3 โซลูชันสำหรับปัญหาการจัดการข้อมูลธุรกิจของคุณ

03 ธ.ค. 2564
 

บรรดาธุรกิจและพนักงานทุกวันนี้เข้าถึงและแชร์ข้อมูลข่าวสารมากกว่าที่เคยมีมา และด้วยความสำคัญของข้อมูลที่เพิ่มมากขึ้น

วิธีการใช้ข้อมูลเหล่านี้ของพนักงานก็อาจเพิ่มความเสี่ยงได้ มันจึงสำคัญอย่างยิ่งที่เราจะต้องทราบว่าความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้นี้มีอะไรบ้าง เกิดขึ้นจากพฤติกรรมใด และเราจะกำจัดความเสี่ยงนี้ได้อย่างไร

เรามี 3 ปัญหาทั่วไปที่มักจะพบในการจัดการข้อมูลข่าวสารในธุรกิจ ได้แก่

1.การใช้ Consumer Apps ที่สะดวกสบาย

ความสะดวกสบายนั้นไม่ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพหรือช่วยปกป้องคุณจากความเสี่ยงในเรื่องความปลอดภัยทั้งหมด แต่ประเด็นหนึ่งเลยก็คือบริษัททุกขนาดในวันนี้ต่างก็มีวิธีการทำงานที่แตกต่างกันออกไป นักธุรกิจในปัจจุบันใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการสร้าง จัดการ หรือแชร์ข้อมูล พวกเขาเคลื่อนย้ายและจัดเก็บข้อมูลข่าวสารนี้ไว้ใน Consumer Apps ผ่านการเชื่อมต่อที่ไม่ปลอดภัยมากขึ้นเรื่อยๆ แน่นอนว่าความยืดหยุ่นเช่นนี้นั้นสะดวกสบายต่อผู้ใช้งาน แต่การนำข้อมูลออกจากเครือข่ายทำให้การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กรเกิดความเสี่ยงต่อมัลแวร์และการโจรกรรม

โซลูชัน: เมื่อบริษัทของคุณใช้โซลูชันเทคโนโลยีหลายอย่างผสมผสานกันเพื่อจัดการกับเรื่องต่างๆ เช่น การแชร์ไฟล์และข้อความ อาจสร้างปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยที่สำคัญได้ พนักงานมักจะหันไปใช้ Consumer Apps เมื่อพวกเขามองหาวิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราวเพื่อจัดการกับข้อจำกัดทางเทคโนโลยีของบริษัท คุณอาจพูดคุยกับพนักงานตามประเด็นดังต่อไปนี้

  1. ค้นหาความต้องการและสิ่งที่พนักงานกำลังใช้งานในปัจจุบัน
  2. กำหนดมาตรฐานเครื่องมือที่ผ่านการอนุมัติที่พนักงานสามารถใช้งานได้
  3. จัดให้มีการฝึกอบรมเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่คุณนำมาใช้

ประเมินและกำหนดความเสี่ยงโดยใช้มุมมองของพนักงานเป็นหลักจะช่วยเสริมสร้างความแข็งแกร่งด้านความปลอดภัย ในขณะเดียวกันก็เพิ่มความพึงพอใจและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานด้วย

2.การส่งอีเมลไฟล์ที่มีเนื้อหาละเอียดอ่อน

ตัวอย่างเหตุการณ์เช่น พนักงานแผนกบัญชีของคุณกำลังทำแผนการเงิน แต่เขาตัดสินใจว่าจะกลับไปทำเอกสารนี้ต่อที่บ้าน เขาจึงส่งไฟล์งานนี้ผ่านอีเมลส่วนตัวเพื่อจะได้นำกลับไปทำต่อ ปัญหาก็คือ บริษัทของคุณได้ลงทุนมหาศาลกับระบบความปลอดภัยด้านเครือข่ายขององค์กร ในที่นี้รวมถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลด้วย แต่เมื่อพนักงานส่งไฟล์ผ่านอีเมลส่วนตัวและเปิดใช้งานไฟล์ผ่านคอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่บ้าน นั่นก็เป็นการเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อมูลขององค์กร การเชื่อมต่อสาธารณะเหล่านี้ไม่ปลอดภัย ไวรัสและมัลแวร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บ้านอาจทำให้ไฟล์เกิดช่องโหว่ได้ง่าย

โซลูชัน: การใช้โซลูชันการจัดการเนื้อหาและเอกสารจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจะสามารถเข้าถึงไฟล์ที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดายไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม การจัดเรียงเอกสารของคุณให้เป็นระเบียบจะช่วยลดความเสี่ยงของปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือการฟ้องร้อง และทำให้กระบวนการติดตามเอกสารง่ายดายขึ้น

3.การใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ส่วนตัวสำหรับไฟล์งาน

พิจารณาว่าข้อกำหนดรหัสผ่านของเครือข่ายองค์กรมีความเข้มงวดแค่ไหน Consumer Apps ทั่วไปจะไม่มีข้อกำหนดเหมือนกับองค์กร ดังนั้นเมื่อพนักงานใช้งาน Dropbox หรือ Google ในการจัดเก็บข้อมูลให้ปลอดภัย ที่จริงแล้วนั่นเป็นการเพิ่มความเสี่ยง แอปพลิเคชันจัดเก็บข้อมูลทั่วไปนั้นอาจมีปัญหาด้านความปลอดภัยของข้อมูล รวมถึงการสำรองข้อมูลที่ไม่เหมาะสมและข้อตกลงระดับบริการ (Service Level Agreement หรือ SLA) ที่อ่อนแอ ซึ่งอาจส่งผลให้ข้อมูลสูญหายหรือถูกขโมย แม้ว่าสำหรับผู้บริโภคทั่วไปแล้วบริการเหล่านี้อาจจะปลอดภัย แต่มันก็ยังเสี่ยงสำหรับองค์กรอยู่ดี

โซลูชัน: ใช้โซลูชัน Intelligent Capture สำหรับองค์กร โซลูชัน Data Capture นั้นมีความสามารถในด้าน OCR (Optical Character Recognition) ด้วยซึ่งจะทำให้สามารถทำดัชนีอัตโนมัติและกำหนดเส้นทางของเอกสารใน CRM, ERP และโซลูชันการจัดการเนื้อหาองค์กรอื่นๆ ในปัจจุบันของคุณได้ ด้วยบริการผ่านระบบคลาวด์ Intelligent Capture ที่นำเสนอผ่าน Intelligent Business Platform (IBP) ของเรา คุณจะสามารถใช้งานการเก็บข้อมูลและการตรวจจับข้อมูลเพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดในปัจจุบัน ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ แต่ยังคงรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย

บทสรุป

ในโลกใบใหม่ของการทำงาน สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจพฤติกรรมการจัดการข้อมูลและนำโซลูชันมาใช้เพื่อให้เกิดความปลอดภัย ประสบความสำเร็จ และทำให้พนักงานเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยการมองการณ์ไกลและความเข้าใจว่าพนักงานจะทำงานได้ดีขึ้นได้อย่างไร คุณก็จะสามารถใช้เครื่องมือและเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมกับคุณ พนักงาน และองค์กรได้

 

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/3-solutions-for-your-business-information-management-problems


News & Events

Keep up to date