แนวทางสู่อนาคตของการทำงาน

อนาคตของการทำงานเปลี่ยนไป

จากอดีตในปี 2019 การคิดและการวางแผนสำหรับอนาคตของการทำงานเป็นการฝึกเชิงกลยุทธ์ ทุกวันนี้การกำหนดและดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติสำหรับ "อนาคตของการทำงาน" เป็นเรื่องของการอยู่รอดสำหรับทุกธุรกิจและทุกองค์กร

ประเด็นนี้เป็นเรื่องเร่งด่วนจนกลายเป็นเรื่องใหญ่สำหรับบริษัทที่ปรึกษาระดับโลก ซึ่ง McKinsey และ Deloitte ได้ทำการสำรวจและหารือถึงเรื่องนี้ และเมื่อไม่นานมานี้ Gartner ได้เปิดเผยรายงานเกี่ยวกับบรรยากาศการทำงานในอนาคตอย่างหนึ่งนั่นก็คือการทำงานแบบไฮบริด

เรื่องจริงอย่างหนึ่งของธุรกิจในวันนี้เลยก็คือเราจำเป็นต้องยืดหยุ่น เราจำเป็นต้องตรวจสอบขั้นตอนการสื่อสารและแชร์ข้อมูล และแน่นอนว่าความปลอดภัยของข้อมูลนั้นเป็นเรื่องสำคัญสูงสุด ขั้นตอน เทคโนโลยี และบริการที่ดีที่สุดนั้นจะแตกต่างกันไปแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับว่าแต่ละองค์กรนั้นเลือกรูปแบบการทำงานแบบใด

อนาคตของการทำงานจะเป็นอย่างไร

Gartner ระบุว่า “ในขณะที่องค์กรต่างๆ ทั่วโลกนั้นพยายามที่จะกลับเข้าออฟฟิศ พนักงานกลับต้องการความยืดหยุ่นในการทำงานต่อไป” ซึ่งเราอาจจำกัดความอนาคตของการทำงานได้ในคำเดียวนั่นก็คือ “ความยืดหยุ่น”
ความยืดหยุ่นในสถานที่ทำงานนั้นได้สร้างสิ่งที่เรียกว่ารูปแบบการทำงานแบบไฮบริด บางครั้งพนักงานอาจอยู่ประจำที่ออฟฟิศและในบางครั้งพวกเขาก็อาจจะไม่ได้อยู่ พนักงานบางส่วนต้องการทำงานที่ออฟฟิศมากกว่า ในขณะที่พนักงานที่เหลืออาจต้องการทำงานที่บ้านให้มากกว่านี้ รูปแบบการทำงานแบบนี้มีข้อดี ตัวอย่างเช่น คุณจะมีขอบเขตการค้นหาพนักงานที่มีความสามารถมากขึ้นเมื่อคุณสามารถว่าจ้างใครจากที่ไหนก็ได้บนโลกใบนี้
แต่มันก็มาพร้อมกับปัญหาเช่นกัน

ปัญหาของการทำงานแบบไฮบริด

รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดสำหรับองค์กรทำให้เกิดความท้าทายในหลายด้าน

