และเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานภายในองค์กร
นอกจากนี้ ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบและอุปกรณ์ต่างๆ ของริโก้ เพื่อรองรับการทำงานแบบ Digital Workplace ได้อย่างครบวงจร ทั้งด้านการจัดเก็บข้อมูล เอกสาร และ Workflow Automation ช่วยให้องค์กรทำงานได้คล่องตัว ปลอดภัย และพร้อมรองรับการเติบโตในอนาคต
ความสามารถหลักของระบบ
- สร้างฟอร์ม ระบบอนุมัติ และ Workflow ได้เองแบบ No-Code
- รวมข้อมูล การสื่อสาร และการติดตามงานไว้ในที่เดียว
- ลดขั้นตอน Manual และลดการใช้เอกสารกระดาษ
- ตรวจสอบสถานะงานและข้อมูลได้แบบ Real-time
- ปรับแต่งระบบให้เหมาะกับแต่ละแผนกหรือรูปแบบงานได้ง่าย
- รองรับการทำงานร่วมกันภายในองค์กรได้สะดวกมากขึ้น
- มี AI ช่วยในการสร้างฟอร์ม และ Workflow
- มี AI สรุปข้อมูล
- สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องถ่ายเอกสารของริโก้ได้
- สามารถใส่ลายเซ็นลงบนฟอร์มได้
ตัวอย่างการใช้งาน
เหมาะกับใคร
- ทีมที่ต้องจัดการเอกสารเยอะ
- องค์กรที่อยากลดงานแมนนวล
- ธุรกิจที่ต้องการมองภาพรวมงานอย่างชัดเจน
- คนที่อยากสร้างระบบภายในโดย ไม่ต้องเขียนโปรแกรม
DocuWare
จัดการเอกสารและ Workflow ครบจบในระบบเดียว เชื่อมทุกข้อมูลได้อย่างลงตัว
DocuWare โซลูชันระบบจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ที่ช่วยเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบเดิมๆ ที่ใช้เอกสารกระดาษให้เป็นระบบดิจิทัล ปรับปรุงการจัดเก็บ การค้นหา การอนุมัติ และการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และสอดคล้องตามมาตรฐานองค์กรและกฎระเบียบต่างๆ ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลเอกสารได้ดีขึ้น เพิ่มความเร็ว ลดงานซ้ำซ้อน และทำให้การทำงานมีระบบมากขึ้นคุณสมบัติหลัก
- เปลี่ยนข้อมูลทุกประเภทให้เป็นดิจิทัล
เก็บข้อมูลจากหลายแหล่ง (เอกสารกระดาษ, อีเมล, ไฟล์ PDF, ฯลฯ) เข้าสู่ระบบแบบดิจิทัล ทำให้เข้าถึงง่ายและจัดเก็บได้ปลอดภัย - ค้นหาเอกสารเร็วและแม่นยำ
มีเครื่องมือค้นหาที่ทรงพลัง ช่วยให้ผู้ใช้หาเอกสารที่ต้องการได้เร็ว ไม่ต้องเสียเวลาเปิดทีละไฟล์ - เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
ระบบช่วยส่งเอกสารและดำเนินงานให้ตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ เช่น ตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร โดยไม่ต้องส่งต่อหรือคอยตามงานเอง - รองรับคลาวด์และพื้นที่จัดเก็บปลอดภัย
เอกสารถูกเก็บไว้ในระบบออนไลน์ที่ปลอดภัย เปิดดูได้จากทุกที่ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ - ความปลอดภัยและความสอดคล้อง (Compliance)
ระบบมีการรักษาความปลอดภัย เช่น การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้, การป้องกันข้อมูลรั่วไหล และทำให้การตรวจสอบ (audit) เป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรต้องการ
ตัวอย่าง
DocuWare เหมาะมากสำหรับองค์กรที่
- มีเอกสารจำนวนมาก เช่น HR, บัญชี, งานกฎหมาย, งานตรวจสอบ
- ต้องการลดงานที่ต้องทำซ้ำๆ ด้วยมือ
- ต้องการระบบจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและค้นหาได้ง่าย
- ต้องการคุมมาตรฐานขั้นตอน และระบบการอนุมัติให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
- ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทีมและลดต้นทุนจากระบบทำงานแบบเดิมๆ
DocuWare ระบบที่ช่วยจัดการเอกสารและขั้นตอนการทำงานในองค์กรให้เป็นดิจทัลและอัตโนมัติ ช่วยให้งานเอกสารที่เคยยุ่งยาก กลายเป็นงานที่ค้นหาง่าย ทำงานเร็ว และเป็นระบบมากขึ้น
- เปลี่ยนข้อมูลทุกประเภทให้เป็นดิจิทัล