การจัดการเอกสารบนคลาวด์ (Cloud Document Management)

การจัดการเอกสารบนคลาวด์ได้กลายเป็นวิธีที่น่าสนใจในการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เนื่องจากในช่วงวิกฤตโควิด หลายองค์กรหันมาใช้ระบบคลาวด์เพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ และผลกระทบของมันทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องรักษาความสามารถในการทำงานและความสามารถในการแข่งขัน  

ในขณะที่รูปแบบการทำงานยังคงเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง องค์กรทุกขนาดและทุกประเภทสามารถได้รับประโยชน์มากมายจากการนำระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์มาใช้ 

บทความนี้จะให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเอกสารบนคลาวด์ โดยคุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับ

• เหตุผลที่หลายบริษัทเลือกใช้ระบบคลาวด์ 
• ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์คืออะไร 
• ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ 
• องค์ประกอบสำคัญของระบบจัดการเอกสาร 
• วิธีการนำระบบไปใช้ในองค์กร 
• คำถามที่ควรถามผู้ให้บริการระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ 

เรายังจะแนะนำความรู้เพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์เหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่ มีหลายเรื่องที่ต้องพูดถึง พร้อมแล้วใช่ไหม? ไปกันเลย 

เพราะอะไรธุรกิจจำนวนมากจึงเลือกใช้คลาวด์? 

ระบบคลาวด์มีข้อดีหลายประการเมื่อเทียบกับแอปพลิเคชันแบบติดตั้งภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นคลาวด์แบบสาธารณะหรือแบบส่วนตัว ข้อดีเหล่านี้ตอบโจทย์องค์กรที่มีพนักงานทำงานจากระยะไกลหรือมีสำนักงานหลายแห่ง 

โดยทั่วไป ข้อดีเหล่านี้สามารถใช้ได้กับโซลูชันคลาวด์เกือบทุกประเภท ไม่ว่าจะใช้ในแอปพลิเคชันใดก็ตาม 

• การเข้าถึงที่ง่ายและรองรับการทำงานจากระยะไกล เนื่องจากระบบอยู่บนคลาวด์ สิ่งที่พนักงานจะต้องมี ก็คือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เบราว์เซอร์บนอุปกรณ์ และสิทธิ์การเข้าถึง หากแอปพลิเคชันอยู่บนคลาวด์ส่วนตัว อาจต้องใช้ VPN ด้วยการเข้าถึงทำได้โดยเปิดเบราว์เซอร์ เข้า URL (มักจะบันทึกไว้ในบุ๊กมาร์ก) และกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบ
• ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ทั้งการจัดการข้อมูลและผู้ใช้งานจะถูกควบคุมแบบรวมศูนย์ โดยมีสิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดว่าผู้ใช้สามารถทำอะไรได้บ้างเมื่อเข้าสู่ระบบ สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรควบคุมข้อมูลได้มากขึ้น และลดช่องโหว่จากอุปกรณ์ปลายทาง
• การประหยัดต้นทุน แอปพลิเคชันบนคลาวด์อยู่ในศูนย์ข้อมูล หมายความว่าไม่ต้องมีฮาร์ดแวร์หรือการสนับสนุนภายในองค์กร และเปลี่ยนจากค่าใช้จ่ายแบบลงทุน (CapEx) เป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (OpEx) นอกจากนี้ยังไม่ต้องใช้พื้นที่สำนักงานสำหรับฮาร์ดแวร์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่
• การสำรองข้อมูลและการกู้คืนจากภัยพิบัติ เมื่อพนักงานอยู่กระจายกัน การสำรองข้อมูลอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ระบบคลาวด์ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ แอปพลิเคชันและข้อมูลอยู่ในคลาวด์ ทำให้มีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และศูนย์ข้อมูลที่ใช้มักมีระบบป้องกันและสำรองหลายชั้นเพื่อให้ระบบพร้อมใช้งานเสมอ หากต้องการ RPO (Recovery Point Objective) ที่ 5 นาที ก็สามารถตั้งค่าได้
• การปรับขนาดตามความต้องการ สามารถซื้อเฉพาะสิ่งที่จำเป็น และเพิ่มได้เมื่อธุรกิจเติบโต
• การอัปเดตอัตโนมัติ ได้รับฟีเจอร์ใหม่และแพตช์ความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง เช่นเดียวกับ Microsoft 365™
• การรายงาน สามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพและการเข้าถึงเพื่อปรับปรุงการทำงานและบริหารความเสี่ยง 

ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์คืออะไร? 

ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ คือแอปพลิเคชันประเภทซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) ที่ให้บริการโดยผู้ให้บริการระบบจัดการเอกสาร ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บ ดัชนี และเก็บรักษาเอกสารและข้อมูลต่างๆ ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและรวมศูนย์ 

ผู้ให้บริการจะจัดสรรระบบให้กับลูกค้าแต่ละรายผ่านศูนย์ข้อมูลหรือ “คลาวด์” ของตน ซึ่งช่วยให้สามารถบริหารทรัพยากรการประมวลผลได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดและความพร้อมในการให้บริการอย่างต่อเนื่องแก่ลูกค้า 

ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ 

ด้วยระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ คุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้คลาวด์คอมพิวติ้งเช่นเดียวกับที่กล่าวไว้ในหัวข้อก่อนหน้า ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุน ความสามารถในการปรับขนาด การกู้คืนระบบหลังเหตุการณ์วิกฤติ การรายงาน และอื่นๆ อีกมากมาย 

นอกจากนี้ ระบบยังมอบประโยชน์เฉพาะทางเพิ่มเติม เช่น

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

ระบบจัดการเอกสาร รวมถึงระบบที่อยู่บนคลาวด์ ไม่ใช่แค่ตู้เก็บเอกสารดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่ยังมีฟีเจอร์อัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน ความสามารถในการดึงข้อมูล และเครื่องมืออื่นๆ อีกมากมาย ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ คุณสามารถลดเวลาในการจัดการ แบ่งปัน หรือส่งต่อเอกสารระหว่างบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ความยืดหยุ่นในการใช้พื้นที่สำนักงาน 

เมื่อเอกสารของคุณถูกแปลงเป็นดิจิทัล คุณจะต้องใช้พื้นที่จัดเก็บกระดาษน้อยลง ซึ่งหมายถึงการลดพื้นที่ที่ต้องใช้สำหรับตู้เอกสาร พื้นที่ที่เหลือสามารถนำไปใช้ประโยชน์อื่นๆ ได้ เช่น การออกแบบพื้นที่ทำงานให้ปลอดภัยและชาญฉลาดยิ่งขึ้น 

ลดการใช้กระดาษ 

เอกสารดิจิทัลไม่จำเป็นต้องส่งต่อกันแบบทางกายภาพระหว่างพนักงาน คุณจะสามารถเร่งกระบวนการทำงานได้ เพราะเอกสารดิจิทัลสามารถเคลื่อนย้ายได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว การใช้กระดาษที่น้อยลงยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านอุปกรณ์สำนักงานอีกด้วย 

การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว 

ทุกเอกสารสามารถค้นหาและใช้งานได้โดยไม่ต้องลุกจากโต๊ะทำงาน แอปพลิเคชันที่สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารและกรอกลงในช่องดัชนีที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จะช่วยให้การค้นหาเอกสารง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น 

การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็ว 

ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ ไม่ต้องรอฮาร์ดแวร์ใหม่ การเริ่มต้นใช้งานเป็นเรื่องง่าย ผู้ให้บริการคลาวด์จะตั้งค่าระบบให้คุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าสู่ระบบและกำหนดค่าต่างๆ 

การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น 

การเข้าถึงเอกสารได้รวดเร็วช่วยให้คุณสามารถตอบคำถามของลูกค้าได้ทันที ทีมงานของคุณไม่จำเป็นต้องขอให้ลูกค้ารอสายเพื่อค้นหาเอกสารจากตู้ไฟล์อีกต่อไป 

ลดความจำเป็นในการใช้ทรัพยากรด้าน IT 

เนื่องจากผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าถึงระบบผ่านเว็บเบราว์เซอร์ (เช่น Chrome, Firefox, IE ฯลฯ) ผู้ดูแลระบบสามารถเป็นใครก็ได้ในองค์กรของคุณ 

และนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของประโยชน์ที่คุณจะได้รับ คุณจะค้นพบข้อดีอื่นๆ อีกมากมายเมื่อคุณและทีมงานเริ่มใช้งานเอกสารดิจิทัลและเวิร์กโฟลว์ในระบบคลาวด์ 

องค์ประกอบสำคัญของระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ 

ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ประกอบด้วยฟีเจอร์หลักหลายประการที่ช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การแปลงและดึงข้อมูลจากเอกสาร (Document Imaging and Capture) 

สำหรับระบบส่วนใหญ่ในปัจจุบัน เอกสารดิจิทัลสามารถบันทึก พิมพ์ หรือ “ลากและวาง” ลงในระบบจัดการเอกสารได้โดยตรง แต่คุณอาจยังมีเอกสารกระดาษที่ต้องนำเข้าสู่ระบบ 

