7 สัญญาณว่าองค์กรของคุณควรเปลี่ยน Manual Asset Tracking มาใช้ Asset Management

หลายองค์กรยังจัดการทรัพย์สินด้วย Excel, เอกสาร หรือการตรวจนับด้วยคน ซึ่งอาจเพียงพอเมื่อจำนวนทรัพย์สินยังไม่มาก แต่เมื่อองค์กรเติบโต มีอุปกรณ์เพิ่มขึ้น หรือมีการเคลื่อนย้ายทรัพย์สินระหว่างพนักงาน แผนก และสถานที่ การจัดการแบบ Manual อาจเริ่มกลายเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็น  องค์กรของคุณกำลังเจอสัญญาณเหล่านี้หรือไม่?

1. ใช้เวลานานในการค้นหาทรัพย์สิน
“Notebook เครื่องนี้อยู่ที่ไหน?”  “เครื่องมือนี้ใครยืมไป?”   “อุปกรณ์ชิ้นนี้อยู่แผนกไหน?”
หากคำถามง่าย ๆ เหล่านี้ต้องใช้เวลาในการหาคำตอบนาน แสดงว่าข้อมูล Asset อาจยังไม่สามารถให้ Visibility ที่เพียงพอ

2. ข้อมูลใน Excel ไม่ตรงกับทรัพย์สินจริง
เมื่อมีการย้าย เปลี่ยนผู้ใช้งาน ส่งซ่อม หรือคืนอุปกรณ์ แต่ไม่มีการ Update ข้อมูลทันที ข้อมูลในระบบกับทรัพย์สินจริงก็เริ่มไม่ตรงกันยิ่งมี Asset มาก ความผิดพลาดจาก Manual Update ก็ยิ่งเพิ่มขึ้น

3. ตรวจนับทรัพย์สินแต่ละครั้งใช้เวลามาก
การเดินตรวจ Asset ทีละรายการ แล้วจดหรือเช็กกับ Excel อาจใช้เวลาหลายวัน และยังต้องใช้คนจำนวนมาก

4. ไม่รู้ว่า “ใครครอบครองอุปกรณ์นั้นอยู่”
ทรัพย์สินบางประเภทมีการยืม คืน หรือเปลี่ยนผู้ใช้งานบ่อย เช่น  Notebook , Tablet, Scanner, Tools, Test Equipment 
หากไม่มีระบบ Check-in / Check-out ที่ชัดเจน องค์กรอาจรู้ว่ามี Asset อยู่ แต่ไม่รู้ว่า ใครเป็นผู้ถือครองและอยู่ที่ไหน

5. รู้ว่า Asset หายเมื่อถึงวันที่ตรวจนับหรือวันที่ออดิท
หนึ่งในปัญหาของ Manual Asset Tracking คือ องค์กรมักพบว่าทรัพย์สินหาไม่เจอ เมื่อถึงรอบ Audit  การข้อมูลและประวัติการเคลื่อนย้าย ช่วยให้องค์กรติดตามสถานะและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

6. จำนวน Asset เพิ่มขึ้น แต่กระบวนการยังเหมือนเดิม
เมื่อองค์กรขยายตัว มีพนักงานมากขึ้น หลายแผนก หลายอาคาร หรือหลายโรงงาน การใช้ Excel และ Manual Process แบบเดิมอาจไม่สามารถ Scale ตามธุรกิจได้   นี่อาจเป็นเวลาที่ควรเปลี่ยนจาก  Manual Tracking → Automatic Identification → Digital Asset Management

AIDC ช่วยเปลี่ยน Asset Tracking ได้อย่างไร?

AIDC (Automatic Identification and Data Capture) ช่วยสร้าง Digital Identity ให้ทรัพย์สินแต่ละชิ้น และลดการบันทึกข้อมูลด้วยมือ ด้วยระบบจัดการทรัพย์สิน (Asset Management System) เป็นกระบวนการบริหารจัดการทรัพย์สินขององค์กรตั้งแต่การจัดซื้อ การขึ้นทะเบียน การใช้งาน การซ่อมบำรุง การตรวจนับ ไปจนถึงการจำหน่ายออกจากระบบ เพื่อให้สามารถติดตามสถานะและข้อมูลของทรัพย์สินได้แบบเรียลไทม์

เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบ Asset Management

ระบบบริหารสินทรัพย์ ในปัจจุบันสามารถทำงานร่วมกับเทคโนโลยีหลากหลายรูปแบบ เช่น Barcode (บาร์โค้ด) หรือ RFID

Barcode Printer (เครื่องพิมพ์บาร์โค้ด)

Mobile Computer (เครื่องอ่านบาร์โค้ดพกพา)

Barcode Scanner (เครื่องอ่านบาร์โค้ด)

Fixed RFID Reader 

Cloud Database

Dashboard และระบบรายงานแบบ Real-Time