เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบไฮบริดด้วยโซลูชันสำหรับห้องประชุม (Meeting Space Solutions)

เทคโนโลยีสำหรับห้องประชุมช่วยยกระดับการทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริง และส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ทำงานในรูปแบบ Hybrid สำหรับธุรกิจค้าปลีกและองค์กรในภาคการผลิต 

ในยุคสมัยที่การทำงานแบบไฮบริดได้ทำให้รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป จากการทำงานในห้องประชุมแบบเดิมๆ ให้กลายเป็นการประชุมที่มีความยืดหยุ่นและทำให้พนักงานได้ทำงานร่วมกันและติดต่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ออฟฟิศหรือไม่ก็ตาม 

จากข้อมูลการสำรวจของ LinkedIn พบว่า 77% ของพนักงานคิดว่าการทำงานที่ยืดหยุ่นสำคัญกว่าตำแหน่งงานใหม่ที่ให้เงินเดือนสูงขึ้น 

ขณะที่ธุรกิจค้าปลีกและองค์กรภาคการผลิตได้นำเสนอแนวทางการทำงาน “จากที่ไหนก็ได้” ซึ่งการทำงานในรูปแบบใหม่นี้ควรจะส่งเสริมพนักงานให้ได้ใกล้ชิด และได้ทำงานร่วมกันง่ายขึ้น แต่คำถามที่สำคัญคือ “จะทำได้อย่างไร?” แนวทางหนึ่งคือการอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานด้วยนวัตกรรมการจัดการพื้นที่การทำงานที่ทันสมัย เพื่อให้พนักงานรู้สึกสะดวกสบายและทำให้การติดต่อกับเพื่อนร่วมทีม คู่ค้า และซัพพลายเออร์จากที่ต่างๆ ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น 

U.S. Career Institute (USCI) สถาบันการศึกษาทางไกลด้านวิชาชีพในสหรัฐอเมริกา เผยข้อมูลว่าผู้จ้างงานอนุญาตให้พนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ 2 วันต่อสัปดาห์ พนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดและพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล (Remote Employee) จำเป็นต้องพึ่งพาเทคโนโลยีอย่างมากเพื่อใช้ในการติดต่อและทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ ไม่ว่าจะการโทรแบบวิดีโอ เทคโนโลยีเครื่องมือการจัดการ รวมไปถึงแอปพลิเคชันส่งข้อความแบบเรียลไทม์ 

เทคโนโลยีด้านการทำงานร่วมกันจำเป็นต้องพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อทดแทนห้องประชุมและอุปกรณ์การประชุมแบบเดิมที่ไม่สามารถรองรับรูปแบบการทำงานในปัจจุบันได้ ในปัจจุบันพนักงานต้องการโซลูชันใหม่ๆ ที่มีฟังก์ชันครบครัน ผสมผสาน และปลอดภัย ที่ถูกพัฒนามาเพื่อช่วยให้การทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริง (Virtual Collaboration) นั้นไหลลื่นไม่มีสะดุด ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน หรือเมื่อไหร่ก็ตาม ทำให้โซลูชันสำหรับห้องประชุมเป็นที่ต้องการมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง 

โซลูชันสำหรับห้องประชุมคืออะไร? 

โซลูชันสำหรับห้องประชุม คือเทคโนโลยีครบวงจรที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานแห่งอนาคต ซึ่งสามารถทำงานได้อย่างทรงพลัง และผสมผสานเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้าไว้ด้วยกัน ไม่ว่าจะเทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอ กระดานอัจฉริยะ (Interactive Flat Panel Displays) และเทคโนโลยีที่ทันสมัยอื่นๆ ที่จะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น พร้อมสร้างประสบการณ์การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ทั้งการประชุมแบบพบหน้ากันหรือการประชุมแบบออนไลน์ 

โซลูชันเหล่านี้มีความยืดหยุ่น และสามารถปรับให้เข้ากับสไตล์การใช้งาน หรือตามความต้องการของพนักงาน และลูกค้าได้ ห้องประชุมที่สามารถรองรับการทำงานที่หลากหลายเป็นตัวเลือกที่ธุรกิจค้าปลีกและองค์กรภาคการผลิตกำลังตามหา เพื่อนำมาพัฒนาพื้นที่การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขณะเดียวกันก็เป็นการลดต้นทุนด้านพื้นที่และการใช้ทรัพยากรขององค์กร 

แล้วธุรกิจค้าปลีกและองค์กรในภาคการผลิตจะได้รับประโยชน์จากโซลูชันห้องประชุมนี้ไปพร้อมๆ กับสร้างประสบการณ์ใหม่ๆ ให้กับพนักงานในองค์กรได้อย่างไร?  

