บริการจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Managed IT Services): ทางเลือกสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในยุคดิจิทัล

ในยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การดูแลระบบไอทีของธุรกิจขนาดเล็กไม่ใช่เรื่องง่าย หากไม่มีบริการจัดการระบบไอที (Managed IT Services) เข้ามาช่วยเสริม ซึ่งหลายครั้ง "แผนกไอที" ของธุรกิจเล็กๆ อาจมีเพียงคนเดียวที่ต้องทำทุกอย่างเอง ตั้งแต่รับสาย Help Desk จัดการคำร้องขอรับบริการ ตรวจสอบระบบเครือข่ายและไฟร์วอลล์ ติดตั้งและอัปเดตแพตช์ สำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ ซ่อมเครื่องพิมพ์ ไปจนถึงดูแลระบบอีเมลสำนักงาน 

นอกจากนี้ ยังต้องติดตามเทรนด์เทคโนโลยีใหม่ๆ เพื่อนำมาแนะนำธุรกิจว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร ลดต้นทุนในส่วนใด และสนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร แต่ในความเป็นจริง มักไม่มีเวลาเหลือพอที่จะทำทั้งหมด ส่งผลให้แผนกไอทีของธุรกิจเล็กๆ มีโอกาส “ตามไม่ทัน” ความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจ  

ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการบริการจัดการระบบไอทีที่ผสาน “เทคโนโลยีที่เหมาะสม” เข้ากับ “การบริการที่ตรงจุด” เพื่อสร้างความคล่องตัวและขับเคลื่อนความสำเร็จให้กับธุรกิจในยุคใหม่ 

Cloud Services: ทำให้แอปพลิเคชันทันสมัยอยู่เสมอ 

ปัจจุบัน เทคโนโลยีได้ผสานเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจมากขึ้น ทำให้การบริการจัดการระบบไอทีไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสนับสนุน แต่กลายเป็น “ทรัพย์สินเชิงกลยุทธ์” ขององค์กร 

หลายธุรกิจจึงเลือกใช้บริการการจัดการระบบไอทีเหล่านี้เพื่อลดความเสี่ยง เพิ่มประสิทธิภาพ และกระจายภาระงาน ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มีรูปแบบบริการแบบเลือกใช้ (a la carte) เช่น Email Hosting ระบบ CRM การจัดเก็บข้อมูล Network Monitoring หรือ Backup & Recovery ซึ่งทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกับทีมไอทีภายในได้อย่างใกล้ชิด 

สำหรับธุรกิจ การมีการบริการจัดการระบบไอทีเข้ามาเสริม ถือเป็นการแบ่งเบาภาระสำคัญ ทั้งด้านการตรวจสอบระบบตลอด 24 ชั่วโมง และบริการ Hosting ที่ช่วยลดภาระการดูแลระบบอีเมลภายในซึ่งกินเวลามาก และมักไม่ตอบโจทย์ผู้ใช้งาน การใช้ Cloud Hosting ไม่เพียงช่วยให้ทีมไอทีทำงานได้ง่ายขึ้น แต่ยังยกระดับประสบการณ์ใช้งานให้พนักงานทั้งองค์กร นอกจากนี้ บริการ Cloud สมัยใหม่ยังสามารถอัปเดตแอปพลิเคชันโดยอัตโนมัติ ช่วยเพิ่มความปลอดภัย และลดงานซ้ำซ้อนที่กินเวลาของแผนกไอที 

ลดความเสี่ยงจากการใช้งานอุปกรณ์เคลื่อนที่ 

การทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (Mobile Devices) ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของชีวิตการทำงาน และแนวโน้ม BYOD (Bring Your Own Device) ยิ่งเพิ่มความซับซ้อน เนื่องจากมีทั้งอุปกรณ์ แพลตฟอร์ม และแอปพลิเคชันที่หลากหลาย ซึ่งอาจเป็นช่องทางของความเสี่ยงด้านความปลอดภัย 

การตั้งค่า จัดการ หรือปิดการเข้าถึงระบบเครือข่ายและอีเมลในอุปกรณ์พนักงาน อาจกลายเป็นงานเต็มเวลา หากไม่มีการกำกับดูแลที่เหมาะสม ความปลอดภัยของข้อมูลบริษัทจะถูกฝากไว้กับผู้ใช้งาน ซึ่งเสี่ยงต่อการตั้งรหัสผ่านที่ไม่รัดกุม การทำอุปกรณ์หาย หรือการใช้งานอินเทอร์เน็ตอย่างไม่ปลอดภัย 

คำตอบคือการใช้ Mobile Device Management (MDM) ที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการอุปกรณ์ทุกเครื่องในเครือข่ายได้อย่างปลอดภัย MDM ยังมอบมุมมองแบบครบวงจรเกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ ช่วยปกป้องทั้งข้อมูลธุรกิจและข้อมูลส่วนบุคคล อีกทั้งยังทำให้การตั้งค่าและการเชื่อมต่ออุปกรณ์ใหม่เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว 

การจัดการเครื่องพิมพ์สำนักงาน 

อีกหนึ่งงานที่มักสร้างภาระให้ทีมไอทีคือการดูแลเครื่องพิมพ์ ซึ่งสามารถถ่ายโอนภาระไปยังผู้ให้บริการจัดการงานพิมพ์ (Managed Print Services) ได้เช่นกัน ซึ่งผู้ให้บริการสามารถตรวจสอบเครื่อง วินิจฉัยปัญหา และส่งการแจ้งเตือน ขณะที่ทีมงานสามารถกำหนดค่าระบบจากระยะไกล พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยที่ติดตั้งมาในตัว 

นอกจากนี้ การใช้บริการจัดการงานพิมพ์ (Managed Print Services) ยังช่วยให้องค์กรมีข้อมูลการใช้งานจริงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งแผนกไอทีเพียงลำพังไม่สามารถทำได้ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้วางแผนการใช้ทรัพยากรได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ค้นพบว่ามีเครื่องพิมพ์มากเกินความจำเป็น เครื่องพิมพ์บางส่วนถูกใช้งานไม่เต็มที่เพราะวางตำแหน่งไม่เหมาะสม หรือมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไปจากหมึกและกระดาษ ขณะที่การเก็บข้อมูลบน Cloud อาจเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่ากว่า 

เปลี่ยนทีมไอที ให้เป็นกำลังเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจ 

เมื่อมีเวลาและทรัพยากรเพียงพอ ทีมไอทีสามารถทำได้มากกว่าการแก้ปัญหา แต่กลายเป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญเชิงกลยุทธ์ให้กับองค์กร การเลือกใช้ “บริการจัดการระบบไอที” เพื่อลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน จะช่วยให้ทีมไอที มีโอกาสโฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่า ส่งผลให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพร้อมแข่งขันในโลกดิจิทัลอย่างแท้จริง

ที่มา:  RICOH USA