เปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลดีกว่าอย่างไร? และจะเริ่มต้นอย่างไรดี?

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล (Document Digitization) หมายความว่าอะไร? 

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล หมายถึงการทำให้เอกสารในรูปแบบกระดาษเปลี่ยนไปอยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้สามารถ บันทึก แก้ไข และแชร์ข้อมูลได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น และเอกสารเหล่านี้จะถูกจัดเก็บอยู่ในระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management System: DMS) ซึ่งจะให้สิทธิ์การเข้าถึงสำหรับบัญชีผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น  

ตัวอย่างไฟล์ดิจิทัลที่ได้จากการสแกน ได้แก่ ไฟล์ Adobe PDF ที่จะสร้างภาพของเอกสารแต่ละหน้าในไฟล์นั้น รวมถึงไฟล์ .tiff, .jpg และ .psd ซึ่งบริษัทใช้ในงานกราฟฟิก เช่นเดียวกับเอกสารดิจิทัลในรูปแบบอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วนที่ถูกสร้างขึ้นให้เหมาะสมกับการใช้ในงานในด้านต่างๆ 

ในขั้นตอนการแปลงเอกสารจำเป็นต้องใช้เครื่องสแกนรุ่นที่รองรับการแปลงไฟล์เป็นดิจิทัล ในปัจจุบันฟังก์ชันการสแกนมักจะถูกรวมเข้าไว้ในอุปกรณ์แบบมัลติฟังก์ชัน (Multifunction Device) แต่ก็ยังสามารถพบเห็นเครื่องสแกนแบบใช้งานเฉพาะ (Single-function Scanner) ให้เลือกใช้งานอยู่เช่นเดียวกัน  

นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่มข้อมูลกำกับเอกสาร (Metadata) เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ ชื่อผู้จัดทำ หรือคำสำคัญ (Keywords) เพื่อช่วยจัดหมวดหมู่และค้นหาเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพื่อช่วยให้สามารถระบุหรือจัดหมวดหมู่เอกสารจากคำสำคัญ เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูลในภายหลัง ในบางอุตสาหกรรม อย่างอุตสาหกรรมด้านกฎหมาย เอกสารจะถูกบันทึกพร้อมกับข้อมูลพื้นฐาน เช่น เวลาและวันที่ที่เอกสารถูกสแกนเข้าสู่ระบบ DMS ซึ่งกระบวนการนี้เรียกว่า Bates stamping เพื่อให้สามารถอ้างอิง ติดตาม และตรวจสอบเอกสารได้อย่างเป็นระบบ 

ทำไมต้องแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัล? 

เนื่องจากปัจจุบันโลกมีการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่การทำงานจากระยะไกลและการทำงานแบบไฮบริดอย่างรวดเร็ว เอกสารดิจิทัลจึงเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงและแชร์ข้อมูลได้อย่างปลอดภัย 

ไม่เพียงแค่ประโยชน์ด้านการจัดการข้อมูล แต่การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กรในหลายด้าน โดยเฉพาะในองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ 

