ผลักดันการปฏิวัติทางดิจิทัลของคุณด้วยงานพิมพ์ที่หลากหลายกว่า

12 ก.พ. 2563

ปกติแล้ว ประสบการณ์ด้านกระบวนการงานพิมพ์จะนำไปสู่โมเดลทางความคิดที่เป็นเอกลักษณ์ หรือมุมมองใหม่ๆ เกี่ยวกับงานพิมพ์ได้ หรืออีกนัยหนึ่งคือ สิ่งที่พวกเราแต่ละคนทำกับงานพิมพ์จะแสดงถึงความเข้าใจงานพิมพ์ที่แตกต่างกันไป ซึ่งโมเดลทางความคิดส่วนใหญ่ที่เกิดกับงานพิมพ์นั้นมักถูกจำกัดด้วยงานที่เราทำกับเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) และเครื่องพิมพ์ที่คล้ายกัน

ดังนั้น การมองย้อนกลับมาดูบทบาทที่งานพิมพ์มีให้กับกระบวนการจัดการข้อมูลภายในองค์กร จะช่วยให้คุณสามารถฉีกรูปแบบความคิดเดิมๆ และเริ่มมองงานพิมพ์ในฐานะยุทธศาสตร์ทางธุรกิจมากกว่าแค่งานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จได้ โดยระหว่างการปฏิวัติทางดิจิทัลนั้น มุมมองข้างต้นถือว่ามีคุณค่าเป็นอย่างมาก เนื่องจากสามารถนำไปสู่ความเข้าใจที่ดียิ่งขึ้นว่า เราจะทำให้พนักงานขับเคลื่อนข้อมูลในปัจจุบันได้อย่างไร จนได้มุมมองเชิงลึกในการพัฒนากระบวนการที่เกี่ยวข้องให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การมองงานพิมพ์ในรูปของยุทธศาสตร์ทางธุรกิจ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และปรับปรุงการปฏิบัติงานได้

แม้ว่างานพิมพ์จะเป็นจุดเริ่มต้นของกระแสข้อมูล แต่ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะมองกระบวนการด้านงานพิมพ์ในรูปของแนวระนาบเพียงอย่างเดียว ทั้งนี้เพราะงานที่เกี่ยวข้องกับงานพิมพ์นั้นเกิดขึ้นกับทุกจุดในกระบวนการจัดการงานนำเสนอทั้งหลาย รวมทั้งพนักงานเองก็มีการใช้งานพิมพ์ในหลายรูปแบบ ขึ้นกับหลายปัจจัยด้วยกัน เช่น

  • สไตล์การทำงานที่ชื่นชอบ
  • ความคาดหวังของลูกค้า
  • แนวทางการทำงานร่วมกัน

เมื่อมองภาพกระบวนการงานพิมพ์ในบริษัทของคุณให้กว้างมากขึ้น ก็จะได้ความเข้าใจที่ดีขึ้นกว่าเดิมเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานที่พนักงานชื่นชอบ นอกจากนี้คุณยังจะสามารถมองเห็นวิธีที่หลากหลายในการแบ่งปันข้อมูลทั่วทั้งองค์กร เช่นเดียวกับจุดต่างๆ ที่ทั้งกระบวนการและขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องจำเป็นต้องทำให้ชัดเจนมากขึ้น

คุณอาจพบว่าพนักงานของคุณใช้งานพิมพ์ในรูปแบบที่ไม่มีประสิทธิภาพอย่างสิ้นเชิง เช่น การพิมพ์เอกสารในรูปของกระดาษออกมาที่มากเกินไป จนเป็นการบังคับให้ตัวพนักงานเองต้องเดินไปยังตู้เอกสารเพื่อค้นหาเอกสารในรูปของฮาร์ดก็อปปี้เป็นประจำทุกวัน อย่างไรก็ดี ในช่วงแรกของการปฏิวัติทางดิจิทัลนั้น พยายามหลีกเลี่ยงการสร้างความเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับโฟลว์งานด้านการพิมพ์ โดยให้ความสำคัญกับการประเมินกระบวนการงานพิมพ์เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการทำงานขององค์กรโดยรวม และรูปแบบการเคลื่อนย้ายข้อมูลของพนักงานในปัจจุบันก่อน ซึ่งข้อมูลที่ได้นี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากเมื่อถึงเวลาที่จะต้องสร้างความร่วมมือระหว่างพนักงานและเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร

ย้อนดูเพื่อศึกษาโฟลว์ของงานพิมพ์ สำหรับพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ

