แนวทางจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจค้าปลีก เมื่อสินค้าคงคลังสูญหายจากการถูกโจรกรรม

ผลสำรวจจาก Retail Security Survey ประจำปีของ National Retail Federation ที่ศึกษาด้านการป้องกันความเสียหายในธุรกิจค้าปลีก พบว่า Retail Shrink หรือความสูญเสียของสินค้าคงคลังในธุรกิจค้าปลีก ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อจำนวนสินค้าคงคลังจริงไม่ตรงกับข้อมูลที่บันทึกไว้ในระบบ สร้างความเสียหายคิดเป็นมูลค่าเกือบแสนล้านดอลลาร์สหรัฐ

การโจรกรรมสินค้า สินค้าสูญหาย และความคลาดเคลื่อนของจำนวนสินค้าคงคลัง ล้วนเป็นความท้าทายที่ผู้ประกอบการค้าปลีกต้องเผชิญ และน่าเสียดายที่ปัญหาเหล่านี้ ยังไม่มีแนวโน้มว่าจะหายไปในเร็วๆ นี้

การป้องกันความสูญเสียในธุรกิจค้าปลีก (Retail Loss Prevention) และการจัดการกรณีสินค้าในร้านถูกขโมยหรือสูญหาย มักต้องใช้เอกสารจำนวนมากและต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการดำเนินงาน ไม่ว่าองค์กรจะจัดการขั้นตอนเหล่านี้ด้วยทีมงานภายใน หรือใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอกที่ช่วยดูแลธุรกิจค้าปลีก การบันทึกข้อมูลและจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการโจรกรรมและสินค้าสูญหายอาจใช้เวลานาน และยังอาจเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการจัดการเอกสารได้

แต่ปัจจุบันมีเทคโนโลยีและระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจค้าปลีก โดยช่วยให้การบันทึก จัดเก็บ ค้นหา และติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันความสูญเสียและการโจรกรรมสินค้าเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและจัดเข้าสู่ระบบอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาในการจัดการเอกสารในกรณีที่ถูกขโมยสินค้าได้อย่างไร?

ปัจจุบัน ปัญหาการโจรกรรมสินค้าในธุรกิจค้าปลีกเพิ่มสูงขึ้น แต่ในทางกลับกัน หลายธุรกิจกลับต้องรับมือกับภาระงานที่มากขึ้นเนื่องจากจำนวนบุคลากรที่จำกัด จึงยิ่งทำให้การป้องกันความสูญเสียในธุรกิจค้าปลีก และการจัดการปัญหาเหล่านี้ท้าทายมากขึ้นไปอีก

เมื่อมีคนเข้ามาในร้านและพยายามขโมยสินค้าออกไป พนักงานจะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการบันทึกข้อมูลและจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์โจรกรรมสินค้า  ไม่ว่าผู้ก่อเหตุจะหลบหนีไปหรือถูกจับได้ก็ตาม ส่งผลให้พนักงานต้องใช้เวลาไปกับกระบวนการจัดการเอกสาร แทนที่จะสามารถมุ่งเน้นไปที่งานภายในร้านและการให้บริการลูกค้าได้อย่างเต็มที่

ผู้จัดการร้านจำเป็นต้องบันทึกรายละเอียดสินค้าที่ถูกขโมยทั้งหมด เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตำรวจสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการดำเนินคดีกับผู้กระทำผิด หรือดำเนินการเพื่อให้มีการชดใช้ความเสียหาย หากเป็นกรณีการโจรกรรมภายในองค์กร หรือการขโมยโดยพนักงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ก็ต้องเข้ามามีส่วนร่วมด้วย ซึ่งหมายถึงขั้นตอนดำเนินการและงานเอกสารจะเพิ่มมากขึ้น

การนำระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management System: DMS) เข้ามาใช้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการปัญหาสินค้าคงคลังสูญหาย ที่สามารถช่วยลดความซับซ้อนของงานเอกสารและทำให้กระบวนการจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

ธุรกิจค้าปลีกจำเป็นต้อง รวบรวม จัดระเบียบ และแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร แบบฟอร์มออนไลน์ หรือวิดีโอจากกล้องวงจรปิด ให้กับฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น เจ้าหน้าที่ตำรวจ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และทีมป้องกันความเสียหาย เพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับข้อมูลและหลักฐานที่จำเป็นอย่างครบถ้วน และบริหารจัดการเมื่อถูกโจรกรรมได้อย่างถูกต้องเหมาะสม

เมื่อจำนวนเคสเพิ่มมากขึ้น กระบวนการบันทึกข้อมูลและจัดทำเอกสารจึงต้องรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และครบถ้วนมากที่สุด เพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างเหมาะสม