การสแกนเอกสารกระดาษผ่านเครื่องสแกนเฉพาะทางหรืออุปกรณ์มัลติฟังก์ชันเข้าสู่โฟลเดอร์ เป็นวิธีพื้นฐานที่สุดในการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัล หลายระบบมีฟีเจอร์การสแกนแบบกดปุ่มเดียว พร้อมการกำหนดเส้นทางเอกสาร เช่นโซลูชัน Smart Integrations ของเรา 

บางระบบสามารถสแกนและจัดทำดัชนีเอกสารโดยอัตโนมัติ ดึงข้อมูล และกรอกลงในช่องดัชนี ค้นหา และฟิลด์ต่างๆ เพื่อให้สามารถเรียกดูเอกสารได้ง่ายขึ้น ฟีเจอร์นี้ช่วยลดการกรอกข้อมูลด้วยมือ ลดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ และช่วยให้พนักงานมีเวลาทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น 

เทคโนโลยีเบื้องหลังการดึงข้อมูลอัตโนมัติคือการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) และอาจมีการใช้บาร์โค้ดร่วมด้วย 

แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (eForms) เป็นอีกหนึ่งวิธีในการดึงข้อมูลจากเอกสาร โดยสามารถกำหนดฟิลด์ข้อมูลเฉพาะ และส่งเอกสารไปยังตู้เอกสารดิจิทัลที่ถูกต้องตามข้อมูลในฟิลด์ เช่น หากใบแจ้งหนี้มาจากบริษัท ABC Company Inc เอกสารจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์ของ ABC โดยอัตโนมัติ 

เนื่องจากระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ตั้งอยู่บนอินเทอร์เน็ต ไม่ได้อยู่ในสำนักงานของคุณ เทคโนโลยีการสแกน การจัดทำดัชนี และการดึงข้อมูลส่วนใหญ่สามารถทำงานร่วมกับระบบเหล่านี้ได้ 

การจัดการเอกสาร (Document Handling) 

คุณสามารถทำอะไรได้มากมายกับเอกสารในระบบดิจิทัล เช่น การไฮไลต์ การประทับตรา (“APPROVED”) การวางข้อความซ้อน และอื่นๆ อีกมากมาย รวมถึงการรวมเอกสารหลายไฟล์เข้าด้วยกัน 

ความสามารถเฉพาะในการจัดการเอกสารจะแตกต่างกันไปตามแต่ละระบบ แต่โดยทั่วไปคุณสามารถคาดหวังฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมายในการจัดการเอกสาร 

การทำงานร่วมกัน (Collaboration) 

พนักงานสามารถดู แก้ไข และใส่หมายเหตุในเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ และเนื่องจากระบบอยู่บนคลาวด์และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ทีมงานของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น แม้จะอยู่คนละสถานที่ 

ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ (Workflow Automation) 

สำหรับหลายองค์กร ฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่มีในระบบจัดการเอกสาร เช่น DocuWare ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานอย่างสิ้นเชิง โดยสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ล่วงหน้าสำหรับเอกสารเฉพาะ หรือสร้างแบบเฉพาะกิจตามความจำเป็น 

หนึ่งในเวิร์กโฟลว์ยอดนิยมที่หลายระบบมีให้ใช้งานทันที คือเวิร์กโฟลว์สำหรับฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable – AP) 

• ใบแจ้งหนี้จะถูกสแกนเข้าสู่ระบบ และข้อมูลจะถูกดึงหรือกรอกลงในช่องดัชนี จากนั้นผู้ใช้จะเริ่มกระบวนการอนุมัติ
• ผู้อนุมัติ หรือผู้อนุมัติคนแรก จะได้รับข้อความแจ้งว่าเอกสารรอการอนุมัติ
• เมื่อคลิกที่ลิงก์ ผู้อนุมัติจะเข้าสู่เอกสารโดยตรง สามารถอนุมัติและส่งต่อไปยังขั้นตอนถัดไป เช่น ผู้ที่รับผิดชอบในการส่งชำระเงิน 

ในกระบวนการนี้ เอกสารจะไม่เคลื่อนย้ายไปไหน และไม่มีความเสี่ยงที่จะสูญหายหรือถูกวางผิดที่ ซึ่งอาจทำให้การชำระเงินล่าช้า ทุกการดำเนินการจะถูกบันทึกไว้ในระบบ และสามารถดูได้ผ่านรายงาน 

ด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ กระบวนการอนุมัติที่เคยใช้เวลาหลายวัน สามารถดำเนินการให้เสร็จภายในไม่กี่นาที 