การมองงานพิมพ์ในรูปแบบใหม่นี้จะช่วยให้คุณสามารถย้อนกลับมาพิจารณาดูกลไกการเคลื่อนที่ของข้อมูลภายในองค์กร จนได้มุมมองเชิงลึกที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ทำได้เพื่อพัฒนารูปแบบโฟลว์การเคลื่อนไหวของข้อมูล ซึ่งการทำให้ได้มุมมองความคิดรูปแบบใหม่นั้น คุณสามารถเริ่มต้นจากการตั้งคำถามง่ายๆ เช่น: พนักงานของเราพิมพ์งานกันอย่างไร? คำตอบที่ได้จากคำถามแบบนี้จะช่วยให้ตระหนักถึงวัฒนธรรมและโครงสร้างขององค์กรตัวเองมากขึ้น รวมทั้งเมื่อทำการศึกษากระบวนการทางธุรกิจอย่างเข้มข้นไปพร้อมกันแล้ว จะทำให้เกิดคำถามตามมามากมายที่ช่วยสร้างมุมมองเพิ่มเติมที่เจาะจงกับบริษัทของคุณได้ ตัวอย่างเช่น

  • อะไรคือประโยชน์ของการที่ทีมงานฝ่ายขายชอบให้โบรชัวร์ในรูปของกระดาษแก่ลูกค้าคนสำคัญ
  • ทำไมเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลของเราต้องทำสำเนาเอกสารเกี่ยวกับพนักงานในรูปของกระดาษ แล้วจัดเก็บอยู่ในรูปของแฟ้มเอกสารทางกายภาพ แทนที่จะสแกนเข้าโฟลเดอร์ในรูปของดิจิทัลโดยตรง
  • การสแกนเอกสารด้านการคาดการณ์ทางการเงิน และแบ่งปันในรูปเอกสารแบบดิจิทัลผ่านอุปกรณ์สมาร์ทต่างๆ ของพนักงานนั้นปลอดภัยหรือไม่

ทุกบริษัทต่างมีพนักงานที่มีพฤติกรรมเป็นเอกลักษณ์แตกต่างกันไปในแต่ละคน โดยองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากกว่า ก็ย่อมมีสไตล์การทำงานที่หลากหลาย และมีช่องทางประสานงานกันมากกว่า มีงานอยู่หลายแบบที่นำมาใช้ประเมินโฟลว์งานพิมพ์ เพื่อค้นหาช่องทางในการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจด้วยเทคโนโลยีใหม่ได้ ซึ่งจากการศึกษางานพิมพ์ที่เกี่ยวข้องในเชิงลึกก็อาจทำให้ได้คำถามเพิ่มขึ้นมา ที่นำไปสู่คำถามใหม่อีกเรื่อยๆ อย่างต่อเนื่อง แต่อย่าเพิ่งหมดกำลังใจ การหาคำตอบเหล่านี้ถือว่าคุ้มค่ามาก เพราะยิ่งมีคำถามผุดขึ้นมามากเท่าไร คำตอบที่ตามมาก็ย่อมช่วยเจาะจงสิ่งที่ควรลงทุนเพื่อดึงศักยภาพจากทั้งตัวบุคคลและเทคโนโลยีได้มากที่สุดเท่านั้น คุณอาจจะเห็นประโยชน์ของการเป็นพาร์ทเนอร์กับทีมที่ปรึกษาด้านการปฏิวัติทางดิจิทัลโดยเฉพาะ ที่สามารถให้มุมมองที่จับต้องได้มากกว่าเวลาที่ประเมินโฟลว์งานพิมพ์ของคุณ รวมไปถึงสิ่งที่พวกเขาสามารถช่วยปรับแต่งรูปแบบองค์กรให้คุณได้ การตรวจสอบกระบวนการงานพิมพ์อย่างละเอียด ยังช่วยให้เห็นแนวทางการจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลในปัจจุบัน รวมทั้งขั้นตอนที่จำเป็นต้องทำเพื่อช่วยปกป้องข้อมูลที่อ่อนไหวด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าตอนนี้พนักงานกำลังสแกนและทำสำเนาข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าระหว่างกระบวนการตรวจสอบตามมาตรฐานข้อกำหนด จนทำให้มีข้อมูลทั้งในรูปของกระดาษและแบบดิจิทัล ซึ่งชี้ให้เห็นได้ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายตรวจสอบมาตรฐานของคุณอาจจะกังวลว่าข้อมูลดังกล่าวจะสูญหายได้ง่าย เป็นการส่งสัญญาณให้คุณต้องรีบหากลไกการกู้คืนข้อมูลจากภัยพิบัติมาใช้เพื่อปกป้องข้อมูลในรูปของไฟล์ดิจิทัลเหล่านี้ และเพื่อมองหาช่องทางลดการใช้กระดาษไปในตัว

