การเชื่อมต่อผ่านคลาวด์อย่างปลอดภัยอยู่เสมอ

12 ก.พ. 2563

 

Flex integrated Cloud จาก RICOH ส่งมอบการปฏิวัติด้านการดำเนินงานที่คุณจำเป็นในการจัดการด้านการพิมพ์และเอกสารของคุณ ในขณะที่ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้วยเช่นกัน มาดูกันว่าจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพและ ROI ได้อย่างไร

ทำไมคุณจึงจำเป็นต้องมี Flex Integrated Cloud จาก RICOH

RICOH ให้ผู้ใช้สามารถจัดการงานพิมพ์และเอกสารพร้อมแปลงให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้พร้อมกัน ตอบโจทย์กับการที่ปัจจุบันบริษัทต่างๆ ยังเผชิญกับปัญหาที่ไม่สามารถลดการใช้กระดาษในการสื่อสารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เรายังพบว่าสถานปฏิบัติงานขององค์กรส่วนใหญ่ยังมีกองกระดาษและเอกสารจำนวนมาก โดยเฉพาะที่ไม่สามารถระบุความเป็นเจ้าของได้ ซึ่งจำเป็นต้องหาวิธีในการแปลงเอกสารเหล่านี้ให้อยู่ในรูปดิจิทัลเพื่อให้สามารถจัดเก็บ แบ่งปัน และนำไปใช้ได้อย่างปลอดภัย เพื่อลดความสูญเสียและการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพจากการเสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสาร, พิมพ์ออกมาในรูปกระดาษ, และหาพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ยังมีปัญหาด้านความปลอดภัยกรณีถ้าเอกสารสำคัญดันถูกทิ้งไว้ที่เครื่องพิมพ์แล้วคนอื่นมาเห็นก่อนที่จะไปเอามาใช้อีกด้วย ดังนั้น RICOH มองว่าเราควรเก็บข้อมูลเอกสารทุกอย่างขึ้นบนคลาวด์ไว้อย่างปลอดภัยแทน แม้ในภาวะที่เอกสารแบบฮาร์ดก็อปปี้ยังมีความจำเป็นในการทำธุรกิจอยู่ Flex Integrated Cloud จาก RICOH สามารถจัดการเอกสารและงานพิมพ์ทั้งหมดที่ต้องการได้พร้อมๆ กับลดค่าใช้จ่ายได้ลงด้วย

Flex คืออะไร

Flex Integrated Cloud Environment จาก RICOH ทำให้ผู้ใช้ดึงประสิทธิภาพจากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันของ RICOH ได้มากกว่าเดิมโดยไม่จำเป็นต้องซื้อเครื่องเซิร์ฟเวอร์, การวางระบบเพิ่มเติม, อัปเดตซอฟต์แวร์, หรือการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องเพิ่มขึ้นเป็นพิเศษเลย

การติดตั้งก็ยังเป็นไปอย่างเรียบง่ายไม่ซับซ้อน เพราะบริการนี้ถูกออกแบบมาเพื่อใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์กลุ่มเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันในองค์กรให้ได้มากที่สุด รวมทั้งช่วยลดการสูญเสียและค่าใช้จ่ายที่เกิดจากงานพิมพ์ที่ไม่จำเป็น และที่สำคัญที่สุดก็คือ ช่วยยกระดับความปลอดภัยจากคลาวด์เข้ามาปกป้องระบบเอกสารทั้งหมดในบริษัท

ก้าวแรกง่ายๆ สำหรับ Digital Transforamtion

เริ่มต้นจากการแทนที่กระบวนการที่เคยเปลืองเวลาทำด้วยตัวเองอย่างงานสแกนเอกสาร ด้วยฟีเจอร์ Optical Character Recognition (OCR) แบบอัตโนมัติ และระบบแปลงไฟล์ ซึ่งเอกสารที่ถูกแปลงมาเป็นแบบดิจิทัลแล้วจะสามารถค้นหาได้ง่ายมากบนระบบ และแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลรูปแบบอื่นที่นำไปแก้ไขได้ง่ายขึ้นด้วย

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสั่งสแกนเอกสารเพื่อส่งข้อมูลไปทางอีเมลหรือแอปอื่นๆ บนคลาวด์ได้โดยตรงจากอุปกรณ์ที่รองรับ เพียงแค่เลือกแอปปลายทางที่ต้องการ ปรับแต่งการตั้งค่าอีกเล็กน้อย แล้วจึงสั่งสแกนเอกสารเพื่อให้ข้อมูลเอกสารในรูปดิจิทัลไปปรากฏอยู่บนบัญชีผู้ใช้ของแอปที่เลือกไว้ ทำให้ต่อไปเราไม่จำเป็นต้องทำขั้นตอนงานพิมพ์ให้ซับซ้อนยุ่งยาก หรือเปิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัยเหมือนแต่ก่อน อย่างการส่งอีเมลที่แนบข้อมูลเอกสารที่ต้องการไปยังบัญชีของตนเอง แล้วเซฟบันทึกไว้บนเครื่อง แล้วยังต้องมาคอยคัดแยกบนคอมพิวเตอร์ตัวเอง ก่อนจะส่งอัพโหลดขึ้นระบบหรือแอปที่ต้องการอีกทอดหนึ่ง

รองรับการขยายตัวในอนาคต

อย่างไรก็ดี แต่ละธุรกิจล้วนมีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกัน ดังนั้นรูปแบบระบบที่เราต้องเลือกสำหรับการจัดการ จัดเก็บ พิมพ์ หรือแบ่งปันข้อมูลก็ย่อมแตกต่างกันด้วย ขึ้นกับหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น รูปแบบของธุรกิจที่มีอยู่ ตำแหน่งของลูกค้าตามภูมิศาสตร์ รวมทั้งรูปแบบการทำงานนอกสถานที่หรือการทำงานผ่านอุปกรณ์พกพามากหรือน้อยเป็นส่วนใหญ่ในบริษัท เป็นต้น

ซึ่งทาง RICOH ได้ออกแบบระบบเชื่อมต่อเข้ากับบริการคลาวด์ไว้หลากหลายรูปแบบ โดยมีการตั้งค่าการประมวลผลทางดิจิทัลไว้ล่วงหน้าที่เหมาะกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานทั่วไป, สำนักงานที่มีความซับซ้อน, สถานศึกษา, ไปจนถึงหน่วยงานภาครัฐหรือหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย เป็นต้น แล้วยังมีออพชั่นเพิ่มเติมให้ปรับแต่งแอปและโปรเซสเข้ากับธุรกิจที่จำเพาะเพิ่มขึ้นตามที่คุณต้องการอีกด้วย