ธุรกิจค้าปลีกสามารถลดภาระงานเอกสารและขั้นตอนที่ใช้เวลานานได้ ด้วยการนำเทคโนโลยีและระบบ Automation มาช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงาน ซึ่งเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของธุรกิจค้าปลีกได้ในหลากหลายด้าน ตั้งแต่กระบวนการเรียกร้องค่าสินไหมค่ารักษาพยาบาล งานด้านกฎหมาย การดำเนินการเช็คสั่งจ่าย ไปจนถึงการบริหารจัดการระบบจัดหาและส่งมอบสินค้า (Supply chain management)

เทคโนโลยีเหล่านี้สามารถนำมาทำงานร่วมกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น การแปลงข้อมูลและเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล (Digitization) การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ระบบการทำงานอัตโนมัติ (Process Automation) ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และเทคโนโลยี Machine Learning เพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง เพิ่มความรวดเร็ว และทำให้การจัดการข้อมูลและเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

83% ของพนักงานต้องสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่ เมื่อหาเอกสารเดิมไม่เจอ

การบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) คืออะไร?

การบริหารจัดการเอกสาร คือกระบวนการจัดระเบียบ จัดเก็บ ค้นหา บริหารจัดการ แชร์ และรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูลทางธุรกิจ ซึ่งในความเป็นจริง แต่ละองค์กรมีรูปแบบการจัดการเอกสารใช้งานอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น การจัดเก็บไฟล์ Word และ Excel ไว้ในคอมพิวเตอร์ก็ถือเป็นการจัดการเอกสารรูปแบบหนึ่ง เช่นเดียวกับการจัดเก็บเอกสารกระดาษไว้ในตู้เอกสาร ซึ่งก็ถือเป็นการจัดการเอกสารเช่นกัน

ปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่มักจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลที่ใช้งานเป็นประจำ เช่น Word, Excel, PDF, ไฟล์รูปภาพ และไฟล์ประเภทอื่นๆ แต่เมื่อไฟล์ดิจิทัลมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ความท้าทายที่ตามมาคือ การจัดระเบียบเอกสารที่จะต้องทำให้ทุกคนสามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก

นี่จึงเป็นจุดที่ระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management System: DMS) เข้ามามีบทบาท ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ และค้นหาเอกสารได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบบริหารจัดการเอกสารดิจิทัล เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ธุรกิจค้าปลีกสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยจัดการปัญหาสินค้าคงคลังสูญหาย โดยเฉพาะ DocuWare โซลูชันจัดการเอกสารดิจิทัล ที่ช่วยให้องค์กรจัดเก็บ ค้นหา และจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้พร้อมทั้งสำหรับการสืบค้นเพื่อใช้ภายใน และพร้อมสำหรับส่งต่อไปสู่ภายนอก เช่น ในกรณีการถูกโจรกรรมที่จะต้องส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปให้เจ้าหน้าที่ ทั้งเอกสารที่บันทึกข้อมูลในเหตุการณ์ รวมไปถึงภาพและวิดีโอเหตุการณ์ต่างๆ ที่ใช้เป็นหลักฐาน เมื่อรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวก็ทำให้ค้นหา และเข้าถึงเอกสารได้ง่ายมากขึ้น

นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้สมาชิกในทีมแต่ละคนได้ตามความเหมาะสม เช่น สิทธิ์ในการดูหรือแก้ไขข้อมูล พร้อมเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา จึงช่วยรองรับการทำงานของพนักงานในธุรกิจค้าปลีกที่มีรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

83% ของพนักงานต้องสร้างเอกสารขึ้นใหม่ เมื่อหาเอกสารเดิมไม่เจอ

จากข้อมูลของ business.com หนึ่งในสาเหตุสำคัญที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง คือ การบริหารจัดการเอกสารด้วยวิธีแบบ Manual เมื่อพนักงานต้องการใช้เอกสารแต่ไม่สามารถค้นหาไฟล์นั้นจากระบบเครือข่ายของบริษัทได้ พวกเขาอาจต้องเสียเวลาจัดทำเอกสารขึ้นใหม่ และบันทึกไว้ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของตนเอง

การทำงานในลักษณะนี้ไม่เพียงเพิ่มภาระให้กับพนักงาน แต่ยังเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการทำงานอีกด้วย ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถลดลงได้ด้วย DocuWare โซลูชันจัดการเอกสารบน Cloud ที่ช่วยรวบรวมเอกสารไว้ในระบบส่วนกลาง ทำให้พนักงานสามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ง่ายขึ้น พร้อมช่วยลดการสร้างเอกสารซ้ำจากกรณีที่ค้นหาเอกสารเดิมไม่พบ

การบริหารจัดการเอกสารตั้งแต่รับ จัดเก็บ จนถึงลบ (Document Lifecycle Management) คืออะไร?

