นวัตกรรมที่มีผู้คนเป็นศูนย์กลาง: เรื่องราวเบื้องหลังการพัฒนา RICOH Spaces

Summary

นาธาน โธมัส ผู้อำนวยการฝ่ายนวัตกรรมของ Ricoh Europe Technology & Innovation ให้ความสำคัญกับการแก้ไขปัญหาในการทำงานประจำวันของผู้คนและองค์กร

RICOH Spaces จึงถูกพัฒนาขึ้นในฐานะแพลตฟอร์มที่ยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง ช่วยลดความซับซ้อนของงาน เพิ่มประสิทธิภาพทั้งสภาพแวดล้อมดิจิทัล และพื้นที่จริง และสนับสนุนให้องค์กรพร้อมปรับตัวสู่อนาคตของการทำงาน

---

"นาธาน โธมัส เชื่อมั่นว่า “การทำงานไม่ใช่เพียงแค่สถานที่ แต่คือประสบการณ์ที่เชื่อมโยงผู้คน แนวคิด และเป้าหมายเข้าด้วยกัน”

เขายังย้ำอย่างชัดเจนว่า กลยุทธ์ด้านสถานที่ทำงานที่นำเสนอโดย RICOH Spaces ช่วยยกระดับสำนักงานทั่วไปให้กลายเป็นสภาพแวดล้อมที่มีชีวิต เรียนรู้ และปรับตัวได้อยู่เสมอ และด้วยการเชื่อมโยงพื้นที่ อุปกรณ์ และข้อมูลเข้าด้วยกัน RICOH Spaces ช่วยให้องค์กรออกแบบสถานที่ทำงานที่เทคโนโลยีทำงานอยู่เบื้องหลังอย่างกลมกลืน เพื่อสนับสนุนให้ผู้คนทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ โดยไม่เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน

"นาธานดำรงตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายนวัตกรรมของ Ricoh Europe และมีบทบาทสำคัญในการสร้างมุมมองใหม่ให้กับการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อสนับสนุนผู้คนในการทำงาน พันธกิจของทีมเขานั้นเรียบง่ายแต่ชัดเจน คือทำให้สถานที่ทำงานเป็นเรื่องง่ายและไร้ความซับซ้อน จากแนวคิดนี้เองจึงเกิดเป็น RICOH Spaces แพลตฟอร์มที่ออกแบบโดยยึดผู้คนเป็นศูนย์กลาง เชื่อมโยงผู้คน พื้นที่ และเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน เพื่อสร้างสถานที่ทำงานที่สามารถปรับตัวให้เหมาะกับทุกคน

ด้วยการผสานข้อมูลอัจฉริยะทางดิจิทัลเข้ากับการออกแบบอย่างรอบคอบ RICOH Spaces ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการการดำเนินงานในชีวิตประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งเสริมศักยภาพให้พนักงานเติบโตและประสบความสำเร็จในโลกการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา"

อย่างไรก็ตาม กว่าจะเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญนั้น เขาจำเป็นต้องเริ่มต้นจากพื้นฐานของทุกธุรกิจ

ระหว่างการเข้าเยี่ยมลูกค้ารายหนึ่ง นาธานใช้เวลาหลายชั่วโมงอยู่บริเวณเคาน์เตอร์ต้อนรับของบริษัท คอยสังเกตอย่างเงียบๆ ถึงการเคลื่อนไหว การสื่อสาร และวิธีที่ผู้คนแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งมักเป็นสิ่งที่เทคโนโลยีอาจมองข้ามไปได้ง่าย

เขาพบรายละเอียดที่ชวนให้คิด ทุกครั้งที่พนักงานต้อนรับรับสาย เธอจะจดข้อความลงในสมุดโน้ต จากนั้นโทรศัพท์หรือส่งอีเมลไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อถ่ายทอดข้อมูลต่อ เป็นกระบวนการประสานงานที่เรียบง่าย แต่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าวันละหลายสิบครั้ง แม้จะดูไม่โดดเด่น ทว่ามีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำงานของสถานที่ทำงานโดยรวม

สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ ช่วงเวลาเล็ก ๆ ในชีวิตการทำงานประจำวันเหล่านี้มักถูกมองข้ามไป แต่สำหรับนาธาน สิ่งเหล่านี้คือหัวใจของการออกแบบสถานที่ทำงาน คือรายละเอียดเล็กๆ ที่สร้างแรงเสียดทานในการทำงาน ซึ่งหากสามารถขจัดออกไปได้ ก็จะช่วยคืนทั้งเวลาและความชัดเจนให้กับผู้คน

หากเราแก้ไขจุดเหล่านี้ได้ เขาเล่าย้อนความทรงจำ “เราไม่ได้แค่ทำให้ออฟฟิศมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เราทำให้สถานที่ทำงานนั้นเป็นมิตรกับผู้คนมากขึ้น”

