วิธีสร้างนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันและขับเคลื่อนผลผลิต

03 ก.ย. 2564

แรงขับเคลื่อนที่เกิดจากโรคระบาดครั้งใหญ่นี้ได้ทำให้เกิดวัฒนธรรมการ Work from Home ซึ่งได้เข้ามาเปลี่ยนการรับรู้ของเราเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ในวันนี้นโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
ในเดือนมีนาคม 2021 รายงานเรื่อง “CIOs Need to Embrace Radical Flexibility to Drive the Post COVID-19 Work Experience,” Gartner ได้อธิบายผลกระทบจากการเกิดโรคระบาดว่าสิ่งที่เกิดขึ้นนั้น “ทำลายความเชื่อที่มีมายาวนานเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมในการทำงาน ผลผลิต และความรับผิดชอบ”

รายงานนี้ยังกล่าวอีกว่า “ในแบบสำรวจลูกค้า Gartner ReimagineHR ในปี 2020 90% ของหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลระบุว่าขณะนี้พวกเขาไว้วางใจให้พนักงานทำงานจากที่บ้านอย่างเต็มที่ และ 75% เชื่อว่าพนักงานทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิผลเช่นเดียวกับในสำนักงาน”

ไม่ถึงสองปีที่แล้วเหล่าพนักงานที่มีความรู้ความสามารถเหล่านี้ยังเป็นกลุ่มที่ปฏิบัติงานจากออฟฟิศเป็นหลัก แต่ในขณะนี้นั้นพนักงานส่วนใหญ่คาดหวังที่จะทำงานข้างนอกออฟฟิศตามความต้องการของพวกเขา เช่นเดียวกับบริษัทส่วนใหญ่ พนักงานของเราส่วนใหญ่ทำงานจากที่บ้านมานานกว่าหนึ่งปีแล้ว

ในฐานะผู้ให้บริการด้าน Digital Office Solutions ลูกค้าจำนวนมากหันมาหาเราเพื่อปรับเปลี่ยนการทำงานจากระยะไกลให้มากขึ้นหรือเต็มรูปแบบ ความท้าทายก็คือการกำหนดนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งเริ่มต้นด้วยการวางแผนเพียงเล็กน้อยและระบุว่ารูปแบบการทำงานใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจ พนักงาน และลูกค้าของคุณ

4 เทรนด์สภาพแวดล้อมในการทำงาน

องค์กรต่างๆ มีการประเมินว่าพนักงานจะทำงานที่ไหนและอย่างไรตามสภาพแวดล้อมทั้งสี่ประเภทนี้

  • Full office คือ พนักงานทำงานในออฟฟิศของบริษัททุกวัน
  • Hybrid work คือ พนักงานทำงานที่ออฟฟิศ 2-3 วันต่อสัปดาห์ หรือตามการกำหนดอื่นๆ เพื่อรองรับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยหรือเพียงเพื่อให้สามารถทำงานในสำนักงานและที่บ้านได้
  • Full remote คือ งานทั้งหมดจะถูกดำเนินการจากที่บ้าน (Home-office) ซึ่งการพบปะกันในบริษัทนั้นจะพบได้ยากมาก
  • Borderless คือ พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้บนโลกใบนี้ ไม่ต้องพบปะกันต่อหน้าเลย

จากสี่ข้อด้านบนนี้ สามข้อแรกนั้นถูกปรับใช้มาเป็นทศวรรษแล้ว ในขณะที่ข้อสุดท้ายนั้นเป็นสิ่งที่ยังใหม่และยังต้องศึกษาพิจารณา

Borderless Office คืออะไร

Borderless office นั้นประกอบไปด้วยสององค์ประกอบ : ใคร และ ที่ไหน

สำหรับ “ใคร” นั้นก็คือประเภทของพนักงาน ในหลายๆ กรณี พนักงานที่อยู่ในปรเภท Borderless Workers นั้นได้แก่ ผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์ อย่างไรก็ตามในบางครั้งพวกเขาก็อาจเป็นพนักงาน Full-time ได้เช่นกัน

ส่วน “ที่ไหน” นั้นหมายถึงที่ไหนก็ได้ Borderless Workers นั้นมักจะทำงานในต่างภูมิภาคหรือแม้แต่ต่างประเทศ พวกเขามักจะมีตารางการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ ในบางครั้งอาจทำงานวันธรรมดาที่ห่างออกไปสิบ Time Zone หรือทำงานแบบเต็มเวลาตามตารางการทำงานที่พวกเขากำหนดขึ้นเอง