• ความปลอดภัย นี่อาจเป็นองค์ประกอบที่เร่งด่วนที่สุดเนื่องจากพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศอยู่นอกขอบเขตของการรักษาความปลอดภัยเครือข่าย ในตอนนี้การรักษาความปลอดภัยไม่ได้มุ่งเน้นที่เครือข่ายอีกต่อไปแต่โฟกัสอยู่ที่การรักษาความปลอดภัยข้อมูลทั้งในเครือข่ายและปลายทาง
• การจัดการโรงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและบริการ มันอาจไม่มีปัญหาอะไรเมื่อพนักงานนั้นทำงานที่ออฟฟิศ แต่เมื่อพนักงานเหล่านั้น แต่เมื่อพนักงานเหล่านั้นกระจายตัวกันทำงานจากที่ต่างๆ นั่นก็อาจสร้างความยากลำบากให้กับทีมไอทีได้
• เวิร์กโฟลว์ เมื่อพนักงานที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ทำงานในสถานที่ต่างกัน เราไม่สามารถใช้การทำงานบนกระดาษได้ เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลสามารถเพิ่มความรวดเร็วในการสื่อสาร แต่การจัดการ การอนุมัติ การจัดเก็บ และการรักษาความปลอดภัยเอกสารดิจิทัลถือเป็นความรับผิดชอบทางธุรกิจขนาดใหญ่ หากดำเนินการตามกระบวนการเดียวกันกับที่ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นกระดาษ ตัวอย่างเช่น เอกสารหรือข้อมูลที่ถูกส่งต่อโดยอีเมลจะสร้างสำเนาบนอุปกรณ์ปลายทางหลายจุดซึ่งเสี่ยงต่อความปลอดภัยของข้อมูลอย่างมาก
• ความร่วมมือ พนักงาน พาร์ทเนอร์ และผู้ขาย ต่างต้องการช่องทางในการแชร์ความคิด ช่องทางในการทำงานเอกสารและแก้ปัญหา การประชุมทางวิดีโอนั้นอาจช่วยได้เมื่อคุณต้องการพูดคุยหรือนำเสนอ แต่เมื่อทีมของคุณต้องการการทำงานร่วมกัน เช่น การทำงานบนเอกสารเดียวกันแบบเรียลไทม์ คุณก็อาจจะต้องการทางเลือกอื่น
• การมีส่วนร่วมของพนักงาน พนักงานมีโอกาสน้อยลงสำหรับการโต้ตอบและการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการสร้างทีมและการแก้ปัญหา
• องค์กรและการจัดการพื้นที่ทำงาน ข้อกังวลด้านสุขภาพและความปลอดภัยใหม่ได้เปลี่ยนวิธีจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของออฟฟิศซึ่งต้องมีการวางแผนและการจัดการขั้นสูง

ความท้าทายทั้งหกข้อนี้เป็นเพียงตัวอย่างขององค์กรที่กำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบัน คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังเผชิญกับความท้าทายที่เฉพาะเจาะจงและไม่เหมือนใคร ซึ่งเป็นผลมาจากความต้องการความยืดหยุ่นในปัจจุบัน เพื่อใช้รูปแบบการทำงานที่ดีที่สุดต่อองค์กรและจัดการกับปัญหาเหล่านี้และอื่นๆ มันอาจจะดีกว่าหากคุณทราบว่ารูปแบบการทำงานแบบใดที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

4 ประเภทของสภาพแวดล้อมการทำงานใน "อนาคต"

จากรายงาน “CIOs Need to Embrace Radical Flexibility to Drive the Post COVID-19 Work Experience” ซึ่งถูกเผยแพร่ในตอนต้นปี Gartner® ได้กำหนดสภาพแวดล้อมการทำงานที่กำลังเป็นที่นิยมออกเป็น 4 ประเภทดังนี้

• ออฟฟิศหรือ On-site
• ไฮบริด พนักงานทำงานทั้งในออฟฟิศและที่อื่นๆ
• ทางไกล พนักงานทำงานในพื้นที่อื่นไม่ว่าจะโดยความจำเป็นหรือทางเลือก ซึ่งทำให้การรวมตัวของพนักงานในออฟฟิศนั้นเป็นไปได้ยาก
• ไร้พรมแดน พนักงานอาศัยอยู่ในต่างประเทศ

ไม่ว่าการทำงานประเภทใดจะดีที่สุดสำหรับคุณ แต่คำตอบของอนาคตก็คือดิจิทัลเวิร์กเพลส

ไอเดียเรื่องดิจิทัลเวิร์กเพลสนั้นมีมาระยะหนึ่งแล้ว อย่างไรก็ตามรายละเอียดของดิจิทัลเวิร์กเพลสนั้นอาจจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับมุมมองขององค์กรที่กำหนดขึ้น ตัวอย่าง