หรืออีกในกรณีหนึ่ง คุณอาจจะพบว่าข้อมูลจำนวนมากที่เป็นความลับขององค์กร หรือแม้แต่ทรัพย์สินทางปัญหาต่างๆ ได้ถูกพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ, ทำสำเนา, สแกน, และแบ่งปันให้ลูกค้าโดยตัวพนักงานเองเวลาที่ออกไปทำงานนอกสถานที่ ซึ่งมองได้ว่าข้อมูลเหล่านี้น่าจะมีความสำคัญสูงมาก แต่ในเวลาเดียวกัน ก็เป็นการบอกให้คุณทราบว่าสำเนาเอกสารที่อยู่ในรูปกระดาษนี้มีความเสี่ยงสูงมากที่จะหลุดรอดออกไปนอกองค์กรอย่างไม่ถูกต้อง ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะนำคุณไปสู่การเลือกโซลูชันจัดการสิทธิ์การใช้งานดิจิทัลที่ช่วยให้พนักงานสามารถเก็บรักษาข้อมูลสำคัญเหล่านี้ให้ปลอดภัยจากคนที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ ตัวอย่างเช่น

  • การจำกัดจำนวนครั้งที่ผู้ใช้สามารถเปิดดูเอกสารได้
  • การปิดการใช้งานไฟล์ที่ถูกส่งออกไปนอกองค์กรโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือด้วยเจตนาที่ไม่ดี
  • การตรวจสอบความเคลื่อนไหวของข้อมูลความลับระหว่างการสื่อสาร

ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการประเมินโฟลว์ด้านงานพิมพ์ด้วยมุมมองเหล่านี้ก็คือ การที่สามารถช่วยให้คุณตรวจวัดระดับความพร้อมของพนักงานต่อการปฏิวัติทางดิจิทัล ทำให้คุณเปลี่ยนถ่ายไปสู่สถานที่ปฏิบัติงานแบบดิจิทัลด้วยการยอมรับของพนักงานในทีมได้ง่ายขึ้น

ประเมินระดับความพร้อมทางดิจิทัลของพนักงานของคุณ เพื่อช่วยให้การปฏิวัติทางดิจิทัลประสบความสำเร็จมากขึ้น

กระบวนการทำงานด้านงานพิมพ์จะแสดงให้เห็นถึงความยากง่ายของการมีส่วนร่วมของพนักงานต่อการปฏิวัติทางดิจิทัล พนักงานจำเป็นต้องเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นตามมากับการปฏิวัติทางดิจิทัลขณะที่จัดการโฟลว์งานของตัวพนักงานเองไปพร้อมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจากการศึกษาของ Gartner พบว่า “การสร้างประสบการณ์ทำงานของพนักงานที่ยอดเยี่ยมนั้นถือเป็นดัชนีชี้วัดสถานะของสถานที่ปฏิบัติงานแบบดิจิทัล ซึ่งทีมงานที่มีส่วนร่วม มีความคิดสร้างสรรค์ และมีไฟในการทำงาน จะสามารถทำงานได้เหนือกว่าทั้งในแง่ของการส่งมอบบริการ, การดำเนินงาน, และการออกแบบผลิตภัณฑ์“ ดังนั้น จึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากในการรักษาการมีส่วนร่วมของพนักงานให้อยู่ในระดับสูงถ้าคุณต้องการเอาชนะคู่แข่งอื่นในตลาด ซึ่งงานพิมพ์สามารถเข้ามาช่วยในจุดนี้ได้

การประเมินว่าพนักงานของคุณกำลังใช้งานพิมพ์อย่างไรในปัจจุบันนั้น ไม่เพียงแค่ช่วยคุณระบุหารูปแบบการทำงานที่พนักงานชื่นชอบแต่เพียงอย่างเดียว แต่ยังเป็นตัวชี้วัดระดับการมีส่วนร่วมของพวกเขาได้อีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าทั้งที่ปรึกษาและตัวแทนฝ่ายขายของคุณใช้เอกสารในรูปของกระดาษในการสื่อสารกับลูกค้าแม้ว่าจะมีทางเลือกอื่นพร้อมให้ใช้งานไม่ว่าจะเป็นงานนำเสนอในรูปของ Microsoft® PowerPoints หรือ SlideShare กรณีนี้อาจทำให้ตระหนักได้ว่าพนักงานกลุ่มนี้ไม่ได้เปิดใจรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อหันมาใช้การนำเสนอในรูปแบบดิจิทัลแทน ทำให้สามารถสรุปได้ว่าระดับความพร้อมสำหรับการปฏิวัติทางดิจิทัลของพวกเขายังต่ำอยู่ จำเป็นต้องให้ความรู้และจัดการอบรมเพิ่มเติม เช่นเดียวกับความพยายามด้านอื่นที่ช่วยเพิ่มความการมีส่วนร่วมกับเทคโนโลยีใหม่

