การจัดเก็บเอกสารกระดาษในตู้แบบเดิมๆ มีความเสี่ยงต่อธุรกิจอย่างไร?

หนังสือพิมพ์ The New York Times เกือบต้องเผชิญกับบทเรียนราคาแพงจากความเสี่ยงของการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสารกระดาษเพียงอย่างเดียว เมื่อเกิดเหตุการณ์ท่อน้ำแตกในชั้นใต้ดินซึ่งเป็นพื้นที่คลังจัดเก็บภาพถ่าย

โชคดีที่ผู้ช่วยฝ่ายข่าวบังเอิญสังเกตเห็นน้ำรั่ว และแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ภาพถ่ายในคลังทั้งหมดที่เก็บสะสมมานานหลายสิบปีและยังไม่เคยถูกแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล อาจสูญหายไปอย่างถาวรจากเหตุการณ์ในครั้งนี้ก็ได้

เหตุการณ์ที่เกือบกลายเป็นความเสียหายครั้งใหญ่นี้ เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนถึง ความสำคัญของการสำรองข้อมูล (Backup) และการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล (Digitization) และความเสี่ยงลักษณะนี้ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะกับองค์กรที่มีคลังภาพถ่ายที่สำคัญเท่านั้น ปัจจุบัน หลายธุรกิจยังคงมีเอกสารสำคัญที่จัดเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษเพียงอย่างเดียว แม้องค์กรของคุณจะเปลี่ยนกระบวนการจัดการเอกสารสำคัญมาเป็นระบบดิจิทัลทั้งหมดแล้ว แต่เอกสารที่มีอยู่ก่อนเริ่มใช้ระบบก็อาจยังคงถูกเก็บไว้ในตู้เอกสารหรือพื้นที่จัดเก็บภายในองค์กร โดยยังไม่ได้ถูกนำเข้าสู่ระบบดิจิทัล

เหตุผลสำคัญที่องค์กรควรเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล คือการจัดเก็บข้อมูลไว้ในรูปแบบกระดาษเพียงอย่างเดียวอาจเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อมูล เพิ่มต้นทุนในการจัดการเอกสาร และทำให้กระบวนการทำงานของธุรกิจใช้เวลามากขึ้น

ทำไมการจัดเก็บเอกสารกระดาษจึงมีความเสี่ยง?

เอกสารกระดาษมีโอกาสเสียหายหรือสูญหายในเหตุการณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นไฟไหม้ การโจรกรรม การจัดเก็บเอกสารผิดที่ หรือน้ำท่วมอย่างที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ ทั้งภัยธรรมชาติและเหตุการณ์ที่เกิดจากมนุษย์ล้วนสามารถทำให้เอกสารสำคัญเสียหายจนไม่สามารถกู้คืนได้

แน่นอนว่าเหตุการณ์เหล่านี้ในทางทฤษฎีก็อาจเกิดขึ้นกับ Data Center ที่ใช้จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลได้เช่นกัน แต่สิ่งที่แตกต่างคือ เอกสารกระดาษขององค์กรอาจไม่มีข้อมูลสำรองที่จัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยในสถานที่อื่น ซึ่งต่างจากระบบดิจิทัลที่สามารถวางแผนสำรองข้อมูลไว้ในอีกพื้นที่หนึ่งได้

แล้วทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ? แม้ธุรกิจของคุณอาจไม่ได้เผชิญกับเหตุการณ์อย่างไฟไหม้หรือน้ำท่วมเป็นประจำ และเอกสารที่จัดเก็บไว้ส่วนใหญ่อาจเป็นเอกสารเก่า จนดูเหมือนว่าหากเอกสารเหล่านี้สูญหายก็ไม่น่าจะสร้างผลกระทบร้ายแรงต่อธุรกิจ แต่สิ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือ แม้จะเป็นเอกสารเก่า เอกสารบางประเภทก็ยังมีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานที่เกี่ยวข้องขององค์กร