การทำงานแบบ Borderless นั้นเป็นสภาพแวดล้อมการทำงานแบบยืดหยุ่นขั้นสูงสุด สำหรับหลายๆ บริษัท การทำงานแบบนี้อาจเป็นเพียงสัดส่วนเล็กๆ สำหรับพนักงานทั้งหมด แต่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมคาดการณ์ว่าปริมาณการทำงานแบบนี้จะเติบโตขึ้นอีก

การทำงานรูปแบบไหนเหมาะสำหรับธุรกิจของคุณ

หลายๆ องค์กรพบว่าการที่พนักงาน Work from home นั้นทำให้พนักงานเกิดประสิทธิผลเช่นเดียวกับการทำงานภายในออฟฟิศ ประเด็นนี้ทำให้เกิดคำถามถึงความจำเป็นของออฟฟิศและค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์ที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยความสามารถของเทคโนโลยีเช่น Microsoft Teams และ Microsoft 365 ที่สามารถนำพนักงานมารวมกันในลักษณะที่ปลอดภัยซึ่งยังคงส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เกิดการสื่อสารแบบทันทีเหมือนที่คุณอยู่ภายในออฟฟิศและยังเกิดผลผลิต

อย่างไรก็ตามหลายๆ ธุรกิจก็ยังต้องการออฟฟิศ แต่ก็ต้องตระหนักถึงความปลอดภัยของพนักงาน ดังนั้นพนักงานหลายคนอาจมีความคาดหวังว่าจะสามารถทำงานจากที่บ้านได้ตามต้องการ

1.จะสร้างนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นอย่างไร

  • เริ่มจากสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการ ธุรกิจของคุณต้องการอะไร คุณต้องการพนักงาน Onsite หรือไม่ อุตสาหกรรมเช่น การผลิต การค้าปลีก และการแพทย์ สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของอุตสาหกรรมที่พนักงานบางคนต้องลงพื้นที่เป็นประจำ เป็นไปได้ว่าคุณมีพนักงานบางคนที่สามารถทำงานนอกสถานที่ได้  การทำงานร่วมกัน การสร้างทีม และการโต้ตอบแบบไม่เป็นทางการหรือช่วงเวลาที่ “มุมกาแฟ” อาจมีความสำคัญต่อการทำงานของธุรกิจของคุณ  ขณะที่คุณประเมินความต้องการ คุณควรเริ่มต้นด้วยข้อกำหนดในทางปฏิบัติที่ไม่สามารถต่อรองได้ จากนั้นให้พิจารณาด้านอื่นๆ ของธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งวิธีที่ผู้คนโต้ตอบกัน ความคาดหวังของพนักงานเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่ต้องพิจารณา พนักงานของคุณต้องการทำงานจากระยะไกลหรือไม่?  และสุดท้าย ธุรกิจของคุณต้องได้รับการกำหนดค่าด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นในการทำให้การทำงานจากระยะไกลส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ลดความซับซ้อนของ Workflow และรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลของคุณด้วย
  • รับฟังเสียงจากพนักงาน  ธุรกิจต้องมาก่อน แต่ในขณะเดียวกันคุณก็ควรคำนึงถึงสิ่งที่พนักงานของคุณต้องการด้วย คุณอาจจะพบว่าบางคนต้องการทำงานระยะไกลมากกว่านี้ ในขณะที่บางคนชอบบรรยากาศการทำงานในออฟฟิศมากกว่าจากหลากหลายเหตุผล  สำรวจพนักงานของคุณรวมถึงผู้ที่ไม่สามารถทำงานจากระยะไกลได้ ความคิดเห็นของพวกเขาอาจชี้ให้เห็นความต้องการที่คุณอาจไม่พบหากคุณพูดคุยเฉพาะกับคนที่สามารถทำงานได้ทุกที่เท่านั้น
  • ระบุวิธีที่พนักงานจะเชื่อมต่อ ทำงาน และสื่อสาร มีสององค์ประกอบในกระบวนการนี้: โครงสร้างพื้นฐานและเวลาทำงาน สำหรับโครงสร้างพื้นฐาน คุณต้องมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารปลอดภัย การแบ่งปันข้อมูลและเอกสาร และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ว่าคุณได้รับมืออย่างไรต่อการปิดระบบอย่างกะทันหันในปี 2020 คุณควรตรวจสอบโครงสร้างพื้นฐานปัจจุบันของคุณและปรับให้เหมาะสม เพื่อให้ทำงานต่อได้อย่างราบรื่บ ชั่วโมงการทำงานก็สำคัญไม่แพ้กัน องค์กรที่ยืดหยุ่นนั้นหมายความรวมถึงชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น การอนุญาตให้พนักงานเลือกชั่วโมงการทำงานเองตามที่พวกเขาสะดวกเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงาน ในขณะเดียวกันถ้าพนักงานของคุณจำเป็นต้องมีการติดต่อหรือพบปะกันบ่อย คุณจำเป็นต้องกำหนดชั่วโมงการทำงานที่เฉพาะเจาะจ
  • ระบุสิ่งที่คาดหวังอย่างชัดเจน หลังจากที่คุณร่างนโยบายต่างๆ ออกมาแล้ว ชี้แจงข้อมูลเหล่านั้นให้กับพนักงานของคุณได้รับทราบในที่ประชุม โปรดมั่นใจว่าทุกคนได้อ่านเอกสารนั้นและอย่าลืมแชร์ข้อมูลเหล่านั้นให้พนักงานใหม่รับรู้ด้วยเมื่อพวกเขาเข้าทำงาน
  • ยืดหยุ่น  ความยืดหยุ่นไม่ได้หมายถึงการละเลยต่อแนวทางที่คุณได้วางไว้ แต่หมายความว่าอนุญาตให้หัวหน้าแผนกต่างๆ รับผิดชอบในการดำเนินการตามนโยบายภายในทีมของตนเอง  ความยืดหยุ่นนั้นจัดการได้ยากและวิธีที่ดีที่สุดที่องค์กรจะมั่นใจได้ว่าลูกค้าจะเกิดการตอบรับที่ดีและพนักงานจะเกิดประสบการณ์ที่ดีก็คือการให้อำนาจผู้จัดการในการประสานงานความยืดหยุ่นกับพนักงานของตน
2.วิธีการใช้นโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นของคุณ
  • แผนการเปลี่ยนแปลง การจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) อาจเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่ใหญ่ที่สุดและสำคัญที่สุดที่องค์กรสามารถปฏิบัติได้เพื่อให้แน่ใจว่าการนำไปใช้และการเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานใหม่จะเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด ซึ่งขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่ยุ่งยากและคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการดำเนินการตามกระบวนการทีละขั้นตอน
  • เตรียมพร้อมเทคโนโลยี เทคโนโลยีมาแรงที่ควรพิจารณา