ในทางกลับกัน คุณอาจพบว่าพนักงานบางกลุ่มพยายามหาวิธีด้วยตัวเองเพื่อหลีกเลี่ยงการพิมพ์งานในรูปของกระดาษ โดยบางครั้งพวกเขามักใช้เครื่องพิมพ์มัลติฟัง์ชันหรือ MFP ในการสแกนเอกสารเข้าฮาร์ดดิสก์ของอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อที่จะสามารถอีเมลข้อมูลเหล่านั้นไปยังเมล์ของพวกเขาเพื่อให้ง่ายต่อการแบ่งปันแทน ข้อมูลนี้ถือว่ามีประโยชน์อย่างมากที่บอกให้คุณทราบว่าพวกเขาพร้อมที่จะเปลี่ยนไปสู่การทำงานแบบดิจิทัลแล้ว จนไปถึงอาจจะรู้สึกไม่พอใจที่คุณยังไม่ได้ปฏิวัติทางดิจิทัลเสียที ข้อมูลที่ชี้ว่าพนักงานของคุณต้องการเข้าถึงการเปลี่ยนแปลงนี้อาจช่วยให้ตัดสินใจผลักดันการปฏิวัติทางดิจิทัลได้เร็วมากยิ่งขึ้น ทำให้สามารถเพิ่มความสามารถในการผลิต, ยกระดับกระบวนการทางธุรกิจ, เพิ่มความสัมพันธ์กับลูกค้า และทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้เร็วมากขึ้นกว่าเดิม

การมองรูปแบบที่พนักงานของคุณใช้งานพิมพ์นั้นยังสามารถบอกได้อีกว่า ขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองขั้นตอนใดที่สามารถตัดออกได้เพื่อให้พนักงานทำงานได้ง่ายขึ้น ซึ่งจากรายงานเรื่อง “การเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัล ด้วยการทำข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัล และการปฏิวัติของดิจิทัล” ของ i-SCOOP นั้นนิยามคำว่า “การทำให้อยู่ในรูปดิจิทัล” ว่า “การเปลี่ยนสู่ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานที่ยังคงต้องทำด้วยตัวมนุษย์เอง และพึ่งกระดาษอยู่ ซึ่งทำได้โดยการเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัล” ซึ่งอีกนัยหนึ่งคือ คุณไม่สามารถทำให้กระบวนการแมนน่วลกลายเป็นแบบอัตโนมัติได้โดยที่ไม่ได้แปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัลเสียก่อน นอกจากนี้ทาง i-SCOOP ยังพูดเป็นนัยด้วยว่า การทำระบบให้เป็นดิจิทัล และการทำให้เป็นระบบอัตโนมัตินั้นถือเป็นสิ่งเดียวกัน ดังนั้น เมื่อคุณกำลังประเมินการมีส่วนร่วมของพนักงานกับกระบวนการงานพิมพ์ ให้สังเกตเป็นพิเศษเกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่ทำด้วยตนเอง หรือใช้กระดาษที่ทำอยู่ในแต่ละวัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดได้ว่าข้อมูลใดที่ควรแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลก่อน เพื่อให้คุณช่วยพนักงานประหยัดเวลาเพิ่มขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติในอนาคตอันใกล้ได้

ไม่ว่าสิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่โมเดลทางธุรกิจใหม่ในที่สุดหรือไม่นั้น ยิ่งมีกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากเท่าใด การยิ่งสามารถยกระดับประสบการณ์จับจ่ายใช้สอยของลูกค้าบนโลกออนไลน์ได้มากขึ้น รวมทั้งปฏิวัติผลิตภัณฑ์และบริการรูปแบบใหม่เพื่อช่วยให้คุณมีความสามารถในการแข่งขันมากขึ้นกว่าเดิมได้เท่านั้น และที่สำคัญเหนือสิ่งอื่นใดก็คือ การพิจารณาถึงกระบวนการงานพิมพ์ในปัจจุบันของคุณจะสามารถช่วยให้คุณสามารถเดินบนเส้นทางที่ถูกต้องเพื่อการปฏิวัติทางดิจิทัลอย่างเหมาะสมที่สุดนั่นเอง