แม้องค์กรของคุณจะไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดหรือกฎระเบียบเข้มงวด แต่ก็ยังมีอีกหลายสถานการณ์ที่การสูญหายของเอกสารสำคัญอาจสร้างความเสี่ยงให้กับธุรกิจ เช่น องค์กรอาจจำเป็นต้องใช้เอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี หรือใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินคดีหรือรับมือกับข้อพิพาทที่เกิดกับพนักงานหรือลูกค้า

เนื่องจากองค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาข้อมูลและเอกสารที่จำเป็น จึงไม่ควรอ้างว่าเอกสารสูญหายโดยเฉพาะเมื่อถูกตรวจสอบตามข้อกำหนดต่างๆ เช่นกรณีที่ต้องเตรียมเอกสารให้พร้อมเมื่อกรมสรรพากรเข้ามาตรวจสอบ

การแปลงเอกสารทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล ช่วยองค์กรอย่างไร?

ปัจจุบัน เทคโนโลยีช่วยให้การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล ทำได้สะดวกและมีขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อนมากนัก นอกจากนี้ หากองค์กรไม่มีเวลาหรือบุคลากรภายในเพียงพอสำหรับดำเนินการด้วยตนเอง ก็สามารถเลือกใช้บริการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลจากผู้ให้บริการภายนอกได้เช่นกัน

RICOH Scanning Service จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับองค์กรที่ต้องการแปลงเอกสารกระดาษจำนวนมากให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยช่วยลดภาระในการสแกนเอกสารด้วยตนเอง และทำให้เอกสารพร้อมสำหรับการจัดเก็บและนำไปใช้งานต่อในรูปแบบดิจิทัล

การเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ไม่เพียงช่วยลดความเสี่ยงจากการจัดเก็บเอกสารกระดาษที่กล่าวถึงข้างต้น แต่ยังช่วยให้กระบวนการทำงานรวดเร็วขึ้น และทำให้การค้นหาและเข้าถึงข้อมูลสำคัญสะดวกยิ่งขึ้น

เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลหรืออยู่ต่างสำนักงานก็สามารถเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ หากองค์กรมีการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจ การนำข้อมูลและเอกสารย้อนหลังมาทำให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล จะช่วยให้องค์กรสามารถนำข้อมูลในอดีตมาวิเคราะห์และมองเห็นแนวโน้มในช่วงเวลาที่ยาวขึ้นได้

พร้อมเปลี่ยนเอกสารเก่าเป็นดิจิทัล และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสู่อนาคตแล้วหรือยัง?

ลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษ และเริ่มจัดการข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลอย่างเป็นระบบ ดูรายละเอียดเพิ่มเติม

แน่นอนว่าวิธีที่ช่วยลดความกังวลในการจัดเก็บเอกสารกระดาษได้ง่ายที่สุด คือการนำระบบที่สามารถแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลตั้งแต่ได้รับเอกสารเข้ามา หรือเริ่มต้นกระบวนการทำงานด้วย Digital Workflow ตั้งแต่แรก

การเปลี่ยนกระบวนการที่ยังพึ่งพาเอกสารกระดาษจำนวนมาก เช่น ขั้นตอนการรับพนักงานใหม่มาใช้แบบฟอร์มดิจิทัล สามารถช่วยรักษาความครบถ้วนและความถูกต้องของข้อมูล พร้อมลดเวลาการทำงานของทั้งผู้ใช้งานและฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)

นอกจากนี้ เครื่องสแกนเอกสารรุ่นใหม่จำนวนมากยังสามารถเชื่อมต่อกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน Cloud หรือระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management System) ที่องค์กรเลือกใช้ได้อย่างราบรื่น ช่วยให้เอกสารที่สแกนสามารถเข้าสู่กระบวนการจัดเก็บและบริหารจัดการในรูปแบบดิจิทัลได้สะดวกยิ่งขึ้น

การเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ไม่เพียงช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรในหลายด้านไม่ว่าจะเป็น การลดต้นทุนด้านกระดาษและการพิมพ์ ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และเพิ่มพื้นที่สำนักงานให้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ด้านอื่นได้

ทั้งหมดนี้ทำให้การเปลี่ยนเอกสารสู่รูปแบบดิจิทัลเป็นอีกหนึ่งแนวทางที่ช่วยให้องค์กรบริหารต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ที่มา:  RICOH USA