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับผู้ใช้งาน เมื่อสแกนและนำเอกสารเข้าสู่ระบบแล้ว เพียงแค่กดเสิร์ชก็สามารถเรียกดูเอกสารได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องคอยไล่หาจากกองเอกสารจำนวนมากอีกต่อไป
• จัดระเบียบเอกสารให้ใช้งานง่าย องค์กรสามารถออกแบบโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร และสามารถตั้งชื่อแฟ้มเอกสารที่เหมาะกับสไตล์การทำงานในองค์กรของตัวเองได้
• รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance) สามารถกำหนดนโยบายการบริหารจัดการข้อมูลและเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ทั้งการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ระยะเวลาการจัดเก็บและการทำลายเอกสาร รวมถึงการจัดการเวอร์ชันของเอกสาร เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดและมาตรฐานขององค์กร
• แชร์ข้อมูลได้รวดเร็วและประหยัดค่าใช้จ่าย เทียบกับเมื่อก่อนที่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาแล้วจึงค่อยส่งเอกสารแบบกระดาษทางไปรษณีย์ การแชร์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมลให้กับเพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า เป็นวิธีการที่รวดเร็วและประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่า แต่ไม่เพียงเท่านั้น หากผู้ใช้งานแต่ละคนมีสิทธิ์การเข้าถึงระบบบริหารจัดการเอกสารบนคลาวด์ ก็จะทำให้การแชร์เอกสารง่ายมากยิ่งขึ้น
• ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น ธุรกิจต่างๆ สามารถลดค่าใช้จ่ายจากการใช้บริการคลังจัดเก็บเอกสาร (Off-site Storage) และบริการเรียกค้นเอกสาร (Document Retrieval Services) ภายนอกองค์กร และจากเดิมที่ต้องใช้พื้นที่สำนักงานไปกับการเก็บเอกสารมากมาย ก็เปลี่ยนพื้นที่เหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ในด้านอื่นๆ ได้
• จัดเก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัยในระยะยาว เอกสารที่แปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลจะไม่เสื่อมสภาพเหมือนเอกสารกระดาษ และยังคงคุณภาพของข้อมูลไว้ได้ในระยะยาว และเมื่อสำรองข้อมูลบนคลาวด์ ก็ช่วยป้องกันการสูญหายจากเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม 

นอกจากนี้ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลยังช่วยให้ข้อมูลไม่สูญหายหรือถูกจำกัดการเข้าถึงไว้กับผู้ใช้งานเพียงคนเดียว ทุกคนในทีมที่ได้รับสิทธิ์สามารถเข้าถึงเอกสารต้นฉบับ เพื่อดู อ้างอิง และนำไปใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ 

จะเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลได้อย่างไร? 

คำตอบง่ายๆ คือ ใช้เครื่องสแกนเอกสาร โดยความเร็ว ขนาด และความจุของเครื่องสแกน ควรเลือกให้เหมาะกับขนาดขององค์กรและปริมาณเอกสารที่ต้องจัดการ 

ตัวอย่างโซลูชันการสแกนที่นิยมใช้ มีดังนี้ 

เครื่องสแกนเอกสารแบบตั้งโต๊ะ (Desktop Scanners) 

เครื่องสแกนเอกสารแบบตั้งโต๊ะเหมาะสำหรับองค์กรที่มีปริมาณเอกสารไม่มาก โดยสามารถสแกนเอกสารด้วยความละเอียดสูง และมีให้เลือกหลายขนาด อย่างไรก็ตาม หากต้องสแกนเอกสารจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง อาจใช้เวลานานและไม่ตอบโจทย์การใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่ 

นอกจากนี้ ยังมีเครื่องสแกนที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการสแกนบัตรประชาชน หรือใบอนุญาตขับขี่ ซึ่งได้รับความนิยมในหน่วยงานภาครัฐและสถานพยาบาลที่ต้องจัดการข้อมูลผู้ใช้บริการเป็นประจำ 

แอปพลิเคชันสแกนเอกสารบนอุปกรณ์มือถือ (Mobile Device Apps) 

หากไม่มีเครื่องสแกนเอกสาร แต่ต้องการสแกนเอกสารเป็นครั้งคราว สมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ตก็สามารถใช้งานแทนเครื่องสแกนได้ เพียงดาวน์โหลดแอปพลิเคชันสำหรับสแกนเอกสาร เช่น Adobe Scan หรือ Google PhotoScan 

การใช้โทรศัพท์มือถือยังเหมาะสำหรับการสแกนเอกสารหรือรูปถ่ายต้นฉบับที่ชำรุดง่าย เช่น ภาพถ่ายเก่า เอกสารที่ซีดจาง หรือเอกสารที่เปราะจากการเก็บรักษาเป็นเวลานาน หรือเอกสารที่ไม่สามารถนำเข้าเครื่องสแกนได้โดยตรง 

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (Multi-function Printers: MFPs) 

ปัจจุบัน เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ส่วนใหญ่มีฟังก์ชันสแกนเอกสารความเร็วสูง ความละเอียดสูง และรองรับการสแกนเอกสารจำนวนมาก อีกทั้งหลายรุ่นยังสามารถสแกนเอกสารสองหน้าพร้อมกันในครั้งเดียว (Single-pass Duplex Scanning) ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสำหรับองค์กรที่ต้องสแกนเอกสารเป็นประจำ 

