DocuWare ยกระดับการจัดการเอกสารของหน่วยงานบริหารภาษีในภาครัฐ

DocuWare จากริโก้ ช่วยเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวลสู่การจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัล

รูปแบบองค์กรของลูกค้าภาครัฐ

หน่วยงานด้านการบริหารภาษีของหน่วยงานภาครัฐแห่งหนึ่ง มีหน้าที่ดูแลการออกใบอนุญาต และการให้บริการแก่ภาคธุรกิจ โดยมีผู้ประกอบการกว่า 2,000 แห่ง ที่พึ่งพาการดำเนินงานของหน่วยงานดังกล่าว ส่งผลให้กระบวนการอนุมัติเอกสารต้องมีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถดำเนินการชำระเงินได้อย่างถูกต้องและทันเวลา

ความท้าทายในการจัดการเอกสารในหน่วยงานภาครัฐ

 

ก่อนเริ่มนำโซลูชันของริโก้มาใช้งาน กระบวนการจัดการเอกสารธุรการของหน่วยงานยังดำเนินการแบบแมนนวล โดยพนักงานต้องสแกนและอัปโหลดเอกสารที่ส่งมาทางไปรษณีย์ ซึ่งประกอบด้วยเอกสารที่ต้องการการอนุมัติและเอกสารสำคัญอื่นๆ 

เอกสารจะถูกส่งมายังหน่วยงานทั้งในรูปแบบเอกสารทางไปรษณีย์และอีเมล จากนั้นพนักงานต้องพิมพ์เอกสาร จัดเก็บลงแฟ้ม และส่งต่อระหว่างผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายเพื่อพิจารณา ลงนาม และอนุมัติการดำเนินการ

กระบวนการดังกล่าวใช้เวลานานและขาดประสิทธิภาพ ทำให้หน่วยงานต้องการปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบอัตโนมัติ โดยเริ่มจากการสแกนเอกสารธุรการแบบกระดาษเป็นไฟล์ PDF และส่งทางอีเมลให้ผู้จัดการและหัวหน้างานอนุมัติ เมื่อผู้อนุมัติตรวจสอบเอกสารแล้ว ยังต้องพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อลงนาม ก่อนสแกนกลับเข้าสู่ระบบอีกครั้งเพื่อจัดเก็บเป็นข้อมูลดิจิทัล

แม้วิธีการดังกล่าวจะช่วยให้การทำงานดีขึ้นกว่าระบบเดิม แต่การดำเนินการเอกสารธุรการแต่ละรายการยังคงใช้เวลานานหลายสัปดาห์ อีกทั้งการติดตามสถานะเอกสารในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการทำงานก็ทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารถูกจัดเก็บกระจายอยู่ตามคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและระบบอีเมลของแต่ละคน

แนวทางการแก้ปัญหาการจัดการเอกสารด้วย DocuWare

DocuWare คือระบบบริหารจัดการเอกสารแบบดิจิทัล ที่ช่วยให้องค์กรสร้างระบบการทำงานแบบใหม่ เปลี่ยนจากการรับเอกสารแบบกระดาษเป็นการรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล เพื่อนำเอกสารเข้าสู่ระบบอัตโนมัติ ทำให้เอกสารพร้อมจัดเก็บ ค้นหา อนุมัติ และติดตามเอกสารได้อย่างเป็นระบบโดยไม่ต้องสแกนเอกสารเข้าระบบด้วยตัวเอง 

นอกจากนี้ ระบบยังเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น อีเมล เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) เครื่องสแกน ระบบบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กร (ERP) และอื่นๆ เพื่อรวมเอกสารไว้ในศูนย์กลางเดียว ทำให้การทำงานสะดวกรวดเร็ว โปร่งใส ลดการใช้กระดาษ  และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

 

หลังจากวิเคราะห์ปริมาณเอกสารและกระบวนการดำเนินงาน ริโก้ได้แนะนำ DocuWare เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในจัดการกระบวนการอนุมัติเอกสารธุรการภายในองค์กร

ด้วย DocuWare เอกสารจะถูกส่งมายังอีเมลที่กำหนดไว้ และระบบจะนำเอกสารเข้าสู่ Workflow โดยอัตโนมัติ เพื่อเริ่มกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติของพนักงาน ผู้จัดการ และหัวหน้างาน

ไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบใดหรือมาจากช่องทางใด ระบบสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย พร้อมส่งต่อเอกสารไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการอนุมัติได้อย่างรวดเร็วและเป็นไปตามขั้นตอน

นอกจากนี้ เมื่อองค์กรปรับรูปแบบการทำงานสู่ระบบไฮบริดแล้ว DocuWare ยังช่วยรองรับการทำงานจากระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงและบริหารจัดการเอกสารได้จากทุกที่ โดยยังคงเป็นไปตามข้อกำหนดและมาตรฐานของหน่วยงานภาครัฐ

ผลลัพธ์จากการใช้ DocuWare ในหน่วยงานภาครัฐ

 

ด้วยความสะดวกและใช้งานง่ายของระบบบริหารจัดการเอกสารดิจิทัล หน่วยงานด้านการบริหารภาษีของภาครัฐแห่งนี้ สามารถยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน

นอกจากกระบวนการจัดการเอกสารธุรการจะรวดเร็วยิ่งขึ้นแล้ว ยังสามารถติดตามสถานะของเอกสารได้อย่างโปร่งใสในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การรับเอกสารจนถึงขั้นตอนการอนุมัติ

พนักงานไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสารหรือไล่ตรวจสอบอีเมลเพื่อเช็กว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนใดอีกต่อไป เพราะ DocuWare จะส่งต่อเอกสารไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ พร้อมให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบและติดตาม Workflow ของเอกสารได้อย่างสะดวก

หน่วยงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างชัดเจน เนื่องจากทุกคนสามารถเรียนรู้และเริ่มใช้งาน DocuWare ได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังให้ความเห็นว่าระบบใช้งานง่ายและช่วยให้การจัดการเอกสารธุรการสะดวกยิ่งขึ้น

หัวหน้าหน่วยงานกล่าวว่า “สิ่งที่เคยใช้เวลาประมาณ 15–20 นาที ตอนนี้สามารถดำเนินการได้ภายในไม่กี่วินาทีด้วย DocuWare”

นอกจากนี้ การลดการพึ่งพากระบวนการทำงานที่ใช้เอกสารกระดาษ ยังช่วยให้หน่วยงานดำเนินการเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น พร้อมลดภาระงานของพนักงาน ทำให้มีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นโครงการและงานสำคัญอื่นๆ