7 เคล็ดลับ ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ทำงานจากที่บ้าน

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การทำงานจากระยะไกล (Remote Work) กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่พบได้ทั่วไปมากขึ้น แม้จะมีข้อดีหลายด้าน แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทายไม่น้อย โดยเฉพาะการรักษาประสิทธิภาพในการทำงานเมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน 

การทำงานที่บ้านอาจต้องเจอกับความท้าทายหลายอย่าง โดยเฉพาะหากมีเด็กเล็กอยู่ด้วย รวมถึงสิ่งรบกวนรอบตัวที่อาจทำให้เสียสมาธิได้ง่าย (หรือแม้กระทั่งตระกร้าเสื้อผ้าที่วางไว้รอซักก็อาจทำให้เสียสมาธิได้)

ปัจจุบันมีคำแนะนำมากมายเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจากที่บ้าน แต่ในบทความนี้ เราจะลองมองเรื่อง Work from Home จากอีกมุมหนึ่ง แทนที่จะพูดถึงสิ่งที่พนักงานแต่ละคนสามารถทำได้ เราจะพาไปดู 7 วิธีที่องค์กรสามารถช่วยพนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทำงานร่วมกับทีมได้อย่างราบรื่น แม้จะทำงานจากที่บ้าน 

1. นัดพูดคุยกันเป็นประจำ โดยเฉพาะการประชุมแบบไม่เป็นทางการ 

ไอเดียดีๆ และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ มักเกิดขึ้นจากการได้พูดคุยกันแบบเห็นหน้า ในออฟฟิศเองก็มีการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการเกิดขึ้นอยู่เสมอ ซึ่งมักช่วยจุดประกายไอเดียใหม่ๆ และนำไปสู่การแก้ปัญหาได้ การพูดคุยเหล่านี้อาจไม่ได้ดูเหมือน “การประชุม” แต่เพียงแค่คุณเดินไปหาเพื่อนร่วมงานเพื่อปรึกษาเรื่องงานหรือปัญหาที่กำลังเจอ ก็ถือเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกันแล้ว แม้จะเป็นเพียงบทสนทนาสั้นๆ ระหว่างพักก็ตาม

สิ่งสำคัญคือการรักษาการพูดคุยในลักษณะนี้ไว้ แม้การทำงานจากระยะไกลจะทำให้ไม่สามารถพูดคุยกันได้เหมือนตอนอยู่ในออฟฟิศ แต่หากองค์กรสนับสนุนและทำให้พนักงานยังคงสามารถติดต่อหากันได้อย่างสะดวก ก็จะสามารถสร้างประโยชน์จากการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นแบบเดียวกันได้ 

ดังนั้น เมื่อคุณและทีมต้องทำงานจากระยะไกล ควรมีการนัดพูดคุยกันอย่างสม่ำเสมอ พร้อมเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมสามารถติดต่อและพูดคุยกันได้เมื่อต้องการ โดยอาจเริ่มจากการกำหนดแนวทางพื้นฐานในการสื่อสารร่วมกัน เช่น 

• กำหนดช่วงเวลาทำงานที่ชัดเจนร่วมกัน แม้จะทำงานจากที่บ้าน ก็ควรกำหนดช่วงเวลาที่เพื่อนร่วมงานสามารถติดต่อหรือพูดคุยกันได้  
• แชร์ปฏิทินการทำงานร่วมกัน เพื่อให้สมาชิกในทีมทราบตารางงานและช่วงเวลาที่แต่ละคนสะดวก  
• สร้างความเข้าใจเรื่องความพร้อมในการสื่อสาร หากไม่ได้อยู่ในช่วงที่ต้องใช้สมาธิจดจ่อกับงานเป็นพิเศษ (Head-down work) ก็ควรพร้อมสำหรับการพูดคุยหรือประสานงานกับทีมเมื่อจำเป็น 

การส่งข้อความหรือโทรผ่านสมาร์ตโฟนก็สามารถใช้สื่อสารกันได้ แต่การไม่ได้เห็นหน้าหรือปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานโดยตรง อาจทำให้บรรยากาศของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและการต่อยอดไอเดียร่วมกันลดลง 

ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ยืดหยุ่นและสามารถรองรับการใช้งานที่หลากหลาย ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถติดต่อและประชุมร่วมกันได้เมื่อต้องการ แม้จะเป็นการพูดคุยแบบไม่ได้วางแผนล่วงหน้าก็ตาม แต่ไม่ว่าจะเลือกใช้เทคโนโลยีหรือแพลตฟอร์มใด ควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ก่อนตัดสินใจ 

• แอปพลิเคชันประชุมผ่านวิดีโอจากผู้ให้บริการภายนอกเหมาะกับการใช้งานหรือไม่ หรือควรเลือกแอปพลิเคชันที่สามารถเชื่อมต่อกับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่องค์กรใช้งานอยู่มากกว่า? 
• แพลตฟอร์มที่องค์กรใช้อยู่ในปัจจุบัน มีระบบหรือฟังก์ชันที่สามารถรองรับการทำงานลักษณะนี้ได้หรือไม่? 
• องค์กรจะมีแนวทางสนับสนุนให้ทีมสามารถใช้งานระบบอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?  