นอกจากนี้ MFP ในองค์กรส่วนใหญ่มักเชื่อมต่อกับเครือข่าย (Network) ทำให้สามารถสแกนเอกสารเข้าสู่ระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management System: DMS) ได้โดยตรง และบางรุ่นยังรองรับการสั่งงานผ่านแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์มือถือ ช่วยลดการสัมผัสเครื่องและเพิ่มความสะดวกต่อการใช้งาน 

ในอดีต ผู้ผลิตหลายราย รวมถึง RICOH เคยจำหน่ายเครื่องสแกนเอกสารแบบแยกเฉพาะ (Standalone Document Scanner) ซึ่งยังคงมีให้เลือกใช้งานในบางรุ่น โดยออกแบบมาสำหรับองค์กรที่ต้องสแกนเอกสารปริมาณมาก เช่น ธุรกิจการเงิน การแพทย์ หรือประกันภัย 

อย่างไรก็ตาม สำหรับองค์กรทั่วไปที่ต้องการทั้งการพิมพ์ ถ่ายเอกสาร สแกน และแฟกซ์ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันเพียงเครื่องเดียวก็สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างครบถ้วน โดยไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติม 

บริการสแกนและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล (Document Imaging Services) 

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีเอกสารจำนวนมากและมีผู้ใช้งานหลายร้อยคน การกำหนดมาตรฐานกระบวนการทำงาน (Workflow) เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้การนำเอกสารเข้าสู่ระบบเป็นไปอย่างถูกต้อง สม่ำเสมอ และลดข้อผิดพลาด 

ด้วยเหตุนี้ หลายองค์กรจึงเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการสแกนเอกสารภายนอก (Third-party Scanning Service Provider) เพื่อดำเนินการแปลงเอกสารกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัล รวมถึงจัดการขั้นตอนต่างๆ เช่น การประมวลผล การส่งต่อ การจัดเก็บ และการทำลายเอกสารต้นฉบับ โดยอาศัย กระบวนการทำงาน อัตโนมัติที่กำหนดตามกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ (Rules-based Workflow) เพื่อเพิ่มความรวดเร็ว ปลอดภัย และรองรับข้อกำหนดด้านการกำกับดูแลข้อมูล (Compliance) 

RICOH ให้บริการสแกนเอกสารสำหรับองค์กรที่ต้องการผู้เชี่ยวชาญในการจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญ เอกสารลับ หรือเอกสารทั่วไป ช่วยลดภาระงานของพนักงาน เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นกับงานที่สร้างคุณค่าให้กับลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น 

ตัวอย่างบริการ ได้แก่ 

• Scanning Services บริการแปลงเอกสารกระดาษจำนวนมากให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถจัดหมวดหมู่ ค้นหา และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวก ช่วยลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลขององค์กร 

บริการด้านการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้ รวมถึงโซลูชันอื่นๆ ภายใต้ Intelligent Business Platform (IBP) ของ RICOH ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นข้อมูลที่สามารถนำไปใช้วิเคราะห์และสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจ พร้อมเสริมสร้างการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายและมาตรฐานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ผู้ให้บริการสแกนเอกสารช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร? 

หากองค์กรของคุณต้องจัดการเอกสารกระดาษจำนวนมาก การสแกนเอกสารด้วยตนเองอาจใช้เวลามาก และหากพนักงานแต่ละคนใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารที่แตกต่างกัน ก็อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด เอกสารสูญหาย หรือปัญหาในการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร 

ผู้ให้บริการสแกนเอกสารภายนอกจึงสามารถเข้ามาช่วยรวบรวมและทำให้กระบวนการทำงานเป็นมาตรฐาน พร้อมนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับงานต่างๆ เช่น 

• การบริหารจัดการเอกสารและจดหมายขาเข้า  
• กระบวนการจัดการเคลม (Claims Processing)  
• กระบวนการจัดการบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable)  
• กระบวนการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable)  
• กระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ  

ช่วยให้องค์กรลดภาระงานเอกสาร เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล และยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิผล 

ที่มา: RICOH USA