Cloud

การประมวลผลแบบคลาวด์ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพได้ทุกที่ที่พนักงานของคุณทำงาน โซลูชันระบบคลาวด์มี 3 ประเภท:

  • Public- ใช้เครื่องมือที่ให้บริการบนเซิร์ฟเวอร์ของ Third party
  • Private- ที่ซึ่งคุณสร้างเซิร์ฟเวอร์และแอปพลิเคชันของคุณเองในศูนย์ข้อมูล offsite
  • Hybrid- ระบบที่ผสมผสานระหว่างสองอย่างที่ซึ่งใช้ Public cloud แอปพลิเคชันไปพร้อมกับเครือข่ายและแอปพลิเคชัน Private cloud
ความปลอดภัยของข้อมูล

ในอดีตข้อมูลอยู่หลังไฟร์วอลล์ของบริษัทคุณ เมื่อพนักงานของคุณทำงานและสื่อสารข้อมูลผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีการกำหนดความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลของคุณ  เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การฝึกอบรมก็เช่นกัน บุคลากรของคุณจำเป็นต้องรู้ว่าควรระวังสิ่งใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึง Malware เช่น Ransomware

การจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ (Centralized Document Management) จะช่วยเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว นอกจากนี้ยังติดตามเวอร์ชันต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะติดตามการเปลี่ยนแปลงและรักษาระบบการดูแลที่ตรวจสอบได้สำหรับเอกสารทุกฉบับซึ่งช่วยให้เป็นไปตามข้อกำหนด ระบบการจัดการเอกสารจำนวนมากยังรวมถึงความสามารถของ Workflow เอกสารของคุณอยู่ในที่เดียวแต่กระบวนการของคุณเคลื่อนที่ด้วยความเร็วของการคลิก

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ

มีสองคำถามที่คุณต้องคำนึงถึงเมื่อพูดถึงเครื่องมือที่พนักงานของคุณใช้

  • เครื่องมือเหล่านั้นอัปเดตหรือไม่
  • เครื่องมือเหล่านั้นทำงานได้ดีกับพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศและไม่ได้ทำงานในออฟฟิศในเวลาเดียวกันหรือไม่
คุณอาจเพิ่มข้อที่สามได้เช่นกัน คือ เทคโนโลยีที่เรากำลังใช้นี้มีความปลอดภัยตรงตามที่ต้องการหรือไม่

