7 คุณสมบัติเด่นสำคัญของระบบบริหารจัดการเอกสารที่ปลอดภัย

เอกสารของฉัน หรือของบริษัทจะปลอดภัยแค่ไหน? 

นี่เป็นคำถามเริ่มต้นที่ดีเมื่อคุณเริ่มมองหาและประเมินระบบบริหารจัดการเอกสาร 

เหตุการณ์ความปลอดภัยรั่วไหลได้รับความสนใจมากและอาจดูเหมือนเรื่องปกติ แต่คุณและธุรกิจไม่ควรยอมรับสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องปกติ คุณสามารถทำได้มากมายเพื่อป้องกัน เริ่มจากวิธีที่คุณรักษาความปลอดภัยและปกป้องเอกสาร ข้อมูล และข้อมูลสำคัญของคุณ 

ในบทความนี้ เราจะมาดู 7 คุณสมบัติเด่นสำคัญด้านความปลอดภัย ที่ควรมองหาในระบบบริหารจัดการเอกสาร ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย ทั้งจากความเสี่ยงภายในองค์กร (ตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ) และการโจมตีจากภายนอก เรายังจะแชร์คำถามที่ควรถามเมื่อต้องประเมินระบบ 

ระบบบริหารจัดการเอกสารคืออะไร? 

เริ่มจากพื้นฐาน เราอาจถามว่าอะไรคือระบบบริหารจัดการเอกสาร? 

สรุปสั้นๆ คือ ระบบหรือกระบวนการใดๆ ที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารสามารถนิยามว่าเป็นระบบบริหารจัดการเอกสาร แต่คำนี้มักหมายถึง แพลตฟอร์มดิจิทัลที่จัดเก็บและเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Document Management System – DMS) 

ระบบ DMS มีหลายประเภทและความปลอดภัยแตกต่างกันไป ดังนั้นธุรกิจควรเลือกระบบที่มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะปลอดภัยที่สุด 

วิธีประเมินความปลอดภัยของเอกสาร 

ความปลอดภัยของเอกสารมีความสำคัญ การสูญหายของข้อมูลและข้อพิพาททางกฎหมายเป็นปัญหาที่ไม่มีใครอยากเจอ โดยเฉพาะกับค่าปรับและความเสียหายต่อชื่อเสียงที่สามารถทำลายธุรกิจได้ 

เพื่อประเมินความปลอดภัยปัจจุบันของเอกสารและข้อมูลของคุณ คุณสามารถถามตัวเองเกี่ยวกับวิธีการที่องค์กรจัดการเอกสาร

• เราป้องกันความเสี่ยงจากการรั่วไหลภายในโดยไม่ได้ตั้งใจหรือจงใจอย่างไร? 
• เราป้องกันภัยคุกคามจากแฮกเกอร์หรือไม่? 
• หากเกิดภัยพิบัติ เราจะเข้าถึงและกู้คืนข้อมูลได้อย่างไร? 
• เราสามารถแสดงการจัดการเอกสารและข้อมูลที่ถูกต้องหรือไม่? 
• มีนโยบายและการปฏิบัติการเก็บรักษาเอกสารที่ชัดเจนสำหรับข้อมูลที่มีความอ่อนไหวทางกฎหมายหรือไม่? 
• เราเสี่ยงต่อค่าปรับทางการเงินหรือไม่? 

นอกจากนี้ ควรพิจารณาการใช้งานเอกสารของพนักงาน

• พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ทันทีหรือไม่? 
• พนักงานรู้เสมอหรือไม่ว่าเอกสารที่ใช้อยู่เป็นเวอร์ชันล่าสุด? 
• พนักงานได้รับการฝึกอบรมเรื่องการจัดการเอกสารอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะป้องกันการโจมตีทางสังคมและ social engineering หรือไม่? 

เมื่อคุณมีคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้และคำถามอื่นๆ ที่คุณระบุและถามแล้ว คุณจะรู้ว่าฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยของเอกสารที่คุณต้องการคืออะไร  

7 คุณสมบัติเด่นสำคัญด้านความปลอดภัยที่ควรมองหาในระบบบริหารจัดการเอกสาร 

คำถามเหล่านี้เกี่ยวกับ คุณสมบัติเด่นด้านความปลอดภัย ของระบบบริหารจัดการเอกสาร หากคุณกำลังพิจารณา Cloud Document Management ซึ่งผู้ให้บริการเป็นเจ้าภาพจัดเก็บระบบ คุณอาจต้องถามคำถามเฉพาะเกี่ยวกับความปลอดภัยของศูนย์ข้อมูล 

คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ cloud document management ในบทความของเรา “การจัดการเอกสารบนคลาวด์ (Cloud Document Management)”  

