คุณรู้หรือไม่ โปรแกรม Excel สามารถสร้างบาร์โค้ดร่วมกับโปรแกรม Bartender ได้

หลายองค์กรเริ่มต้นสร้าง Barcode ด้วย excel เพราะเป็นเครื่องมือที่ใช้ง่ายและทุกคนคุ้นเคย แต่เมื่อเริ่มใช้งานจริงโดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องใช้บาร์โค้ดจำนวนมาก มักพบปัญหาหลายอย่างที่ทำให้การทำงานไม่ราบรื่น อาทิเช่น

• ไม่มี barcode font ในเครื่อง เนื่องจาก excel ไม่มีฟอนต์บาร์โค้ดในตัว ต้องดำเนินการติดตั้งฟอนต์ก่อน จึงทำให้ข้อมูลแสดงเป็นตัวเลขปกติ
• สูตร encode บาร์โค้ดไม่ถูกต้อง บาร์โค้ดบางประเภทต้องมี start/stop character เช่น code39 ต้องใส่ * ครอบข้อมูล ถ้าไม่ใส่เครื่องอ่านบาร์โค้ดจะไม่สามารถอ่านได้
• เลือกประเภทบาร์โค้ดที่ไม่เหมาะกับงาน เนื่องจาก excel ไม่ได้ควบคุมมาตรฐานบาร์โค้ดส่งผลให้การแสกนไม่ติดหรือข้อมูลผิด
• ขนาดบาร์โค้ดไม่ได้มาตรฐาน เนื่องจาก excel เป็นโปรแกรม spreadsheet ที่ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับบาร์โค้ด ซึ่งอาจจะพบปัญหาบาร์โค้ดแคบเกินไป บาร์โค้ดชิดกันเกินไป
• บาร์โค้ดเสีย เมื่อพิมพ์ออกมาแล้วพบว่า บาร์โค้ดเสียเนื่องจากความละเอียดต่ำ หรือสเกลของบาร์โค้ดผิดสัดส่วน และเครื่องพิมพ์ลาเบลไม่รองรับ font
• ไม่รองรับมาตรฐาน GS1 
• มีความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลจำนวนมากซึ่งทำให้มีข้อผิดพลาดสูง เช่น ข้อมูลซ้ำ การควบคุมหมายเลขไม่ต่อเนื่อง ความผิดพลาดจากการแก้ไขไฟล์ เนื่องจาก excel ไม่มีระบบ serial no., barcode database, print automation, template control

ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปเมื่อใช้ Barcode label software เช่น  BarTender, เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ที่ช่วยให้สามารถสร้างบาร์โค้ดมาตรฐานสากล ควบคุมขนาดและคุณภาพของบาร์โค้ด เชื่อมฐานข้อมูลและใช้กับเครื่องพิมพ์ลาเบลได้ และที่สำคัญสามารถใช้งานร่วมกับ Excel ได้  โดยการจัดเก็บข้อมูลรหัสสินค้าใน Excel แล้วใช้โปรแกรม BarTender ดึงข้อมูลมาสร้างฉลากบาร์โค้ดผ่านฟังก์ชัน Database Connection ทำให้สามารถพิมพ์บาร์โค้ดจำนวนมากหรือแบบรันเลขต่อเนื่องได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ดังนี้

ขั้นตอนการทำงาน:

• เตรียมไฟล์ข้อมูล excel (Data Source) จัดทำไฟล์ excel โดยแถวแรกต้องเป็นหัวข้อ (Header) เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ราคา ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ไม่มีเซลล์ผสาน (merge cell) และก่อนจะทำการเชื่อมต่อต้องปิดไฟล์ excel ก่อนเสมอ
• เชื่อมต่อฐานข้อมูลในโปรแกรม BarTender 
  - เปิดโปรแกรม BarTender ไปที่เมนู File เลือก Database Setup 
  - ในหน้าต่าง Set up เลือก Microsoft excel แล้วคลิก Next
  - กด Browse เพื่อเลือกไฟล์ Excel 
  - เลือกแผ่นงาน (sheet) ที่มีข้อมูลที่ต้องการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก First row contains headers (แถวแรกที่มีหัวข้อ) คลิก next ไปเรื่อยๆจนถึงหน้าสุดท้าย แล้วคลิก Finish
• เชื่อมโยงข้อมูลลงฉลาก 
  - บนหน้าออกแบบฉลากให้คลิกขวาที่วัตถุ (Text หรือ Barcode) ที่ต้องการเปลี่ยนข้อมูล
  - ดับเบิ้ลคลิกที่วัตถุ เลือกแท็บ Data source ให้เลือก Data field
  - เลือกหัวข้อคอลัมภ์จาก Excel ที่ต้องการแสดง
• พรีวิวและสั่งพิมพ์ ดูตัวอย่างการแสดงผลที่เมนู Print Preview เพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนสั่งพิมพ์ผ่านเครื่องพิมพ์บาร์โค้ด 

ข้อดีของการใช้ซอฟแวร์การจัดการฉลาก BarTender

• ลดข้อผิดพลาด: ดึงข้อมูลโดยตรง ไม่ต้องพิมพ์มือทีละรายการ
• ใช้งานง่าย: BarTender มีรูปแบบฉลากให้เลือกมากมาย
• ยืดหยุ่น: รองรับการทำ Serial Number (รันเลข) และเปลี่ยนรูปแบบบาร์โค้ดได้ง่าย 

นอกจากนี้โปรแกรม BarTender สามารถใช้ร่วมกับ SQL, Excel, Access, JSON, CSV จึงเป็นวิธีมาตรฐานที่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความรวดเร็ว มีเครื่องมือที่ง่ายต่อการใช้งานและเทมเพลตอัจฉริยะ ออกแบบฉลากอย่างยืดหยุ่นกับการใช้งานจริง ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการสต็อกและการผลิตได้อย่างแม่นยำ