การสื่อสารและทำงานร่วมกันคือตัวขับเคลื่อนพนักงานทางไกลและธุรกิจระดับโลก

สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ ขอบเขตธุรกิจไม่ได้จำกัดอยู่ในไทม์โซนเดียวอีกต่อไป 

อันที่จริง เป็นเรื่องปกติที่แม้แต่บริษัทขนาดเล็กจะมีการดำเนินงานในระดับสากล โดยอาจมีทีมสนับสนุนทางเทคโนโลยีระดับโลกหรือโรงงานผลิตในต่างประเทศ และยังถือเป็นเรื่องธรรมดาที่บริษัทเหล่านั้นมีลูกค้าอยู่ทั่วโลก แม้ว่าบริษัทจะไม่ได้ดำเนินการในระดับโลกก็ตาม ทุกสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องน่ายินดี ยกเว้นขั้นตอนการจัดตารางเวลาการประชุมกับพนักงานและลูกค้าที่ใช้ชีวิตอยู่ใน 24 ไทม์โซนที่แตกต่างกัน 

ทุกวันนี้ ธุรกิจมีการพัฒนาและปรับมุมมองให้เป็นสากลมากขึ้น เมื่อการทำงานทางไกลกลายเป็นเรื่องธรรมดาในหมู่พนักงาน เนื่องจากบริษัทต่างๆ ต้องการผู้มีความสามารถที่ดีและตรงกับเป้าหมายขององค์กร บริษัททุกขนาดจึงมีความต้องการมุมมองที่เป็นสากลมากขึ้น 

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นเอเจนซี่ในนิวยอร์ก มีทีมทำงานในสิงคโปร์ ซึ่งดูแลโปรเจกต์ที่ต้องส่งมอบให้กับลูกค้าในซิดนีย์ ในกรณีนี้ ความร่วมมือที่ราบรื่นเป็นสิ่งจำเป็น แต่ก็ไม่อาจบรรลุได้โดยง่าย แล้วจะทำอย่างไรดี? กลยุทธ์การสื่อสารทางไกลที่ดีและแนวปฏิบัติที่จะทำให้พนักงานประชุมได้จากทุกที่ผ่านทุกอุปกรณ์ เป็นตัวขับเคลื่อนที่สำคัญของธุรกิจระดับโลก ต่อไปนี้คือไอเดียดีๆ เกี่ยวกับวิธีที่บริษัทต่างๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงานที่ทำงานทางไกล เพื่อขับเคลื่อนธุรกิจที่มีประสิทธิผลและผลกำไรมากขึ้น 

นี่อาจเป็นวิธีที่ง่ายและพื้นฐานที่สุดในการดูแลทีมที่กระจายตัวอยู่ทั่วโลก บางครั้ง ผู้จัดการทีมอาจขอให้ทีมงานต่างชาติเข้าร่วมการประชุม แต่กลับรู้ทีหลังว่าเป็นช่วงเวลาที่พวกเขาเลิกงานแล้ว ดังนั้น สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง คือต้องจดจำไทม์โซนของทุกคนที่เกี่ยวข้องเมื่อกำหนดและยืนยันการนัดหมาย หรือกำหนดเวลาส่งงาน หากพลาดเรื่องไทม์โซนอาจนำไปสู่การพลาดการประชุม การส่งงานไม่ทันเวลา และความสับสนในการสื่อสารโดยรวม 

การตอบกลับอีเมลและไขข้อสงสัยต่างๆ อย่างรวดเร็วช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อทีมงานบางส่วนอยู่คนละซีกโลก? พวกเขาจะไม่สามารถตอบอีเมลตอนกลางดึกหรือนอกเวลาทำการได้ อย่างไรก็ตาม บางครั้ง คุณต้องแจ้งข้อมูลอัปเดตเร่งด่วนหรือข้อมูลอื่นๆ ที่ทีมงานจำเป็นต้องรู้และเข้าใจก่อนที่จะทำงานของวันนั้นให้เสร็จ วิธีง่ายๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกของมองเห็นอีเมลของคุณท่ามกลางอีเมลอื่นๆ มากมายในอินบ็อกซ์ คือการตั้งเวลาส่งอีเมลให้ใกล้กับเวลาเริ่มงานในวันใหม่ อีเมลของคุณจะได้เป็นอีเมลฉบับแรกๆ ในกล่องจดหมายของพวกเขา 

และจะดีกว่านั้น หากสามารถหาเวลาที่จำนวนคนสูงสุดในทีมว่างตรงกัน ถ้านั่นหมายถึงการละทิ้งเพื่อนร่วมทีมจำนวนหนึ่งหรือสองคนที่อยู่ในไทม์โซนที่ต่างกันเกินกว่าจะจัดให้อยู่ในกำหนดเวลาเวลาเดียวกันได้ ก็ต้องปล่อยไป แล้วกำหนดเวลาอีกช่วงให้กับคนเหล่านี้และคนที่ต้องสื่อสารกับพวกเขา พร้อมตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรับรู้กำหนดเวลาของตนเอง เพื่อช่วยให้ทั้งทีมมีความเข้าใจตรงกัน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม 

การทำงานร่วมกันไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในห้องประชุมอีกต่อไป อย่างไรก็ตาม คนทำงานหลายเจเนอเรชันยังคงพึ่งพาเครื่องมือการทำงานร่วมกันรุ่นแรกๆ เช่น อีเมลหรือการประชุมทางโทรศัพท์ และพลาดคุณสมบัติที่ดีกว่าของโซลูชันที่ใหม่ๆ การทำงานร่วมกันผ่านวิดีโอคอลเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการประหยัดทั้งเงินและเวลา ในขณะที่ยังคงรักษาองค์ประกอบ 'มนุษย์' ที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่กระชับและชัดเจน การทำงานร่วมกันผ่านโทรศัพท์มือถือยังช่วยให้พนักงานที่เดินทางนอกสถานที่สามารถสื่อสารกันได้อย่างราบรื่นโดยใช้เสียง วิดีโอ และการส่งข้อความโต้ตอบได้จากทุกที่ คุณควรใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการวางแผนกำหนดการของทีม และจัดเตรียมช่องทางสื่อสารที่ปรับเปลี่ยนได้ตามเวลาทำงานที่ยืดหยุ่น โดยเฉพาะเมื่อต้องรับมือกับไทม์โซนที่หลากหลาย วิธีนี้จะทำให้ทุกคนใช้เวลาในวันทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด 

ในยุคนี้ ไม่ใช่แค่องค์กรขนาดใหญ่ที่ทำธุรกิจข้ามชาติอีกต่อไป แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพก็มีความร่วมมือจากทั่วทุกมุมโลก ด้วยการวางแผนที่แม่นยำและการใช้โซลูชันการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ธุรกิจทุกขนาดสามารถเพิ่มศักยภาพของพนักงานที่กระจายอยู่เป็นวงกว้าง เพื่อสร้างและสนับสนุนเครือข่ายธุรกิจระดับโลกได้