3 กุญแจเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ทำงาน

เมื่อช่วงที่ฉากกั้นโต๊ะทำงานเป็นที่นิยมในปี 1967 นั้นมันเป็นมากกว่าการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงาน แต่มันเปลี่ยนพื้นที่ทำงานอย่างสิ้นเชิง พื้นที่ทำงานที่เป็นส่วนตัวถูกมองว่าเป็นเส้นทางสู่การเพิ่มประสิทธิผล แต่โชคร้ายที่มันไม่เป็นเช่นนั้น

และในท้ายที่สุดกำแพงเหล่านั้นก็พลังทลายลงและก่อให้เกิดออฟฟิศแบบเปิดขึ้น สิ่งที่กลายเป็นสัญลักษณ์สำหรับสตาร์ทอัพอายุน้อยรุ่นใหม่กลายเป็นสิ่งที่หลายๆ ธุรกิจนำมาใช้เพื่อให้เกิดบรรยากาศการสื่อสารที่ดีและประโยชน์ในด้านความสัมพันธ์ที่เหนียวแน่นซึ่งสำคัญสำหรับบรรยากาศในออฟฟิศ

แต่ไม่ใช่ว่าพนักงานต้องการความเป็นส่วนตัวบ้างหรือ แผนผังออฟฟิศแบบเปิดนั้นไม่ได้สร้างความพึงพอใจให้กับทุกคน พนักงานของคุณมีความหลากหลายและประสิทธิผลก็ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยสำหรับการทำงานในพื้นที่แบบ One-size-fits-all แล้วบริษัทจะเลือกตัวเลือกที่มีอยู่หลากหลายเพื่อที่จะจัดการกับพนักงานได้อย่างไร การจัดการแบบไหนจึงจะดีต่อประสิทธิผลของพนักงานมากที่สุด การให้พื้นที่กับพนักงานจำเป็นต้องคำนึงถึงปัจจัยสามประการดังนี้

1. ตำแหน่งหน้าที่ของพนักงานต่างๆ
2. เทคโนโลยีที่ช่วยทำให้พื้นที่ใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
3. วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ของบริษัทที่มีอยู่

จัดพื้นที่ตามการใช้งาน

หากพื้นที่ทำงานของพนักงานอยู่ในพื้นที่เปิด คุณควรมั่นใจว่าคุณได้เตรียมพื้นที่ส่วนตัวไว้พร้อมเมื่อพวกเขาต้องการ และหากคุณสงสัยว่าคุณควรลงทุนกับพื้นที่สำหรับเวิร์กชอปร่วมกันมากแค่ไหน นั่นก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีการทำงานร่วมกัน แชร์ไอเดียร่วมกัน แก้ปัญหาร่วมกันมากน้อยแค่ไหน หากคุณทำกิจกรรมร่วมกันบ่อย คุณก็อาจจะต้องลงทุนกับพื้นที่ทำงานร่วมกันมาก แต่ถ้าหากคุณไม่ค่อยมีการเวิร์กชอปร่วมกันคุณก็อาจเพิ่มพื้นที่อื่นๆ แทนได้ เมื่อพูดถึงการเพิ่มผลิตภาพ การลงทุนเพียงเล็กน้อยนั้นก็อาจคุ้มค่ากว่า พาร์ทเนอร์ที่มีประสบการณ์ในด้านบริการสถานที่ทำงานสามารถช่วยคุณทำงานที่ยากลำบากในการศึกษาพนักงานของคุณ และกำหนดกลยุทธ์เพื่อให้พวกเขามีพื้นที่ทำงานที่พวกเขาต้องการได้

ผสมผสานเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการทำงาน

พื้นที่ทำงานทำอะไรได้มากกว่านั้น ผลิตภาพและการทำงานร่วมกันนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณติดตั้งฉากกั้นโต๊ะทำงานเท่านั้น แต่มันขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณใช้งานด้วย ตัวอย่างเช่น บริษัทส่วนใหญ่จะมีห้องสำหรับการนำเสนองานและห้องประชุมโดยเฉพาะ แต่การนำเสนองานของคุณนั้นจะเกิดประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จมากน้อยแค่ไหนนั้นขึ้นอยู่กับเครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์และอุปกรณ์อื่นๆ ภายในห้องด้วย

ห้องประชุมของคุณนั้นสามารถเชื่อมต่อการประชุมทางวิดีโอได้รวดเร็วและง่ายดายหรือไม่ มันควรจะง่ายดายเช่นเดียวกับการโทรศัพท์ และด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันนี้มันสามารถเป็นไปได้ บริษัทที่ยังใช้บริการฟรีวิดีโอหรือบริการวิดีโอรุ่นแรกๆ นั้นอาจยังไม่ได้ประโยชน์จากศักยภาพของการประชุมทางวิดีโออย่างเต็มที่

ด้วยเทคโนโลยีวิดีโอล่าสุด ไม่เพียงแต่คุณจะสามารถเริ่มการประชุมได้เพียงแค่กดปุ่ม แต่คุณยังสามารถแชร์หน้าจอคอมพิวเตอร์และถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นถูกควบคุมผ่านอุปกรณ์เพียงชิ้นเดียว ช่วยแบ่งเบาภาระในการดำเนินการประชุมของพนักงานและทำให้พวกเขาทำงานอื่นๆ ให้เสร็จลุล่วงได้มากขึ้น

