3 คุณสมบัติที่อุปกรณ์อัจฉริยะจะพาคุณไปไกลกว่าเครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา

27 ธ.ค. 2564
 

อุปกรณ์อัจฉริยะนั้นให้คุณมากกว่าการพิมพ์ ด้วยการผสานรวมขั้นสูง ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ และความสามารถในการสแกนที่ได้รับการปรับปรุง สิ่งเหล่านี้ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลและเอกสาร การจัดเก็บ และการแบ่งปันด้วยอุปกรณ์อัจฉริยะดังนี้

  • ขับเคลื่อนนวัตกรรมกระบวนการเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงาน
  • ปรับปรุงการตอบสนองเพื่อเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า
  • เชื่อมต่อความต้องการทางธุรกิจเข้าสู่กระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน
  • เพิ่มการยอมรับต่อเทคโนโลยีใหม่ของผู้ใช้งาน
  • ปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัยพร้อมการปฏิบัติตามข้อกำหนด
  • สร้างเวิร์กโฟลว์แบบ Paperless
  • และอื่นๆ อีกมากมาย

อย่างไรก็ตามประโยชน์ของอุปกรณ์อัจฉริยะนั้นมาจากปัจจัยหลักสามประการ ได้แก่ ระบบอัตโนมัติ ความปลอดภัย และการทำงานร่วมกัน

อุปกรณ์อัจฉริยะคืออะไร

อุปกรณ์อัจฉริยะช่วยขับเคลื่อน Business Intelligence โดย Forrester Research ได้ให้คำนิยามของ Business Intelligence ว่า “ชุดของวิธีการ กระบวนการ สถาปัตยกรรม และเทคโนโลยีที่เปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นข้อมูลที่มีความหมายและมีประโยชน์ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีข้อมูลด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ทำให้ธุรกิจก้าวนำหน้าคู่แข่ง”

ในตอนแรก Business Intelligence นั้นโฟกัสที่การรายงานและการวิเคราะห์เป็นหลัก แต่เมื่อเทคโนโลยีนั้นพัฒนาขึ้น โอกาสใหม่ๆ ก็พัฒนาขึ้นเช่นกัน การเก็บข้อมูลได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหมายถึงธุรกิจที่คล่องตัวมากขึ้นเช่นกัน ทำให้พนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศสามารถสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า สร้างการสนับสนุน และการขาย

การเก็บข้อมูลและการทำงานจากที่ไหนก็ได้ของพนักงานแสดงถึงแนวโน้มสองประการที่สามารถช่วยให้ธุรกิจมีความได้เปรียบทางการแข่งขันที่สำคัญผ่านข้อมูลแบบเรียลไทม์ ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น และประสบการณ์โดยรวมของลูกค้าที่ดีขึ้น

อุปกรณ์อัจฉริยะจึงช่วยขับเคลื่อน Business Intelligence ด้วยคุณสมบัติที่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วและความคล่องตัว อุปกรณ์อัจฉริยะทำหน้าที่เป็นช่องทางดิจิทัลสำหรับการกระจายข้อมูลและเอกสาร การจัดเก็บ การป้องกัน และการเข้าถึง นอกจากนี้การพิมพ์เอกสารก็ทำได้ง่ายขึ้นผ่านการกำหนดค่าแบบกำหนดเองและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย นอกจากนี้อุปกรณ์เหล่านี้ยังส่งเสริมแนวทางปฏิบัติทางการเงินและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมด้วยการลดของเสีย  สามสิ่งที่ทำให้อุปกรณ์เหล่านี้มีคุณสมบัติเป็นอุปกรณ์อัจฉริยะ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