1. ยกระดับการประชุมเสมือนจริง 

ไม่ว่าทีมการตลาดจะนำเสนอแผนโปรโมชันตามฤดูกาล หรือทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์จะระดมความคิดเรื่องโดรนรุ่นใหม่ ทุกทีมต่างต้องพึ่งพาเครื่องมือที่ช่วยให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพ 

การประชุมทางไกลผ่านวิดีโออาจมีประสิทธิภาพสำหรับการนำเสนองาน แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่ทีมของคุณต้องการทำงานที่ลงรายละเอียดมากขึ้น เช่น เมื่อต้องทำงานบนเอกสาร หรือต้องปรับปรุงงานนำเสนอในเวลาเดียวกัน ในกรณีแบบนี้อาจต้องพึ่งพาเครื่องมือเพิ่มเติม เช่น กระดานอัจฉริยะ (Collaborative Digital Whiteboard) หรือหน้าจอแบบอินเตอร์แอคทีฟที่สามารถโต้ตอบได้ (Interactive Flat Panel Display: IFPD) 

โดยเทคโนโลยี IFPD นี้เป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้การทำงานแบบไฮบริดนั้นมีประสิทธิภาพ แต่ในขณะเดียวกันก็ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายมากขึ้น และสามารถพาให้ทีม คู่ค้า ซัพพลายเออร์ และลูกค้า มาพูดคุยกันเสมือนได้มาประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สามารถใช้ห้องประชุมได้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบแผนการตลาด การระดมความคิดด้านกลยุทธ์ การส่งต่อข้อมูลพนักงานหรือข้อมูลลูกค้าอย่างปลอดภัย รวมไปถึงการนำเสนองานที่น่าสนใจและดึงดูดผู้ฟัง  

2. เพิ่มความปลอดภัยให้ทุกการประชุม 

โปรแกรมประชุมผ่านวิดีโอที่ถูกพัฒนาขึ้นสำหรับผู้ใช้งานทั่วไปจำนวนมากแม้จะเป็นโปรแกรมที่สะดวกหรือสามารถเข้าใช้งานได้ทันทีและไม่ยุ่งยาก แต่สิ่งที่ยังขาดไปคือ ความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับผู้ใช้งานในระดับองค์กร ไม่ว่าคุณจะอยู่ในองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ การประชุมผ่านวิดีโอมักจะมีการพูดถึงข้อมูลหรือไฟล์ที่เป็นความลับขององค์กร ดังนั้น การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเหล่านี้จึงเป็นเรื่องสำคัญเพื่อลดความเสี่ยงจากข้อมูลรั่วไหล สูญหาย และการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต  

โซลูชันสำหรับห้องประชุมของเรามีการใช้เทคโนโลยีด้านภาพและเสียงที่ออกแบบมาเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลอันมีค่าขององค์กร โดยมีการเข้ารหัสที่รัดกุม และมีการปฏิเสธการเข้าถึงข้อมูลจากบัญชีที่ไม่ได้รับอนุญาตเพื่อให้ทุกการประชุมเป็นไปอย่างปลอดภัยยิ่งขึ้น 

3. สร้างสรรค์ห้องประชุมให้ตอบโจทย์ 

ในปัจจุบันพนักงานต่างให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่นในการทำงานแบบไฮบริด นั่นจึงเป็นสาเหตุว่า องค์กรควรจัดการหรือวางแผนจัดสรรพื้นที่การประชุมให้ตอบโจทย์กับสไตล์การทำงานของพนักงาน 

เมื่อศึกษาพฤติกรรมของพนักงานและพบว่าพนักงานมีแนวโน้มที่ต้องการความคล่องตัวและความยืดหยุ่นในการทำงาน จึงทำให้ธุรกิจค้าปลีกและองค์กรภาคการผลิตเล็งเห็นถึงประโยชน์ของการทำงานระบบไฮบริดมากขึ้น ทำให้ธุรกิจเหล่านี้ลดความจำเป็นของการมีสำนักงานจริงหรือปรับเปลี่ยนพื้นที่เดิมเพื่อให้รองรับการประชุมในหลากหลายรูปแบบมากยิ่งขึ้น 

ทั้งนี้ โซลูชันสำหรับห้องประชุมยังมีฟังก์ชันเครื่องมือวิเคราะห์ ที่จะแสดงข้อมูลเชิงลึกของการใช้งานห้องประชุม เพื่อให้สามารถปรับแผนการใช้พื้นที่ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพตามลักษณะการใช้งาน ข้อมูลการใช้ห้องประชุมแบบเรียลไทม์นี้ยังสามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อใช้วางแผนการใช้งานห้องประชุมในอนาคตให้คุ้มค่ามากขึ้นได้อีกด้วย 

ก้าวสู่อนาคตใหม่ของธุรกิจค้าปลีกและองค์กรในภาคการผลิตของคุณ 

ปัจจุบัน ความต้องการโซลูชันสำหรับห้องประชุมกำลังเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เช่นเดียวกับระบบการทำงานแบบไฮบริดที่มีบทบาทมากขึ้นในสังคม ธุรกิจค้าปลีกต่างๆ รวมไปถึงองค์กรภาคการผลิตจำเป็นต้องกำหนดแนวทางการปรับตัวในการนำเทคโนโลยีมาใช้ และพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานที่ทันสมัยเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันรวมถึงการสื่อสารที่ส่งเสริมประสบการณ์ของทั้งลูกค้าและพนักงานไปพร้อมกัน 

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ ริโก้ก็พร้อมให้บริการออกแบบโซลูชันสำหรับห้องประชุมที่เหมาะกับคุณ