• เวิร์กโฟลว์หรือเครื่องมือการจัดการการทำงานเป็นทีมอาจให้คำจำกัดความดิจิทัลเวิร์กเพลสว่าเป็นแพลตฟอร์มที่ทำให้งานสำเร็จ
• คุณอาจเห็นว่าดิจิทัลเวิร์กเพลสนั้นถูกกำหนดให้เป็นการแทนที่ทางดิจิทัลสำหรับสถานที่ทำงานจริง
• ที่ปรึกษาทางธุรกิจอาจอธิบายดิจิทัลเวิร์กเพลสด้วยประโยชน์ที่มันมีต่อธุรกิจ

อย่างไรก็ตามเราให้คำนิยามดิจิทัลเวิร์กเพลสว่าเป็นการนำ "ผู้คนมารวมกันโดยใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อเพิ่มความสามารถในการสื่อสารแบบบูรณาการที่ปลอดภัย เพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน และเพิ่มความได้เปรียบทางการแข่งขันเพื่อสร้างประสบการณ์ของพนักงานและลูกค้าที่ราบรื่น และยังเพิ่มความคล่องตัวทางธุรกิจและขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า"

ในทางปฏิบัติดิจิทัลเวิร์กเพลสนั้นลดหรือมาแทนที่ขั้นตอนการทำงานที่ใช้กระดาษด้วยเอกสารดิจิทัลและการสื่อสารแบบดิจิทัลและทำให้การทำงานที่ไหนก็ได้นั้นเป็นไปได้และนั่นคือสภาพแวดล้อมที่องค์กรทุกประเภทกำลังพบว่าจำเป็นต้องยอมรับ

พลิกโฉมพื้นที่ทำงานของคุณ

สถานที่ทำงานของคุณในวันนี้นั้นเป็นอย่างไร

มันน่าจะดูแตกต่างจากเมื่อต้นปี 2020 คำถามต่อมาก็คือ แล้วพรุ่งนี้ออฟฟิศของคุณจะเป็นอย่างไร

หากคุณกำลังอ่านบทความนี้ นั่นก็หมายความว่าคุณอาจจะกำลังมองหาไอเดียอยู่ ขอให้คุณมั่นใจได้เลยว่าไม่ใช่คุณเพียงคนเดียวแน่ๆ ที่ปรึกษาด้านบริการในสถานที่ทำงานของเราทำงานร่วมกับธุรกิจขนาดต่างๆ มากมายในอุตสาหกรรมต่างๆ เพื่อช่วยในการออกแบบและนำโซลูชันไปใช้เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของพวกเขา ซึ่งความจริงก็คือเราต้องคิดใหม่เกี่ยวกับพื้นที่ทำงาน เราสามารถเริ่มต้นด้วยคำถามเช่น

• เราต้องการพื้นที่ออฟฟิศสำหรับพนักงานเท่ากับในอดีตหรือไม่
• พนักงานจะแชร์และส่งต่อข้อมูลทางธุรกิจอย่างปลอดภัยได้อย่างไร
• เราต้องทำอย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะเกิดประสบการณ์ที่ดีในขณะที่พนักงานทำงานแบบกระจายตัว

คำถามเหล่านี้อาจจะเป็นคำถามระดับสูง แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดเมื่อคุณเริ่มคิดว่าที่ทำงานของคุณจะหน้าตาเป็นอย่างไร

เคล็ดลับในการสร้างสถานที่ทำงานแบบไฮบริด

มีหลากหลายปัจจัยที่จะกำหนดว่าออฟฟิศแบบไฮบริดของคุณจะเป็นอย่างไร แม้ว่ารายละเอียดนั้นอาจจะแตกต่างกัน แต่กระบวนการนั้นเหมือนกัน ได้แก่

• ระบุความต้องการ
• กำหนดกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญ
• จัดลำดับความสำคัญและประเมินกระบวนการ
• เลือก “เครื่องมือ” ที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถส่งมอบบริการให้กับลูกค้าของคุณได้