คุณสามารถหาคำถามที่ควรถามเกี่ยวกับผู้ให้บริการศูนย์ข้อมูลได้ในบทความของเรา “ความปลอดภัยของระบบคลาวด์: 10 คำถามที่ควรหาคำตอบ” 

1. การเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption) 
   
   ความปลอดภัยของระบบเริ่มต้นด้วยวิธีการเข้ารหัสข้อมูล 
   
   แต่ไม่ใช่เพียงตัวระบบที่คุณควรประเมิน คุณยังต้องเข้าใจความปลอดภัยของข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ รวมถึง PC แท็บเล็ต และอุปกรณ์อื่นๆ ที่เชื่อมต่อกับระบบ 
   
   ควรมองหาการเข้ารหัส AES 256-bit นี่คือการเข้ารหัสระดับกองทัพและเป็นมาตรฐานสำหรับเอกสารลับของรัฐบาลสหรัฐในระดับสูงสุด 
   
   การรับส่งข้อมูลระหว่างระบบและอุปกรณ์ควรใช้ HTTPS/TLS เพื่อป้องกันการถูกดักข้อมูล 
   
   
2. การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง (Access Rights Management) 
   
   การควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารเป็นเรื่องสำคัญ 
   • เข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีบัญชีและรหัสผ่าน 
   • กำหนดสิทธิ์เฉพาะบุคคลหรือกลุ่ม เช่น ดูอย่างเดียวหรือแก้ไขได้ 
   • สามารถจำกัดการเข้าถึงแม้แต่ meta-data ของเอกสาร 
     
     
3. ความซ้ำซ้อน (Redundancy) 
   
   จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลและเอกสารของคุณหากเกิดความล้มเหลว? 
   • ควรมีอย่างน้อย 2 ชั้นของความซ้ำซ้อน และชั้นที่สามสำรองนอกสถานที่ทางภูมิศาสตร์ 
   • Cloud DMS มักมีระบบสำรองข้อมูลพร้อมใช้งาน 
   • ควรทราบที่ตั้งของข้อมูลเพื่อปฏิบัติตามกฎหมายและการคุ้มครองข้อมูล 
     
     
4. ป้องกันไวรัส (Virus Protection) 
   
   มัลแวร์ที่ฝังอยู่ในเอกสารสามารถสร้างความเสียหายให้กับระบบและอุปกรณ์ของผู้ใช้ได้ 
   
   ระบบต้องป้องกันไวรัสและมัลแวร์อย่างต่อเนื่อง 
   
   
5. นโยบายการเก็บรักษาและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Retention and Compliance Policies) 
   
   เอกสารบางประเภทมีข้อกำหนด lifecycle เฉพาะ 
   
   • กฎหมายอาจกำหนดให้เก็บเอกสารเป็นระยะเวลาขั้นต่ำ เช่น ใบแจ้งหนี้ต้องเก็บ 7 ปี 
   • ต้องมีแผนจัดการ lifecycle ของเอกสาร 
   • ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบ compliance เช่น GDPR, CCPA, Sarbanes-Oxley, HIPAA 
     
     
6. ความสมบูรณ์ของเอกสาร (Document Integrity) 
   
   ต้องมั่นใจในความถูกต้องของเอกสารทุกครั้งที่เข้าถึง 
   
   • ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signatures) เพื่อยืนยันเอกสาร 
   • การจัดการเวอร์ชัน (Version Management) ระบบ check-out/check-in เอกสารเมื่อมีการแก้ไข 
   • บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Change Logs) เก็บประวัติการเข้าถึง แก้ไข และ workflow ของเอกสาร
       
7. ความสามารถในการตรวจสอบ (Auditing Capabilities) 
   
   ระบบต้องมีรายงานที่สามารถตรวจสอบและติดตามได้ 
   
   • ความลึกของรายงานและความสะดวกในการดึงข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ 

เช็กลิสต์คำถามเมื่อต้องประเมิน DMS 

• ระบบตรวจสอบตัวบุคคลด้วยบัญชีผู้ใช้เฉพาะหรือไม่? 
• สามารถควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงโดยกลุ่ม บุคคล หรือแม้แต่ข้อมูลเอกสารได้หรือไม่? 
• ข้อมูลถูกสำรองในหลายพื้นที่หรือไม่? 
• ระบบมีการเข้ารหัส 256-bit หรือไม่? 
• มี workflow และนโยบายการเก็บรักษาเอกสารหรือไม่? 
• ระบบสอดคล้องกับข้อกำหนด compliance หรือไม่? 
• ตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารได้หรือไม่? 
• สามารถเชื่อมต่อระบบกับแอปธุรกิจอื่นๆ อย่างปลอดภัยได้หรือไม่? 
• ระบบบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารหรือไม่? 
• ระบบทำอย่างไรเพื่อให้มี uptime และ availability สูงสุด?     

ที่มา:  RICOH USA