แล้วถ้าพูดถึงเรื่องพื้นที่การทำงานร่วมกัน เมื่อเราจินตนาการถึงห้องสำหรับเวิร์กชอปและห้องประชุม หลายคนนน่าจะนึกถึงภาพห้องที่มีกระดานไวท์บอร์ดแขวนอยู่บนกำแพง แต่คำถามคือนี่คือโซลูชันสำหรับศตวรรษที่ 21 หรือ กระดานอัจฉริยะนั้นได้รวมความยืดหยุ่นของกระดานไวท์บอร์ดทั่วไปเข้ากับการเชื่อมต่อและความสามารถของอุปกรณ์ดิจิทัลเข้าไว้ด้วยกัน ด้วยการควบคุมหน้าจอแบบสัมผัสที่แม่นยำ คุณสามารถเขียน วาด แก้ไขเนื้อหา และแชร์ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในห้องประชุมแต่เชื่อมต่อผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนได้

การจัดเก็บและแชร์ไฟล์ผลงานจากหน้าจอของคุณก็รวดเร็วและง่ายดาย นอกจากนี้คุณยังสามารถเสียบสายเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนของคุณเข้ากับกระดานอัจฉริยะเพื่อใช้เป็นหน้าจอแสดงผลที่รวดเร็วและมองเห็นได้ชัดเจนกว่าการฉายภาพ เครื่องมือต่างๆ นั้นเตรียมพร้อมรอคุณอยู่แล้ว เมื่อคุณคิดว่าพนักงานของคุณจะทำงานให้เสร็จได้จากที่ไหน คุณก็ต้องนึกถึงสิ่งที่พวกเขาจะใช้เพื่อทำงานให้ดีขึ้นด้วย

พนักงานของคุณมีความหลากหลายและประสิทธิผลก็ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยสำหรับการทำงานในพื้นที่แบบ One-size-fits-all

จัดการพื้นที่ต่างๆ ของคุณ

การตรวจสอบสถานะว่าพื้นที่จะว่างเมื่อใดเพื่อทำการจองสำหรับการประชุมอาจเป็นขั้นตอนที่ยุ่งยาก ในที่นี้รวมถึงการตรวจสอบสถานะห้องได้แค่ในที่เดียว การจองห้องประชุมผ่านช่องทางการสื่อสารอื่น การรอการยืนยัน ฯลฯ ด้วยการใช้ Digital Signage ที่สามารถอัปเดตได้อย่างง่ายดายหน้าห้องประชุมสามารถเปลี่ยนแปลงปัญหาเหล่านี้อย่างสิ้นเชิง Digital Signage ไม่เพียงแต่ช่วยบอกสถานะห้องประชุม แต่ยังทำหน้าที่เป็นคอนโซลหน้าจอสัมผัสสำหรับการขอจองห้องประชุมด้วย

ด้วยข้อมูลถูกต้องที่พร้อมใช้งาน พนักงานอาจมีแนวโน้มที่จะใช้ประโยชน์จากอสังหาริมทรัพย์ที่มีให้มากขึ้น และด้วยราคาอสังหาริมทรัพย์ปัจจุบันนี้แล้ว การเพิ่มประสิทธิภาพและใช้ประโยชน์จากพื้นที่ทำงานอย่างสูงสุดนั้นสำคัญอย่างยิ่ง แต่แน่นอนว่าการเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่นั้นก็ต้องมีการลงทุน คุณต้องศึกษารูปแบบการรับส่งข้อมูลและการใช้งานของพื้นที่ทำงานต่างๆ ของคุณ จากนั้นคุณจึงจะสามารถเลือกวิธีจัดการตารางเวลาและปรับแต่งการทำงานได้ ซึ่งเทคโนโลยีสามารถช่วยคุณได้

คุณสามารถติดตั้งเซ็นเซอร์ที่จะช่วยคุณตรวจวัดปริมาณการใช้พื้นที่และช่วยให้ข้อมูลเพื่อที่คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากพื้นที่ที่มีอยู่ได้ และด้วยการรวบรวมข้อมูลนี้คุณสามารถจัดตารางเวลาการใช้พื้นที่และปรับการจัดพื้นที่ทำงานของคุณได้ และหากว่าคุณมักจะมีการนำเสนองานเพียงบางโอกาสเท่านั้น คุณก็อาจหาวิธีการอื่นๆ ที่จะใช้พื้นที่นั้นเพิ่มเติม เช่น คุณอาจใช้พื้นที่นั้นเป็นพื้นที่ที่พนักงานสามารถเข้ามาใช้งานเพื่อจัดการกับเอกสารหรือสิ่งของชิ้นใหญ่ๆ ที่ต้องการพื้นที่มากได้เป็นต้น อสังหาริมทรัพย์ของคุณไม่มีข้อจำกัด และด้วยการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนและรอบคอบ คุณจะสามารถค้นพบทางเลือกเพื่อการใช้งานพื้นที่ให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูงสุด
ในอดีตเราอาจเคยพยายามแบ่งแยกพนักงานออกจากกัน แต่ในตอนนี้เรากำลังพยายามจับกลุ่มพวกเขาในพื้นที่ออฟฟิศที่เปิดกว้าง แต่สำหรับผลิตภาพแล้วมันไม่ใช่ตัวเลือกเดียวจะตอบสนองได้ทุกสถานการณ์ พนักงานของคุณมีความจำเป็นที่แตกต่างกัน และการจะตัดสินใจเรื่องการใช้พื้นที่ที่จะตอบสนองต่อความต้องการและความจำเป็นเหล่านั้นต้องอาศัยการลงลึกถึงรายละเอียดและออกแบบโซลูชันที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ หากคุณใช้เวลาและทรัพยากรให้กับการลงทุนนั้น คุณจะเห็นว่าการลงทุนนั้นได้รับผลตอบแทนในที่สุด

ที่มา :  https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/keys-to-workplace-productivity