ทำงานร่วมกัน หันมาลดค่าใช้จ่าย

หากพูดถึงการลดค่าใช้จ่ายในการทำงาน หลายคนอาจนึกถึงการย้ายไปยังออฟฟิศที่เล็กกว่าหรือมีโต๊ะทำงานน้อยกว่า แต่สิ่งที่จะช่วยลดต้นทุนทางธุรกิจได้อย่างแท้จริง คือการพัฒนาเทคโนโลยีเพื่อให้พนักงานทำงานร่วมกันจากที่ใดก็ได้ 

เมื่อองค์กรต่างๆ มองหาวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็มักจะลืมคิดถึงกลยุทธ์ที่ดีมากอย่างหนึ่ง นั่นคือการลองมองไปรอบๆ ตัว ลองใช้เวลานึกภาพพื้นที่ทำงานในปัจจุบัน คุณอาจพบว่ามันล้าสมัยไปแล้ว เมื่อเทียบกับวิธีการทำงานเปลี่ยนแปลงไปจนแทบตามไม่ทัน 

ความนิยมที่เพิ่มสูงขึ้นของเทคโนโลยีการทำงานร่วมกัน อุปกรณ์เคลื่อนที่ และพนักงานที่ทำงานจากทางไกลนั้น ทำให้ธุรกิจสามารถลดพื้นที่ทำงานในออฟฟิศลงได้ และยิ่งมีปัจจัยอื่นประกอบ เช่น ค่าเช่าหรือราคาซื้อสิ่งปลูกสร้างที่กำลังพุ่งสูงขึ้นเรื่อยๆ ยิ่งทำให้คุณต้องคิดถึงทางเลือกใหม่ๆ ในการทำงานมากขึ้น เพราะนอกจากการใช้เทคโนโลยีจะช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านสถานที่แล้ว ยังช่วยให้พนักงานที่มีสไตล์การทำงานต่างกัน สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ในวันนี้ หลายองค์กรรับรู้แล้วว่าต้องเปลี่ยนการออกแบบพื้นที่ทำงานให้ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและความยืดหยุ่นมากขึ้น 

องค์กรด้านเทคโนโลยีอย่าง Ricoh USA, Inc. โฟกัสกับบริการที่ทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แล้วพัฒนากระบวนการทำงานของพวกเขาไปพร้อมกับพัฒนาการทำงานในองค์กรของเราด้วย เมื่อเราได้ประเมินการทำงานขององค์กร เราก็เริ่มเห็นโอกาสในหลายด้าน ทั้งด้านประสิทธิภาพในการทำงาน แรงจูงใจของพนักงาน และการประหยัดค่าใช้จ่าย ซึ่งเราเรียกการเปลี่ยนแปลงนี้ว่า “โลกการทำงานแบบใหม่” 

สิ่งนี้เริ่มต้นขึ้นได้จากการลดค่าใช้จ่ายด้านสถานที่ แต่เพิ่มคุณภาพของโครงสร้างพื้นฐาน 

การลดพื้นที่ในออฟฟิศไปสัก 30% ช่วยให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้ทันทีก็จริง แต่เป้าหมายที่แท้จริงของเราคือการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยลงทุนไปกับเทคโนโลยีล้ำสมัยและโซลูชันที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เช่นเดียวกับการอัปเกรดเฟอร์นิเจอร์เพื่อสร้างพื้นที่เปิดสำหรับการทำงานร่วมกัน พร้อมสนับสนุนให้พนักงานได้ทำงานแบบไฮบริด แล้วปลดปล่อยศักยภาพได้อย่างเต็มที่ 

อันดับแรก ออฟฟิศจะต้องมีพื้นที่ทำงานที่เปิดพนักงานเข้าออกออฟฟิศได้ตามต้องการ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องเลิกจัดโต๊ะทำงานแบบนั่งประจำที่และเอาคอกกั้นโต๊ะทำงานออกไป เพื่อให้พนักงานแชร์พื้นที่ทำงานกันได้ เมื่อพวกเขาเข้าออฟฟิศ ก็สามารถเลือกนั่งทำงานในพื้นที่ทำงานได้ตามใจชอบ วันต่อมา ก็สามารถเลือกนั่งตรงไหนก็ได้แล้วทำงานร่วมกับคนอื่นๆ ได้เลย โดยไม่ต้องกังวลว่าจะไม่มีพื้นที่ให้ทำงานร่วมกัน และด้วยการออกแบบห้องประชุมจากริโก้ ที่ตอบโจทย์ทุกขนาดและการใช้งาน พนักงานก็จะทำงานร่วมกันได้สะดวกยิ่งขึ้น 

สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการเตรียมเครื่องมือทำงานร่วมกันให้พร้อม พนักงานต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ทุกเวลา และจากทุกอุปกรณ์ ซึ่งโซลูชันการแชร์ไฟล์ในคลาวด์และคลาวด์โฮสติ้งสามารถทำสิ่งนี้ให้เป็นจริงได้ นอกจากนี้ พนักงานที่ทำงานจากทางไกลต้องสามารถประชุมร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ บางครั้ง คณอาจคิดว่าประชุมกันทางโทรศัพท์ก็เพียงพอแล้ว เพราะหากมีภาพประกอบหรือกราฟด้วยก็อาจแชร์ได้ไม่ทั่วถึง เราอยากให้คุณลองใช้เครื่องมือสำหรับการประชุมออนไลน์ต่างๆ เช่น กระดานอัจฉริยะ ที่ทำให้พนักงานจากต่างพื้นที่สามารถแชร์และแก้ไขข้อมูลร่วมกันได้แบบ Real Time และสื่อสารด้วยสีหน้าและท่าทางได้อย่างราบรื่นในห้องประชุม 

นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการพัฒนาพื้นที่ทำงาน แต่ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้พนักงานมีเครื่องมือทำงานร่วมกันในระดับพื้นฐาน รวมถึงได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่ดี ยิ่งในตอนนี้ ที่มีการจัดประชุมผ่านกระดานอัจฉริยะหรือระบบประชุมออนไลน์กันมากขึ้น เราก็ยิ่งเชื่อว่าเทคโนโลยีเหล่านี้จะช่วยลดทั้งค่าใช้จ่ายและเวลาในการเดินทางมาทำงานในออฟฟิศได้  

Ricoh USA ปรับปรุงการทำงานในโลกแห่งการทำงานแบบใหม่แล้ว เมื่อเรามองไปรอบออฟฟิศ เราเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น รูปแบบการทำงานที่ทันสมัย และค่าใช้จ่ายที่ลดลง แล้วเมื่อคุณมองไปรอบออฟฟิศ คุณเห็นอะไร? 

ที่มา:  RICOH USA