การทำงานแบบ Manual นั้นใช้เวลามาก ทำให้เกิดความผิดพลาด การเคลื่อนที่ของข้อมูลก็ช้าลง แต่ด้วยระบบอัตโนมัตินั้นทำให้อุปกรณ์อัจฉริยะแก้ไขปัญหาแต่ละข้อนี้ได้ กระบวนการอัตโนมัติช่วยลดงานที่ต้องทำแบบ Manual สู่การทำงานด้วยเวิร์กโฟลว์ที่รวดเร็ว เทคโนโลยีขั้นสูงจะช่วยเก็บข้อมูล ป้องกันการสูญหายของเอกสารและความซ้ำซ้อน ช่วยลดความเสี่ยงด้านข้อผิดพลาดของข้อมูลด้วยกระบวนการที่รวดเร็วขึ้นทำให้ข้อมูลนั้นพร้อมใช้งานเร็วขึ้นด้วยอุปกรณ์อัจฉริยะ

  • ขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ปุ่มลัดที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าสามารถส่งเอกสารไปยังที่ที่ต้องการด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว
  • แปลงข้อมูลบนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัล ซอฟต์แวร์ตรวจขับข้อมูลขั้นสูงสามารถเปลี่ยนข้อมูลบนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นข้อมูล PDF, Word หรือ Excel ที่สามารถแก้ไขและค้นหาได้ ช่วยให้คุณและทีมโฟกัสกับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพแทนที่จะต้องเสียเวลาไปกับการแปลงข้อมูล
  • ส่งต่อเอกสารไปยังแอปพลิเคชันภายนอก ส่งต่อเอกสารไปยังแอปพลิเคชันคลาวด์อย่าง Google Drive™, OneDrive®, Dropbox™, Box™ หรือระบบการจัดการเอกสารอย่าง DocuWare Cloud
  • ไฟล์อัจฉริยะ สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารตามประเภทไฟล์เพื่อการแจกจ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ทุกคนรับทราบและเพิ่มความปลอดภัยและการเข้าถึงให้กับเอกสารของคุณ
  • การสร้างโฟลเดอร์เอกสารอัตโนมัติ พัฒนาการทำงานโดยขจัดงานที่ต้องใช้เวลามาก เช่น การสร้างโฟลเดอร์ การตั้งชื่อเอกสาร และการแท็กข้อมูล Meta Data ด้วยขั้นตอนอัตโนมัติที่จุดสแกน
  • บูรณาการอย่างราบรื่น อุปกรณ์อัจฉริยะนั้นมีการบูรณาขั้นสูงเพื่อช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์การทำงานแบบกระดาษในปัจจุบันสู่การทำงานแบบดิจิทัลโดยง่าย ตัวอย่างเช่น เอกสารของแผนกทรัพยากรมนุษย์สามารถจัดเก็บแบบดิจิทัลอย่างปลอดภัยและค้นหาได้ ทำให้ง่ายต่อการติดตามเอกสารการสมัครงาน เอกสารการจ้างงาน การตรวจสอบประสิทธิภาพ และอื่นๆ หรือระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติด้วยเครื่องมือแบบบูรณาการที่ดึงข้อมูล ส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติ และส่งเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ไปยัง ERP ของคุณ
  • สร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง เชื่อมต่อเอกสารกระดาษและกระบวนการดิจิทัลในขณะที่สร้างเวิร์กโฟลว์ที่รวมศูนย์ และประมวลผลข้อมูลเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะทางธุรกิจของคุณ

เรียบง่ายแต่ปลอดภัยและเข้าถึงได้

ข้อมูลและเอกสารที่กระจุกตัวนั้นเป็นตัวขัดขวางการเกิดประสิทธิภาพ คุณต้องใช้เวลาสำหรับการค้นหา วิเคราะห์ และแชร์เอกสารระหว่างแต่ละบุคคลและทีม เอกสารกระดาษนั้นสร้างความท้าทายต่อการทำงานแบบเคลื่อนที่และการทำงานนอกออฟฟิศในการแชร์และแจกจ่าย ออฟฟิศแต่ละแห่งกลายเป็นคลังข้อมูลซึ่งจำกัดพนักงานจากพื้นที่อื่นๆ ไม่ให้เข้าถึง

