ศูนย์ทรัพยากรแบบบูรณาการ (Integrated Resource Centers) - นำพานวัตกรรมด้านงานพิมพ์ การจัดส่ง และสื่อดิจิทัลสู่อนาคต

ทำความรู้จักกับศูนย์ทรัพยากรแบบบูรณาการ และ 10 เหตุผลที่ควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์งานพิมพ์หรือศูนย์ผลิตเอกสารภายในองค์กรของคุณ 

แม้ว่าโลกจะเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มตัว แต่ศูนย์พิมพ์เอกสารภายในองค์กร (In-Plant) และศูนย์พิมพ์ในสถานที่ (On-site Printing Centers) กำลังเปลี่ยนบทบาทเป็นสิ่งจำเป็นที่มีความสำคัญต่อธุรกิจมากขึ้นเรื่อยๆ จากผลการวิจัยของ IDC พบว่า 63.8% ของพนักงานสายงานความรู้ (Knowledge Workers) ระบุว่า “การพิมพ์เอกสาร” เป็นสิ่งที่ “สำคัญมาก” หรือ “สำคัญ” ต่อองค์กรของตน 

องค์กรที่มุ่งเน้นการปรับปรุงและนำนวัตกรรมมาใช้ในงานพิมพ์ รวมถึงแผนกจัดส่งเอกสาร สื่อดิจิทัล และป้ายประชาสัมพันธ์ คือกลุ่มที่มีศักยภาพในการเติบโตอย่างต่อเนื่อง พวกเขาเลือกแนวทางใหม่ในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจ โดยเปลี่ยนจากหน่วยงานที่มีต้นทุนสูง มาเป็นแหล่งสร้างรายได้ ด้วยการปรับปรุงเทคโนโลยี กระบวนการ อุปกรณ์ และบริการให้ทันสมัยและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ 

แนวคิดนี้มุ่งเน้นการใช้ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และบริการที่ผสานกันอย่างลงตัว เพื่อหาวิธีดำเนินธุรกิจที่คุ้มค่า มีประสิทธิภาพ และเป็นมิตรกับลูกค้ามากที่สุด ที่ริโก้ เราเรียกการเปลี่ยนแปลงนี้ว่า “ศูนย์ทรัพยากรแบบบูรณาการ” (Integrated Resource Centers หรือ IRC) ซึ่งรองรับทั้งการให้บริการในสถานที่ของลูกค้า หรือที่ศูนย์ของริโก้ รวมถึงโซลูชันบนระบบคลาวด์ 

ศูนย์ทรัพยากรแบบบูรณาการ (IRC) คืออะไร? 

IRC คือการจัดองค์ประกอบของบุคลากร กระบวนการ ประสิทธิภาพ และเทคโนโลยีให้เหมาะสมกับการดำเนินงานด้านงานพิมพ์และการจัดส่งเอกสาร โดยริโก้จะทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาเชิงกลยุทธ์หรือผู้ให้บริการแบบครบวงจร เพื่อเปลี่ยน IRC ให้เป็นแหล่งสร้างรายได้และลดต้นทุน ด้วยแนวทาง เช่น: 

• วางแผนธุรกิจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานในระบบเอกสารทั้งหมด
• ปรับปรุงกระบวนการรับคำสั่งงาน
• เชื่อมต่อระบบเดิมเพื่อจัดการข้อมูลอย่างปลอดภัย เปลี่ยนงานที่ทำด้วยมือให้เป็นระบบอัตโนมัติ
• จัดพื้นที่ผลิตงานให้เหมาะสมกับการไหลของงานและการใช้พื้นที่อย่างคุ้มค่า
• ปรับปรุงกระบวนการจัดส่งทางไปรษณีย์ อัตราค่าบริการ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• ประเมินการฝึกอบรมอุปกรณ์ การขาย การตลาด ค่าใช้จ่ายในการบริหาร และต้นทุนการผลิต 

กรณีศึกษา: เขตการศึกษา Deer Valley Unified School District 

หนึ่งในตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลง IRC คือแผนกบริการงานพิมพ์ของเขตการศึกษา Deer Valley ในรัฐแอริโซนา ซึ่งเคยเผชิญกับต้นทุนสูง ปัญหาบุคลากร ค่าใช้จ่ายจากเครื่องพิมพ์ออฟเซ็ตสูง เวลาผลิตงานล่าช้า อุปกรณ์ล้าสมัย และขาดความเชื่อมั่นทั้งภายในและภายนอกองค์กร 

คุณมาร์ติน เจมส์ หัวหน้าแผนกบริการงานพิมพ์ได้ร่วมมือกับริโก้ เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้ทันสมัย พร้อมนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ จัดโครงสร้างทีมงานใหม่ และติดตั้งซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ที่ทันสมัย ผลลัพธ์ที่ได้คือ: 