เครื่องมือ Microsoft Office หรือที่ตอนนี้เรียกว่า Microsoft 365™ อาจเป็นมาตรฐานในธุรกิจ แต่ก็ควรพิจารณาว่าคุณมีการตั้งค่าที่ดีและใช้งานอย่างเต็มที่หรือไม่

แน่นอนว่าคุณจำเป็นต้องมีการพิมพ์ แต่คุณจะเก็บข้อมูลบนเอกสารกระดาษหรือแปลงเอกสารเหล่านั้นเป็นรูปแบบดิจิทัลได้อย่างไร กระบวนการทำงานจำนวนมากของเรากลายเป็นดิจิทัลแต่ก็ไม่ใช่ทั้งหมด

หนึ่งในจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดในการประเมินประสิทธิภาพการทำงานคือข้อมูลและจุดป้อนเอกสาร ซึ่งรวมถึงเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพซอฟต์แวร์สำหรับ PC Laptop Tablet และอุปกรณ์อัจฉริยะของคุณ นอกจากนี้ยังต้องสามารถรวมแอปพลิเคชันที่คุณใช้งานบนอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันและเครื่องพิมพ์ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสำนักงานที่อุปกรณ์เหล่านี้ยังคงมีบทบาทสำคัญในการทำงานแต่ละวัน

แอปพลิเคชันอัตโนมัติที่ผสานรวมอย่างราบรื่นจะช่วยให้พนักงานของคุณเกิดประสิทธิผลสูงสุด เนื่องจากจะไม่ประสบปัญหาความเข้ากันได้และความไร้ประสิทธิภาพในการย้ายจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่ง

เครื่องมือการสื่อสาร

การสื่อสารไม่ใช่แค่การพูดคุยและเห็นหน้ากันเท่านั้น การทำงานร่วมกันในเอกสารและสื่อต่างๆ ยังคงจำเป็นต้องดำเนินการในระยะไกล เครื่องมือสื่อสาร เช่น Interactive Flat Panel Displays (IFPD) ที่ขับเคลื่อนโดยแอปพลิเคชันที่ทำงานร่วมกันสามารถปรับปรุงการสื่อสารสำหรับพนักงาน ผู้ขาย และลูกค้าของคุณ

3. ปรับใช้

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจยังคงเปลี่ยนแปลงต่อไป ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องปรับเปลี่ยนได้ ถึงแม้ว่ามันอาจจะไม่ได้เปลี่ยนแปลงอย่างมากมาย คุณก็ยังควรสร้างตัวชี้วัดและการรายงานกิจกรรมในแผนของคุณ ทั้งนี้ควรมีการพิจารณาความสำเร็จของคุณและระบุว่ายังมีจุดไหนที่คุณสามารถพัฒนาได้อีก

คุณสามารถแข่งขันและเติบโตไปได้ด้วยนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่น

สำหรับหลายๆ ธุรกิจแล้ว การระบาดใหญ่นี้ได้ทำให้เกิดการทำงานระยะไกลขึ้นอย่างทันทีด้วยการเพิ่มนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่น อย่างไรก็ตามแนวทางปฏิบัติที่เกิดจากการระบาดใหญ่อาจไม่ใช่นโยบายที่ดีที่สุด เป็นเวลากว่าหนึ่งปีที่ธุรกิจจำนวนมากได้ทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นขึ้น

แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าเราไม่ควรกำหนดนโยบายการทำงานให้ชัดเจน พนักงานในองค์กรอาจจะมีการเข้า การลาออกเกิดขึ้นตลอดเวลา ในขณะที่นโยบายการทำงานนั้นยังอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งแล้วกับพนักงานใหม่ที่จะมองหาหรือคาดหวังบรรยากาศการทำงานที่ยืดหยุ่น ธุรกิจต่างๆ ควรทบทวนความต้องการของพวกเขาเพื่อให้เข้าใจว่าสภาพการทำงานรูปแบบไหนที่จะเหมาะกับพนักงานและปรับใช้ สิ่งนี้จะช่วยกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับพนักงานปัจจุบันและใหม่ทั้งหมด

ผลที่เกิดขึ้นจากการระบาดใหญ่ก็คือบรรดาเจ้าของธุรกิจพบว่าพนักงานของพวกเขายังเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลแม้จะทำงานที่จากที่บ้าน ยิ่งไปกว่านั้นคุณอาจจะพบว่านโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นนี้ทำให้คุณเกิดการแข่งขันมากขึ้น

กุญแจสำคัญสู่นโยบายการทำงานที่ประสบความสำเร็จคือการกำหนดนโยบายนั้นและมีความยืดหยุ่น