การจัดการสิทธิ์ (Rights Management) 

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และสามารถทำอะไรกับเอกสารเหล่านั้นได้บ้าง การเข้าถึงสามารถจำกัดตาม “ตู้เอกสาร” หรือแม้แต่ตามประเภทไฟล์ 

ทั้งนี้ วิธีการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงจะแตกต่างกันไปในแต่ละระบบ 

วิธีการนำระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์มาใช้ 

ประโยชน์สำคัญของการจัดการเอกสารผ่านระบบคลาวด์ คือ การเริ่มต้นใช้งานที่ง่าย คุณเพียงแค่ลงนามในสัญญา จากนั้นร่วมกับผู้ให้บริการพัฒนาข้อกำหนดขอบเขตงาน (Statement of Work – SOW) เมื่อรายละเอียดเหล่านี้ถูกกำหนดเรียบร้อยแล้ว การนำระบบไปใช้จะเป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยคุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ที่ยุ่งยาก 

คุณไม่จำเป็นต้องสั่งซื้อ สร้าง หรือติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ และแทบไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ใดๆ บางระบบอาจมีแอปพลิเคชันที่ต้องติดตั้งในเครื่อง แต่ด้วยความเร็วและข้อดีของระบบคลาวด์ในปัจจุบัน สิ่งนี้เกิดขึ้นน้อยลงกว่าในอดีต 

ขึ้นอยู่กับรายละเอียดใน SOW คุณอาจเพียงแค่ต้องเพิ่มผู้ใช้งาน หรือกำหนดค่าการตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์ อาจรวมถึงการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง หรือการสร้าง “ตู้เอกสาร” ดิจิทัลของคุณเอง 

โดยสรุปแล้ว คุณแทบไม่ต้องดำเนินการใดๆ มากนักในการนำระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์มาใช้ 

คำถามที่ควรถามผู้ให้บริการระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ 

คุณสามารถค้นคว้าและประเมินผู้ให้บริการระบบแบบ Managed Service ได้ผ่านช่องทางต่างๆ เช่น การเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ (Webinar), วิดีโอบน YouTube หรือการอ่านเนื้อหาที่เผยแพร่บนเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ เมื่อคุณมีไอเดียเกี่ยวกับระบบที่ดูเหมาะสมแล้ว ควรนัดหมายเพื่อขอเดโมระบบ 

ในอุดมคติ คุณควรแชร์ตัวอย่างเอกสารที่คุณต้องการใช้กับระบบ เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนว่าระบบจะทำงานอย่างไรกับธุรกิจของคุณ 

ระหว่างการเดโม คุณควรถามคำถามต่อไปนี้

• เรามีตัวเลือกอะไรในการนำเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบ? 
• เรามีทางเลือกใดในการกรอกข้อมูลลงในช่องดัชนี? มีตัวเลือกแบบอัตโนมัติหรือไม่? 
• ระบบสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามใดได้บ้าง? 
• ระบบมีฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหรือไม่? 
• เราสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ล่วงหน้าได้หรือไม่? สามารถสร้างแบบเฉพาะกิจได้หรือไม่? ต้องทำอย่างไร? 
• เราจะเพิ่มและลบผู้ใช้งานได้อย่างไร? มีข้อควรระวังอะไรเกี่ยวกับการลบผู้ใช้งานหรือไม่? (เช่น มีผลกระทบต่อรายงานเอกสารหรือการจัดทำดัชนีหรือไม่?) 
• ระบบมีมาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างไรในการป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์? 
• ระบบของคุณตรงตามข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎหมายหรือไม่? 
• มีระบบสำรองข้อมูลหรือความซ้ำซ้อนใดบ้าง? 
• ศูนย์ข้อมูลมีการกระจายตัวทางภูมิศาสตร์หรือไม่? 
• นโยบายการสำรองและกู้คืนข้อมูลเป็นอย่างไร? 
• เวลาทำการของฝ่ายสนับสนุนคือเมื่อใด? 

คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ดี และเมื่อคุณได้เห็นระบบทำงานจริง คุณอาจมีคำถามเพิ่มเติมอีกมากมาย เนื่องจากระบบที่คุณเลือกใช้นั้นจะกลายเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจของคุณ อย่าลังเลที่จะถามคำถามใดๆ ที่คุณนึกขึ้นได้ 

เช่นเดียวกับทุกกรณี ไม่มีคำถามใดที่เป็นคำถามที่ไม่ดี และบ่อยครั้ง คำถามหนึ่งจะนำไปสู่คำถามอื่นที่ลึกยิ่งขึ้น 

ที่มา:  RICOH USA