4 ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนทั่วไป มาดูเคล็ดลับแต่ละข้ออย่างละเอียดว่าต้องทำอย่างไร

ระบุความต้องการ

ความต้องการในที่นี้นั้นรวมถึงความต้องการของลูกค้าและพนักงานเนื่องจากความต้องการทั้งคู่ต่างก็สำคัญต่อการพิจารณา ลูกค้าคือเหตุผลหลักในการทำธุรกิจ แต่พนักงานก็คือปัจจัยที่ทำให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้ ตัวธุรกิจเองนั้นมีความต้องการที่คุณต้องคำนึงถึงและคุณก็อาจจำเป็นหรือต้องพิจารณาความต้องการของผู้ขายและพาร์ทเนอร์ของคุณด้วย

Tips:

• สอบถามและรับฟังลูกค้าเกี่ยวกับปัญหาหลักๆ ของพวกเขา
• รับฟังความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับปัญหาของพวกเขาและสิ่งที่พวกเขาต้องการหรือสิ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมการทำงาน
• นำความคิดเห็นของลูกค้าและพนักงานมาพิจารณาแล้วแยกความต้องการของธุรกิจออกมา ใช้คำตอบเหล่านี้แล้วดูว่าความต้องการเหล่านั้นตรงกับการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันอย่างไร โดยเฉพาะเกี่ยวกับสินทรัพย์และอสังหาริมทรัพย์และประเมินว่าจะต้องเปลี่ยนแปลงอย่างไรเพื่อรองรับความต้องการ

กำหนดกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญ

ในขั้นตอนนี้คุณต้องกำหนดกิจกรรมที่ทำให้ธุรกิจเดินต่อไปข้างหน้า

Tips:

• กำหนดกิจกรรมทางธุรกิจ
• กำหนดความสำคัญของแต่ละรายการ
• ระบุผลกระทบที่รุนแรงที่สุดที่จะเกิดจากการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานไฮบริด

สิ่งที่คุณกำหนดในขั้นตอนนี้นั้นสำคัญต่อขั้นตอนต่อไป

จัดลำดับความสำคัญและประเมินกระบวนการ

ทุกๆ กิจกรรมนั้นมีขั้นตอนต่างๆ อยู่เบื้องหลัง เมื่อคุณมองดูกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญของคุณ คุณจำเป็นต้องระบุข้อที่สำคัญที่สุดและได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการเปลี่ยนแปลงวิธีการและสถานที่ทำงาน สิ่งเหล่านี้จะเป็นสิ่งที่คุณต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก การสร้างกระบวนการที่ราบรื่นหรือคล่องตัวมีความสำคัญต่อทั้งประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งส่งผลต่อลูกค้าของคุณ

Tips:

• นี่อาจเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุด คุณอาจพบว่าคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงภาพการทำงานใหม่ทั้งหมดหรืออย่างน้อยก็คือเปลี่ยนแปลงบางส่วนในธุรกิจของคุณ

เลือก “เครื่องมือ” ที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถส่งมอบบริการให้กับลูกค้าของคุณได้

ออฟฟิศแบบไฮบริดของคุณจำเป็นต้องส่งมอบบริการให้กับลูกค้าของคุณและทำให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมและมีประสิทธิผล ในขณะที่ยังคงให้ความยืดหยุ่นที่จำเป็นสำหรับพวกเขา โชคดีที่ปัจจุบันมีทรัพยากรมากมายพร้อมสำหรับคุณ ซึ่งรวมถึงเทคโนโลยีที่ช่วยให้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บริษัทหลายๆ แห่งอย่างเช่นริโก้ที่ให้บริการเทคโนโลยีด้านธุรกิจ โดยเฉพาะในรูปแบบของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การจัดการเอกสารและบริการดิจิทัลสามารถช่วยคุณได้

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/guide-to-the-future-of-work