ระบบบริหารจัดการข้อมูลองค์กร (ECM) คืออะไร? และทำไมองค์กรถึงต้องมีระบบ ECM?

Enterprise Content Management (ECM) หรือ ระบบบริหารจัดการข้อมูลองค์กร คือกระบวนการ กลยุทธ์ เครื่องมือ และแพลตฟอร์มที่องค์กรใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลต่างๆ ภายในองค์กร โดยครอบคลุมองค์ประกอบหลายด้าน เช่น

• การจัดการเอกสาร (Document Management)
• การจัดการไฟล์และบันทึกข้อมูล (File and Records Management)
• การรับข้อมูลและการสแกนเอกสาร (Capture and Scanning)
• การจัดการข้อมูลบนเว็บไซต์ (Web Content Management)
• การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (Digital Asset Management: DAM)
• กระบวนการทำงานอัตโนมัติ (Workflow Automation)
• เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration Tools)

แนวคิดและความหมายของระบบบริหารจัดการข้อมูลองค์กร (ECM) มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ในปี 2010 ECM มีการกำหนดจุดมุ่งหมายให้มุ่งเน้นไปที่การจัดการเอกสารและข้อมูลเป็นหลัก ต่อมา Association for Information and Image Management (AIIM) หรือสมาคมการจัดการข้อมูลและภาพ ได้พัฒนาแนวคิดจากที่มุ่งเน้นไปที่การจัดการข้อมูลและเอกสารเพียงอย่างเดียวไปสู่การบริหารจัดการข้อมูลอัจฉริยะ (Intelligent Information Management: IIM) ซึ่งครอบคลุมไปถึงการนำข้อมูลที่อยู่ภายในเอกสารมาจัดเก็บ วิเคราะห์ และนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ปัจจุบัน หากค้นหาความหมายของ ECM บนอินเทอร์เน็ต อาจพบว่าแต่ละองค์กรให้คำจำกัดความแตกต่างกันออกไป เพราะอะไร?

คำตอบง่ายๆ คือ ทุกวันนี้องค์กรมีข้อมูลจำนวนมาก และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลากหลายกว่าเมื่อก่อน เช่น

• ข้อมูลบนเว็บไซต์ ที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนงานด้านการตลาด การขาย การบริการลูกค้า และการสื่อสารของแบรนด์
• ข้อมูลด้านการตลาด ซึ่งไม่ได้มีเพียงแค่สื่อออนไลน์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงไฟล์สำหรับผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อสำหรับงานอีเวนต์ เช่น แบนเนอร์ และสื่อรูปแบบอื่นๆ
• เอกสารทางธุรกิจ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งขาย และสัญญา ล้วนมีข้อมูลสำคัญที่องค์กรต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการจัดการ ดึงข้อมูล และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
• ข้อมูลสำหรับบริการลูกค้า ครอบคลุมตั้งแต่คู่มือการใช้งาน ไดรเวอร์ (Drivers) และข้อมูลอื่นๆ ที่ลูกค้าต้องใช้ร่วมกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

และนี่เป็นเพียงตัวอย่างส่วนหนึ่งเท่านั้น เพราะแต่ละองค์กรยังมีข้อมูลอีกหลากหลายประเภทที่ต้องจัดการ

หากต้องการทำความเข้าใจระบบบริหารจัดการข้อมูลองค์กร (ECM) ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น มีหลายประเด็นที่ควรรู้ ได้แก่

• ทำไมองค์กรจึงต้องมีระบบ ECM
• เป้าหมายของการใช้ ECM
• ประโยชน์ของ ECM
• บทบาทของ ECM ในแต่ละขั้นตอนของการจัดการข้อมูล
• ประเภทของเอกสารที่ ECM สามารถจัดการได้
• องค์ประกอบสำคัญของระบบ Enterprise Content Management
• วิธีเลือกระบบ ECM ให้เหมาะกับองค์กร
• วิธีนำระบบ ECM ที่มีองค์ประกอบหลากหลายมาใช้งานในองค์กรอย่างเหมาะสม

ทำไมองค์กรจึงควรใช้ระบบบริหารจัดการข้อมูลองค์กร (ECM)?

องค์กรในปัจจุบันมีข้อมูลและเอกสารจำนวนมาก โดยแต่ละแผนกต่างสร้างและจัดเก็บข้อมูลของตัวเอง ทำให้แม้แต่คนในแผนกเดียวกันก็อาจพบความท้าทายในการจัดระเบียบและดูแลข้อมูลเหล่านั้น

เมื่อข้อมูลมีจำนวนมากขึ้น การค้นหาและเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บอยู่นอกทีมของตนเองอาจเป็นเรื่องยาก ซึ่งเป็นหนึ่งในปัญหาที่ระบบบริหารจัดการข้อมูลองค์กร (ECM) สามารถเข้ามาช่วยจัดการได้

ECM ไม่ได้มีหน้าที่เพียงจัดเก็บข้อมูลและเอกสารเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้งานได้สะดวกขึ้น ด้วยการกำหนดข้อมูลกำกับเอกสาร (Metadata) หรือข้อมูลที่ระบุรายละเอียดของเอกสาร เช่น ชื่อไฟล์ ประเภทเอกสาร วันที่ หรือผู้สร้าง เพื่อช่วยให้ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถค้นหาเอกสารและข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

เมื่อข้อมูลค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย ก็สามารถนำไปใช้งานและแบ่งปันระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ องค์กรยังสามารถติดตามข้อมูลเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้าน Compliance และการกำกับดูแลข้อมูล (Information Governance) รวมถึงใช้ระบบ Automation ช่วยจัดการเอกสารตั้งแต่การจัดเก็บไปจนถึงการกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาและการดำเนินการตามนโยบายขององค์กร

สำหรับบางองค์กร ระบบ ECM ยังสามารถนำข้อมูลไปต่อยอดด้านการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ หรือ Business Intelligence ได้ โดยเทคโนโลยีการรับและดึงข้อมูล (Data Capture) สามารถนำข้อมูลจากเอกสารออกมาวิเคราะห์ เปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในเอกสารและข้อมูลต่างๆ ให้กลายเป็นข้อมูลเชิงธุรกิจที่สามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้

แล้วเหตุผลสำคัญที่องค์กรควรใช้ ECM คืออะไร? คำตอบที่เข้าใจง่ายที่สุดคือ ช่วยให้องค์กรเข้าถึงและใช้ข้อมูลได้คล่องตัว พร้อมปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจได้ง่ายขึ้น

การเลือกใช้ระบบบริหารจัดการข้อมูลองค์กร (ECM) ควรพิจารณาให้เหมาะกับแต่ละองค์กร เพราะแต่ละธุรกิจมีประเภทเอกสาร กระบวนการทำงาน และความต้องการในการจัดการข้อมูลที่แตกต่างกัน

RICOH พร้อมช่วยองค์กรตั้งแต่การทำความเข้าใจความต้องการ วิเคราะห์ Workflow ที่ใช้งานอยู่ ไปจนถึงการเลือกและวางแนวทางการใช้โซลูชัน ECM ให้เหมาะกับการทำงาน เพื่อให้การจัดเก็บ ค้นหา เข้าถึง และจัดการข้อมูลเป็นระบบมากขึ้น พร้อมรองรับการทำงานขององค์กรที่อาจเปลี่ยนแปลงในอนาคต   

Source:  RICOH USA