การเลือกใช้เทคโนโลยีอย่าง Microsoft Team สำหรับองค์กร ช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะของเพื่อนร่วมงานได้ว่าใครกำลังติดงาน ใครพร้อมพูดคุย หรือใครไม่สะดวกให้รบกวน จะช่วยให้การทำงานจากระยะไกลมีประสิทธิภาพและเอื้อต่อการทำงานร่วมกันมากยิ่งขึ้น 

คำถามข้างต้นเป็นจุดเริ่มต้นที่ช่วยให้องค์กรพิจารณาเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของตนเองได้ หากต้องการสำรวจทางเลือกเพิ่มเติม ติดต่อเรา ริโก้พร้อมช่วยสนับสนุนให้องค์กรเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมกับการทำงานของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

2. ทำให้การวิดีโอคอลกับลูกค้าเป็นเรื่องง่าย 

เช่นเดียวกับการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน การได้เห็นหน้าและพูดคุยกับลูกค้าผ่านวิดีโอก็มีความสำคัญเช่นกัน องค์กรจึงควรให้ความสำคัญกับการมีช่องทางที่ช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสารกับลูกค้าแบบเห็นหน้าได้ แม้อาจจะไม่ได้ใช้งานตลอดเวลา แต่ควรมีช่องทางรองรับเมื่อต้องการใช้งาน 

หากคุณและลูกค้าใช้เครื่องมือทางธุรกิจเดียวกัน ก็สามารถใช้เครื่องมือเหล่านั้นในการพูดคุยผ่านวิดีโอได้ หรืออาจใช้แอปพลิเคชันทั่วไปสำหรับการวิดีโอคอลในกรณีที่ต้องการพูดคุยแบบเร่งด่วน อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การใช้งานและคุณภาพการสื่อสารเป็นมาตรฐานเดียวกัน องค์กรควรมี เครื่องมือหลักสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอที่พนักงานสามารถใช้งานร่วมกันได้ทั่วทั้งองค์กร 

ปัจจุบันมีเครื่องมือสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอให้เลือกใช้งานมากมาย เช่น Zoom และ Slack รวมถึงแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่สามารถค้นหาเพิ่มเติมได้ทางออนไลน์ หรือปรึกษาทีม IT, ผู้ให้บริการด้าน IT ภายนอก รวมถึง ผู้ให้บริการเทคโนโลยีและการสื่อสารอย่าง RICOH เพื่อเลือกโซลูชันที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานขององค์กร 

3. สนับสนุนทีมด้วยการเข้าใจสถานการณ์ของแต่ละคน 

ความเครียดส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะทำให้สมาธิลดลง เกิดความวิตกกังวล และอาจส่งผลต่อสภาพร่างกายได้  

สำหรับบางคน การทำงานจากที่บ้านอาจสร้างความเครียดได้ โดยเฉพาะคนที่ไม่ได้เตรียมใจสำหรับการทำงานในรูปแบบนี้มาก่อน บางครั้งสมาชิกในทีมอาจจำเป็นต้องทำงานจากที่บ้านเพื่อดูแลสถานการณ์ภายในครอบครัว หรืออาจมีเด็กเล็กอยู่ด้วย ซึ่งแน่นอนว่าเด็กๆ อาจไม่รู้ว่าไม่ควรเล่นเป็นโจรสลัดบุกใน “ออฟฟิศของคุณแม่” ระหว่างที่กำลังประชุมเรื่องงานอยู่ —เรื่องแบบนี้อาจเกิดขึ้นได้เสมอเมื่อทำงานที่บ้าน  

ในหลายสถานการณ์ วิธีรับมือที่ดีที่สุดอาจเป็นเพียงการยิ้มและมองเหตุการณ์เหล่านี้ด้วยความเข้าใจ หากพนักงานต้องทำงานจากที่บ้านเนื่องจากมีเหตุฉุกเฉิน ก็ควรรับฟังหากพวกเขาต้องการปรึกษาหรือพูดคุย 

ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งสำคัญคือ ความไว้วางใจ หากสมาชิกในทีมจำเป็นต้องเปลี่ยนมาทำงานจากที่บ้านอย่างกะทันหัน องค์กรและหัวหน้าทีมสามารถช่วยลดความกังวลได้ด้วยการให้ความเข้าใจและเชื่อมั่นว่า พวกเขากำลังพยายามทำหน้าที่ของตัวเองให้ดีที่สุดภายใต้สถานการณ์ที่เผชิญอยู่ 

การใช้เวลาทำความเข้าใจสถานการณ์ของพนักงานแต่ละคน จะช่วยให้พวกเขารู้สึกสบายใจกับการทำงานจากระยะไกลมากขึ้น และลดความเครียดจากเหตุการณ์ไม่คาดคิดระหว่างวัน แม้ในจังหวะที่ “กัปตันโจรสลัดตัวน้อย” จะเปิดประตูพรวดเข้ามาพร้อมเสียง “อ๊ากกก!” ก็ตาม 

4. ลดการพึ่งพากระบวนการทำงานที่ใช้เอกสารกระดาษ 

กระบวนการทำงานที่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษไม่เหมาะกับการทำงานจากระยะไกล เพราะพนักงานไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน แต่ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้องค์กรสามารถลดการพึ่งพากระดาษและเปลี่ยนหลายขั้นตอนให้เป็นดิจิทัลได้ 

แม้บางกระบวนการอาจยังไม่สามารถเปลี่ยนเป็นดิจิทัลได้ทั้งหมด และยังจำเป็นต้องเริ่มต้นจากเอกสารกระดาษ แต่ขั้นตอนหลังจากนั้นสามารถดำเนินการในรูปแบบดิจิทัลได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติ การลงนาม หรือการตรวจสอบโดยสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม ซึ่งหมายความว่ามีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ต้องรับเอกสารกระดาษ ก่อนนำเข้าสู่ระบบเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถรับและดำเนินการกับเอกสารต่อในรูปแบบดิจิทัลได้ 

การสร้าง กระบวนการบริหารจัดการเอกสารแบบดิจิทัล ช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม 

5. จัดการให้เอกสารและจดหมายส่งถึงผู้รับได้อย่างเหมาะสม 

การทำงานจากระยะไกลสร้างความท้าทายให้กับการรับและส่งจดหมายหรือเอกสารทางธุรกิจ โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานทำงานกระจายตัวอยู่ในหลายพื้นที่ แม้ปัจจุบันอีเมลและเอกสารดิจิทัลจะถูกใช้งานอย่างแพร่หลาย แต่เอกสารและจดหมายในรูปแบบกระดาษก็ยังคงมีอยู่ ดังนั้น ไม่ว่าพนักงานจะทำงานจากที่ใด สิ่งสำคัญคือการทำให้เอกสารเหล่านั้นสามารถส่งถึงผู้รับที่เกี่ยวข้องได้อย่างถูกต้อง 

หนึ่งในวิธีที่สามารถทำได้คือ รับเอกสารและจดหมายไว้ที่ศูนย์กลางขององค์กร จากนั้นสแกนและส่งต่อในรูปแบบดิจิทัลไปยังผู้รับที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม วิธีนี้จำเป็นต้องลงทุนทั้งด้านเวลาและเทคโนโลยีในการติดตั้งและเตรียมระบบ รวมถึงต้องคำนึงถึงการฝึกอบรม การช่วยเหลือด้านเทคโนโลยี และค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาในระยะยาว 

อีกหนึ่งทางเลือกที่หลายองค์กรเลือกใช้คือ การจ้างผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาบริหารจัดการศูนย์รับ-ส่งเอกสารและจดหมาย (Mail Center) โดยผู้ให้บริการจะช่วยรับและสแกนเอกสาร ก่อนส่งต่อในรูปแบบดิจิทัลไปยังพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล ช่วยให้องค์กรไม่ต้องลงทุนและดูแลเทคโนโลยีทั้งหมดด้วยตนเอง นอกจากนี้ การใช้บริการจากภายนอกยังสามารถเริ่มต้นใช้งานได้รวดเร็วกว่า เนื่องจากผู้ให้บริการมีทั้งเทคโนโลยี ระบบ และบุคลากรที่พร้อมรองรับการดำเนินงานอยู่แล้ว 

6. ใช้ประโยชน์จาก Cloud ให้เต็มศักยภาพ 

หลายคนอาจรู้สึกว่าเราได้ยินเรื่อง Cloud กันมาหลายปีแล้ว แต่ Cloud ในวันนี้พัฒนาไปไกลกว่าในอดีต และสามารถรองรับการทำงานขององค์กรได้หลากหลายมากขึ้น 