นาธานเน้นย้ำว่า ในการออกแบบที่ยึดผู้คนเป็นศูนย์กลาง สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจสิ่งที่ผู้คน ทำจริง ไม่ใช่เพียงสิ่งที่พวกเขาบอกว่าสามารถทำได้ เพราะทั้งสองสิ่งนั้นแตกต่างกันอย่างมาก และบ่อยครั้ง ปัญหาที่แท้จริงอาจถูกซ่อนอยู่โดยที่เราไม่ทันสังเกต

การขับเคลื่อนนวัตกรรม

นาธานประจำอยู่ที่สำนักงาน Ricoh เมืองเบอร์มิงแฮม และทำงานกับบริษัทมานานถึง 12 ปี โดยดูแลทีมงานในพื้นที่กว่า 45 คน ภารกิจของเขาครอบคลุมขอบเขตงานที่กว้างและท้าทายอย่างยิ่ง

“ผมมีหน้าที่ในการสร้างสรรค์สิ่งที่ยังไม่เคยมีมาก่อน และจินตนาการถึงอนาคตให้ได้มากที่สุด เพื่อให้เราสามารถพัฒนาโซลูชันที่ตอบโจทย์และมีความหมายอย่างแท้จริง” เขากล่าว

RICOH Spaces ซึ่งเริ่มต้นแนวคิดเมื่อแปดปีก่อน นับเป็นหนึ่งในภาพสะท้อนที่ชัดเจนที่สุดของพันธกิจดังกล่าว และถือเป็นตัวอย่างความสำเร็จที่โดดเด่นที่สุดในปัจจุบัน

RICOH Spaces คือแพลตฟอร์มบริหารประสบการณ์สถานที่ทำงานแบบครบวงจรบนระบบคลาวด์ ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรจัดการสภาพแวดล้อมการทำงานทั้งในโลกดิจิทัลและกายภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ รองรับองค์กรที่มีสำนักงานกระจายอยู่ในหลายประเทศ หลายเขตเวลา และหลากหลายภาษา

ฟีเจอร์ที่ได้รับความนิยม ได้แก่ ระบบบริหารพื้นที่และห้องประชุม ตั้งแต่โต๊ะทำงานส่วนบุคคล พื้นที่จอดรถ ไปจนถึงห้องประชุมคณะกรรมการ รวมถึงระบบบริหารผู้มาติดต่อที่ใช้งานง่าย การใช้เซ็นเซอร์ IoT และการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อแสดงอัตราการใช้งานพื้นที่ การจัดการคำขอบริการ ตั้งแต่การจัดเลี้ยง งานซ่อมบำรุง ไปจนถึงการรองรับรูปแบบการทำงานแบบยืดหยุ่นและไฮบริด

แทบไม่มีรายละเอียดใดเล็ดลอดจากสายตาของทีมพัฒนาของนาธาน หนึ่งในฟังก์ชันอัจฉริยะคือการตรวจวัดระดับก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ในพื้นที่สำนักงาน ช่วยให้องค์กรสามารถดูแลสภาพแวดล้อมได้อย่างเหมาะสม ก่อนที่พนักงานจะรู้สึกอ่อนล้าหรือประสิทธิภาพการทำงานลดลง

แม้ว่าจะมีโซลูชันอื่นๆ ในตลาด แต่นาธานเชื่อว่า RICOH Spaces มีจุดเด่นที่แตกต่างจากคู่แข่งอย่างชัดเจน

“Ricoh มีจุดแข็งที่เป็นเอกลักษณ์ ซึ่งองค์กรอื่นไม่สามารถแข่งขันได้” เขากล่าว “เรามีแพลตฟอร์ม SaaS ที่พร้อมใช้งานในระดับโลก และเราคิดในมุมที่แตกต่าง แนวทางของเรายึดผู้คนเป็นศูนย์กลางมาตั้งแต่ต้น ตลอดเส้นทางอาชีพของผม ผมให้ความสำคัญกับการสร้างสิ่งที่ ‘ใช่’ เพื่อแก้ไขปัญหาอย่างแท้จริง ไม่ใช่แค่สร้างสิ่งใหม่เพียงเพราะเราทำได้”

เขาเสริมว่า นี่คือกับดักที่หลายองค์กรเผชิญโดยไม่รู้ตัว

“การสร้างสรรค์สิ่งใหม่เพียงเพราะเราทำได้ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ง่าย หากเราไม่กลับมาทบทวนปัญหาอย่างต่อเนื่อง เราอาจลงเอยด้วยการสร้างสิ่งต่าง ๆ เพียงเพราะต้องการทำ เพราะมีใครบางคนคิดว่าเป็นไอเดียที่ดี หรือเพราะเราทำมันได้” เขากล่าว “หรือบางครั้ง เราอาจมองไปที่คู่แข่ง แล้วคิดว่า เมื่อพวกเขาทำ เราก็ควรทำเช่นกัน”

แต่นั่นไม่ใช่วิธีการทำงานของนาธาน

“คุณต้องลงไปที่หน้างานจริง พูดคุยกับผู้คนตัวจริง และตั้งใจที่จะไม่พูดคุยเฉพาะกับผู้บริหารเพียงอย่างเดียว เพราะเมื่อทำเช่นนั้น สิ่งที่คุณจะได้รับคือการตีความจากมุมมองของพวกเขาว่า คิดว่า กำลังเกิดอะไรขึ้น แทนที่จะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริง” เขากล่าว