• รายได้เพิ่มขึ้น 257% ภายใน 6 ปี 
• ปริมาณงานพิมพ์หลักสูตรเพิ่มขึ้น 1,252% 
• ขยายบริการงานพิมพ์ไปยังลูกค้านอกเขตการศึกษาได้ถึง 545% โดยมีลูกค้าใหม่ 90 ราย  
• ปัจจุบันเป็นแผนกงานพิมพ์ระดับ K-12 ที่ใหญ่เป็นอันดับ 4 ของประเทศในด้านรายได้รวม และอันดับ 1 ในด้านรายได้ต่อพนักงาน 

10 ประโยชน์จากการนำนวัตกรรมและการบูรณาการมาใช้ในกลยุทธ์ IRC 

1. เพิ่มศักยภาพในการขยายบริการและสร้างคุณค่าใหม่ให้กับองค์กร 
2. ลดต้นทุนเฉลี่ย 25–35% 
3. เพิ่มรายได้อย่างมีนัยสำคัญ 
4. เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานผ่านระบบอัตโนมัติ 
5. ใช้เทคโนโลยี AI การบูรณาการ และการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์เพื่อปรับปรุงการทำงานและการรายงาน 
6. ส่งเสริมการจัดการข้อมูลอย่างมีระบบ 
7. เพิ่มความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัว 
8. สนับสนุนเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมาภิบาล (ESG) 
9. ลดผลกระทบจากปัญหาด้านแรงงานด้วยบริการเสริม 
10. สร้างความเชื่อมั่นในงานพิมพ์ที่รวดเร็วและมีคุณภาพสูง 

IDC คาดการณ์ว่า “ภายในปี 2027 จะมีองค์กรถึง 40% ที่ปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดหาเทคโนโลยีและบริการงานพิมพ์ เพื่อรองรับการเปลี่ยนผ่านสู่การดำเนินธุรกิจแบบดิจิทัล”

ก้าวทันนวัตกรรมเอกสารและการเปลี่ยนแปลงธุรกิจ 

การวางกลยุทธ์ที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับองค์กรที่มีปริมาณงานพิมพ์และการจัดส่งเอกสารจำนวนมาก โดยเฉพาะเมื่อเผชิญกับปัญหา เช่น การใช้งานไปรษณีย์ลดลง ค่าจัดส่งสูง การส่งกลับเอกสาร ปัญหาแรงงาน แอปพลิเคชันที่กระจัดกระจาย และการทำงานแบบไฮบริด 

สิ่งที่มักถูกมองข้าม แต่ไม่ควรละเลย คือทรัพยากรที่สามารถให้บริการงานพิมพ์และจัดส่งเอกสารแบบอัตโนมัติ ซึ่งต้องอาศัยบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในการให้บริการระดับมืออาชีพ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร 

บริการแบบจัดการ (Managed Services) ที่มีผู้เชี่ยวชาญสามารถช่วยปลดล็อกศักยภาพใหม่ในการทำงาน เพิ่มความเร็วในการผลิต ขยายขนาดการดำเนินงาน และให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่า 

IDC ยังคาดการณ์เพิ่มเติมว่า: 

• ภายในปี 2026 องค์กร 60% จะมีเป้าหมายในการชดเชยคาร์บอนจากงานพิมพ์ 
• ภายในปี 2027 องค์กรระดับโลก 10% จะเปลี่ยนไปใช้เครื่องพิมพ์ที่ผลิตใหม่หรือปรับสภาพแล้ว เพื่อสนับสนุนความยั่งยืน
• AI และ GenAI จะเข้ามาเสริมบริการงานพิมพ์ ซึ่งหมายความว่าองค์กรต้องปรับปรุงกระบวนการ เทคโนโลยี และอุปกรณ์อย่างต่อเนื่อง 

การเติบโตของแผนกงานพิมพ์หรือจัดส่งเอกสารภายในองค์กร ต้องเริ่มจากการเปลี่ยนกระบวนการเดิมให้เป็นบริการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การวิเคราะห์ และผลลัพธ์ที่สร้างคุณค่าและความได้เปรียบทางการแข่งขัน  

สิ่งสำคัญคือการเข้าใจทรัพยากรที่มีอยู่ และวางกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อเร่งการเติบโต เมื่อประเมินงานเอกสารขาเข้าและขาออก รวมถึงการสื่อสารต่าง ๆ แล้ว องค์กรสามารถกำหนดเป้าหมายและวางแผนการเติบโตในอนาคตได้อย่างชัดเจน