ปัจจุบัน Cloud ไม่ได้มีไว้เพียงสำหรับจัดเก็บเอกสารและข้อมูลเท่านั้น ระบบต่างๆ ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ระบบบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) ระบบบริหารจัดการเอกสาร เทคโนโลยีด้านการตลาด เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล และระบบอื่นๆ ก็สามารถทำงานบน Cloud ได้เช่นกัน 

องค์กรยังสามารถย้ายระบบเครือข่ายของบริษัทขึ้นสู่ Cloud ได้ ซึ่งสำหรับองค์กรที่มีพนักงานทำงานกระจายอยู่ในหลายพื้นที่ แนวทางนี้จะช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงระบบและได้รับการสนับสนุนที่จำเป็นได้ ไม่ว่าจะทำงานจากที่ใดก็ตาม 

นอกจากนี้ Cloud ยังช่วยให้การวางแผน ความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity) และ การกู้คืนระบบจากเหตุขัดข้องหรือภัยพิบัติ (Disaster Recovery) ทำได้ง่ายขึ้น เมื่อข้อมูล ไฟล์ และเอกสารถูกจัดเก็บไว้ใน Data Center ก็สามารถเรียกคืนและกู้คืนข้อมูลได้เมื่อเกิดเหตุจำเป็น 

เมื่อระบบและข้อมูลต่างๆ อยู่บน Cloud สิ่งที่คุณและทีมต้องมีก็คือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือที่จำเป็นต่อการทำงานได้จากทุกที่ ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะอยู่ที่ออฟฟิศหรือทำงานจากที่บ้าน 

7. เปิดโอกาสให้ทีมแชร์ความคิดเห็นว่าอะไรจะช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 

เมื่อทำงานในออฟฟิศ คุณสามารถสังเกตเห็นรูปแบบการทำงานของพนักงาน รวมถึงรับรู้ปัญหาหรือความท้าทายที่พวกเขากำลังเผชิญได้ง่าย โดยเฉพาะเมื่อมีบางสิ่งที่ทำให้การทำงานติดขัดหรือเกิดความไม่สะดวก แต่เมื่อพนักงานทำงานจากระยะไกล การรับรู้ปัญหาเหล่านี้อาจไม่ได้เกิดขึ้นง่ายๆ เหมือนตอนอยู่ในออฟฟิศ 

ดังนั้น องค์กรควรเป็นฝ่ายสร้างโอกาสในการพูดคุย โดยอาจกำหนดเวลาอย่างน้อยเดือนละครั้งเพื่อพูดคุยกับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล เพื่อ... 

• พูดคุยถึงความท้าทายที่พวกเขาเจอในการทำงาน  
• ทำความเข้าใจว่ามีปัญหาใดที่ส่งผลต่อการทำงานจากที่บ้านหรือการทำงานนอกสถานที่  
• สอบถามความคิดเห็นว่ามีเครื่องมือหรือสิ่งใดที่จะช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

นอกจากการพูดคุยตามเวลาที่กำหนดแล้ว สิ่งสำคัญคือการทำให้พนักงานรู้สึกว่าสามารถเข้ามาพูดคุยหรือขอความช่วยเหลือได้ทุกเมื่อ หากต้องการคำปรึกษาหรือมีปัญหาเร่งด่วนที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน 

ปัจจุบันมีเทคโนโลยีให้เลือกใช้งานมากมาย และด้วยความแพร่หลายของสมาร์ตโฟนและอุปกรณ์อัจฉริยะภายในบ้าน คนส่วนใหญ่จึงคุ้นเคยกับเทคโนโลยีใหม่ๆ อยู่แล้ว แม้พนักงานอาจคุ้นเคยกับเทคโนโลยีสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลมากกว่า แต่ความคิดเห็นและประสบการณ์ของพวกเขาอาจช่วยให้องค์กรมองเห็นแนวทางหรือโซลูชันทางธุรกิจใหม่ๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ และวิธีที่จะค้นพบสิ่งเหล่านั้นก็เริ่มต้นง่ายๆ เพียงแค่ ลองถามพวกเขา 

ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน 

ด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลในปัจจุบัน ทุกคนสามารถทำงานและมีส่วนร่วมกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใด ประกอบกับการเติบโตอย่างรวดเร็วของแอปพลิเคชันบน Cloud และเทคโนโลยีสำหรับธุรกิจในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ทำให้องค์กรมีทางเลือกมากมายในการค้นหาโซลูชันที่สามารถตอบโจทย์ความท้าทายในการทำงานได้ 

สิ่งสำคัญคือการเลือกโซลูชันที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร 

องค์กรของคุณกำลังมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมที่ทำงานจากระยะไกลอยู่หรือเปล่า?
พูดคุยกับเราเพื่อค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมกับคุณ  

ที่มา:  RICOH USA