อุปกรณ์อัจฉริยะช่วยเติมเต็มช่องว่างต่างๆ ซึ่งจะทำให้การแชร์เอกสาร การควบคุมการเข้าถึงนั้นง่ายดายขึ้น ช่วยให้พนักงานเกิดเวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัล ด้วยคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงแต่ง่ายต่อการจัดการนั้นทำให้อุปกรณ์อัจฉริยะของคุณมีความสามารถ เช่น

  • การพิมพ์จากโทรศัพท์มือถือ แพลตฟอร์ม Cloud-print และฟังก์ชันการพิมพ์จากมือถือทำให้พนักงานและบุคคลอื่นๆ สามารถใช้เครื่องพิมพ์ได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับเครือข่าย อุปกรณ์อัจฉริยะรองรับอุปกรณ์พกพาเกือบทุกชนิด ต่างจากโซลูชันการพิมพ์ผ่านมือถือบางรุ่นที่รองรับเฉพาะแพลตฟอร์มหรือแอปพลิเคชันเดียวเท่านั้น
  • การพิมพ์ที่ปลอดภัย ทั้งพนักงานและผู้อื่น เช่น แขกที่มาติดต่อสามารถสั่งพิมพ์งานได้เพียงแค่ยืนยันตัวตนหรือใส่รหัส ทำให้การแบ่งปันเป็นเรื่องง่ายในขณะที่รักษาข้อมูลของทุกคนให้ปลอดภัย
  • สิทธิในการเข้าถึงเอกสาร การตรวจสอบสิทธิแบบ Pass-through ทำให้ระบบการจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ของคุณปลอดภัยในขณะที่เข้าถึงได้ง่ายขึ้น

การทำงานร่วมกันและการแชร์ขั้นสูง

คุณค่าของระบบอัตโนมัติและความปลอดภัยนั้นมาจากความสามารถในการปรับปรุงการปกป้อง จัดการ และเชื่อมต่อผู้คนของคุณ การแชร์ข้อมูล เนื้อหา และแนวคิดจะขับเคลื่อนนวัตกรรม การบริการลูกค้า และการขาย แม้ว่าอุปกรณ์อัจฉริยะนั้นจะมีฟีเจอร์อัตโนมัติและการรักษาความปลอดภัยที่น่าอัศจรรย์ แต่ประโยชน์ที่แท้จริงนั้นมาจากวิธีที่มันรวมผู้คนและข้อมูลเข้าด้วยกัน

  • THE CONNECTED CLOUD ทีมของคุณจะพบว่าการทำงานร่วมกันนั้นง่ายดายขึ้นเมื่อคุณรวมเอกสารกระดาษและดิจิทัลเข้าด้วยกันบนแอปพลิเคชันคลาวด์อย่าง OneDrive®, Dropbox™, SharePoint™ หรือแม้แต่โฟลเดอร์บนเครือข่ายท้องถิ่น
  • DATA CAPTURE ข้อมูลที่สำคัญที่ถูกเก็บรวบรวมและบันทึกจากเอกสารของคุณผ่านระบบ Optical Character Recognition (ORC) ช่วยทำให้ทุกคนในทีมเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น ช่วยให้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ แนวคิดที่สร้างแรงบันดาลใจ และทำให้กระบวนการต่างๆ รวดเร็วยิ่งขึ้น
  • AUTOMATED ROUTING ด้วยการกำจัดขั้นตอนการทำงานบนกระดาษ พนักงานของคุณจะมีเวลาในการทำงานอื่นๆ มากขึ้น ช่วยเสริมสร้างประสบการณ์ของลูกค้าให้ดียิ่งขึ้น

คุณพร้อมหรือยังสำหรับอุปกรณ์ที่เป็นมากกว่าเครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันนั้นได้พัฒนาไปไกลกว่าเครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา ทุกวันนี้เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันเหล่านี้สร้างกระบวนการอัตโนมัติและความปลอดภัยที่ทำให้พนักงานสามารถแชร์และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถในการกำจัดการกระจุกตัวและทำให้ข้อมูลนั้นพร้อมใช้งานทำให้เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันเป็นเครื่องมืออัจฉริยะทางธุรกิจที่สำคัญ

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/3-ways-intelligent-device-takes-you-beyond-print