การบริหารจัดการเอกสารตั้งแต่รับ จัดเก็บ จนถึงลบ คือ การบริหารจัดการเอกสารตั้งแต่ถูกสร้างหรือได้รับเข้ามา จัดเก็บ ใช้งาน แก้ไข แชร์ เก็บรักษาตามระยะเวลาที่กำหนด จนถึงการลบหรือทำลายเอกสารเมื่อหมดความจำเป็น

เอกสารบางประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้ (Invoice) มีข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับระยะเวลาในการจัดเก็บ โดยตามกฎหมาย องค์กรจำเป็นต้องเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ไว้ ไม่น้อยกว่าระยะเวลาที่กำหนด

ด้วย DocuWare ธุรกิจค้าปลีกสามารถกำหนดกระบวนการสำหรับการเก็บรักษาและการลบเอกสารแต่ละประเภทได้อย่างชัดเจน พร้อมควบคุมและดำเนินการได้อย่างปลอดภัยผ่านระบบอัตโนมัติ โดยสามารถกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสาร (Retention Period) และสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ (Admin Rights) ได้ตามความเหมาะสม

ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลช่วยลดต้นทุนได้อย่างไร?

การจัดเก็บเอกสารกระดาษมีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบเดิมที่ต้องนำเอกสารไปจัดเก็บไว้นอกสถานที่ ไม่ว่าจะเพื่อบริหารจัดการวงจรการเดินเอกสาร หรือเพื่อรักษาความปลอดภัย ล้วนทำให้องค์กรมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

ในทางกลับกัน DocuWare สามารถทำงานผ่านแอปพลิเคชันบน Cloud โดยจัดเก็บและบริหารจัดการระบบและข้อมูลบน Cloud จึงช่วยลดความจำเป็นในการติดตั้งเครื่องแม่ข่ายและอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลสำหรับระบบ DocuWare ภายในองค์กร ช่วยลดภาระในการดูแลอุปกรณ์ ประหยัดพื้นที่ในการติดตั้ง และยังสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ค่อนข้างง่าย

นอกจากนี้ การใช้งานผ่าน Cloud ยังช่วยลดภาระของทีม IT ในการจัดหา ติดตั้ง และดูแล Server รวมถึงซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง แม้ในบางกรณีอาจยังต้องติดตั้งโปรแกรมบางส่วนบนอุปกรณ์ภายในองค์กร ขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งาน แต่โดยรวมแล้ว Cloud ช่วยลดขั้นตอนในการติดตั้งและดูแลระบบ ทำให้องค์กรสามารถบริหารจัดการระบบ IT ได้สะดวกมากขึ้น

ทำไมธุรกิจค้าปลีกจึงควรเปลี่ยนเอกสารเป็นดิจิทัลและบริหารจัดการให้เป็นระบบ?

การนำข้อมูลและเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัล พร้อมบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ธุรกิจค้าปลีกสามารถรวบรวมและจัดเก็บภาพถ่าย ข้อมูลสินค้าที่ถูกขโมย ตลอดจนรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ไว้ในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างเป็นระเบียบ

การรวบรวมรายงานและรายละเอียดเกี่ยวกับเหตุโจรกรรมเข้าสู่ระบบดิจิทัล ช่วยให้คุณและพนักงานสามารถ...

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการลดเวลาที่เสียไปกับการค้นหาหรือจัดทำข้อมูลขึ้นใหม่
• ลดผลกระทบที่อาจทำให้การดำเนินธุรกิจหยุดชะงัก
• รองรับการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรบน Cloud หรือผ่านระบบแบบไฮบริด
• จัดเก็บข้อมูลไว้ในระบบบริหารจัดการเนื้อหา (CMS) เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อ
• เชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจในระบบ CMS, CRM หรือระบบอื่นๆ
• ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยข้อมูลที่เป็นระเบียบ พร้อมใช้งาน และแชร์ได้ง่าย
• ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
• นำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์

ประโยชน์ของการเปลี่ยนข้อมูลและเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

การบันทึกและจัดการเอกสารกระดาษจำนวนมากด้วยวิธีแบบเดิม อาจสร้างภาระและความยุ่งยากให้กับพนักงานภายในร้าน การเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็น การบันทึกข้อมูลสินค้าคงคลังสูญหาย หรือการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกรณีการโจรกรรมและขโมยสินค้า จึงเป็นอีกหนึ่งแนวทางที่ช่วยให้กระบวนการเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การนำเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัลช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยากและภาระในการจัดการเอกสารของพนักงาน ทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การดูแลและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า

นอกจากธุรกิจค้าปลีกแล้ว ริโก้ยังให้การสนับสนุนองค์กรในอุตสาหกรรมต่างๆ ด้วยความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ในด้านเหล่านี้ ริโก้สามารถนำแนวทางเดียวกันมาช่วย ลดขั้นตอนและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับงานด้านการป้องกันความสูญเสีย (Loss Prevention) ทำให้องค์กรสามารถรองรับและบริหารจัดการกรณีที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ที่มา:  RICOH USA