การเข้าถึงและการดำเนินงานในระดับโลก

นาธานกล่าวว่า อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ทำให้ RICOH Spaces มีความโดดเด่น คือความพร้อมในการใช้งานในระดับโลก ควบคู่ไปกับเครือข่ายซัพพลายเชนที่ครอบคลุมทั่วโลก รวมถึงความสามารถในการจัดส่งฮาร์ดแวร์และดำเนินความร่วมมือกับพันธมิตรได้อย่างมีประสิทธิภาพในหลากหลายประเทศ

อย่างไรก็ตาม การพัฒนา RICOH Spaces ไม่ได้ราบรื่นเสมอไป นาธานยอมรับว่า การแพร่ระบาดของโควิด‑19 ในช่วงต้นปี 2020 ทำให้ทีมต้องเร่งพัฒนาระบบเร็วกว่าที่วางแผนไว้ โดยยังคงต้องมุ่งแก้ไข “ปัญหาการใช้งานจริง” ของลูกค้า ขณะเดียวกัน Ricoh เองก็ได้รับผลกระทบจากวิกฤตด้านสุขภาพเช่นกัน 

“ในช่วงเวลานั้น ทุกคนต้องทำงานจากที่บ้าน ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องท้าทายในบางครั้ง แต่เราจำเป็นต้องขับเคลื่อนอย่างรวดเร็ว มีความคล่องตัว และหาทางเปลี่ยนแนวคิดเล็ก ๆ ของเรา ให้สามารถรองรับลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่ของ Ricoh ได้” เขากล่าว
“เราไม่ได้ดูแลบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียง 50 คน แต่ต้องรองรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานกว่า 20 อาคารทั่วโลก และดำเนินงานในกว่า 20 ภาษา ซึ่งต้องการการสนับสนุนอย่างเร่งด่วน”

แนวทางของนาธานคือการลงพื้นที่จริง เพื่อพูดคุยกับลูกค้าโดยตรง ทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าองค์กรต้องการอะไร รับฟังเสียงจากผู้ที่ปฏิบัติงานในสถานที่ทำงานจริง ๆ และจากนั้นทุ่มเทอย่างเต็มที่ในการพัฒนาและนำโซลูชันไปใช้งานจริง

ประสบการณ์เหล่านี้ได้กลายเป็นรากฐานสำคัญที่ช่วยหล่อหลอมและสนับสนุนการเติบโตของ RICOH Spaces อย่างต่อเนื่อง ท่ามกลางสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่การบริหารจัดการสถานที่ทำงานมีบทบาทสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ ต่อความสำเร็จขององค์กร

ก้าวไปไกลกว่าพื้นฐาน

นาธานเน้นย้ำว่า เรื่องนี้ไม่ได้หยุดอยู่เพียงแค่การวัดการใช้งานพื้นที่ภายในสำนักงาน การคำนวณคาร์บอนฟุตพริ้นต์ขององค์กร หรือการระบุความสูญเปล่าเท่านั้น

“มีหลายสิ่งที่สามารถต่อยอดจากข้อมูลเหล่านั้นได้” เขากล่าว “แต่ผมเชื่อว่าหัวใจสำคัญคือการทำให้พนักงานมีสถานที่ทำงานที่พวกเขารู้สึกอยากเข้ามา เข้าใจซึ่งกันและกัน และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างแท้จริง หากเราสามารถดึงดูดผู้คนให้กลับมาใช้สถานที่ทำงานได้ เราก็จะสามารถดึงศักยภาพที่ดีที่สุดของทุกคนออกมาได้ ทั้งในแง่วัฒนธรรมองค์กร ประสิทธิภาพในการทำงาน และอัตราการรักษาบุคลากรในระยะยาว”

เขาเสริมว่า เป้าหมายสำคัญคือการมอบเครื่องมือให้ผู้คนได้ทำในสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด

นาธานกล่าวว่า RICOH Spaces มีศักยภาพในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของผู้คนอย่างแท้จริง พนักงานไม่ควรต้องเสียเวลากับการจองห้องประชุมที่ยุ่งยาก หรือทำงานธุรการซ้ำ ๆ ที่ไม่สร้างคุณค่า

“ผมเชื่อว่าเรามีทางที่จะช่วยให้ผู้คนได้โฟกัสกับความคิดสร้างสรรค์ และคุณค่าที่พวกเขานำมาในฐานะมนุษย์ได้อย่างแท้จริง” เขากล่าว “ยังมีอีกหลายงานที่เครื่องจักรสามารถจัดการแทนเราได้ และนั่นไม่ควรเป็นจุดที่เราต้องใช้พลังงานของมนุษย์ หากเครื่องจักรทำสิ่งเหล่านั้นได้ ผู้คนก็จะสามารถทุ่มเทให้กับงานที่มีคุณค่าในระดับที่สูงกว่า ปลดล็อกความคิดสร้างสรรค์ และสร้างรูปแบบการทำงานที่แตกต่างออกไป”