การสร้าง Document Workflow

Document Workflow คืออะไร

Document Workflow คือโซลูชันที่จัดการการกำหนดเส้นทางเอกสารภายในองค์กรตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการจัดเก็บเอกสารแบบถาวรหรือการทำลายเอกสาร Document workflow นั้นช่วยกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานของขั้นตอนธุรกิจสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ และมีเงื่อนไขที่ชัดเจน โดยที่พนักงานทุกคนจะต้องปฏิบัติตาม

นอกเหนือจากนั้น Document Workflow ที่ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดียังช่วยระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของการทำงานและช่วยกำหนดไทม์ไลน์ของเอกสารที่จะต้องถูกจัดการให้เสร็จสิ้น

ทำไม Document Workflows อัตโนมัติจึงสำคัญ

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรเกิดมาตรฐานและความคล่องตัวสำหรับการจัดการในแต่ละวันซึ่งจะช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน และขจัดข้อผิดพลาด

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหรือ Digital Document Workflows สร้างประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการขจัดเวลาและต้นทุนที่ต้องใช้ในการจัดการและส่งต่อเอกสาร Hardcopy ระหว่างพนักงานที่เกี่ยวข้องและลูกค้า

เมื่อคุณเริ่มใช้งาน Digital Document Workflow จะช่วยให้คุณ

• เปลี่ยนกระบวนการซ้ำๆ ให้ทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานหันไปทำหน้าที่อื่นๆ ที่สำคัญกว่าได้
• ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ที่พวกเขาต้องการ
• ลดจำนวนการพิมพ์ Hardcopy และค่าส่งไปรษณีย์
• ขจัดข้อผิดพลาดในการแจกจ่ายเอกสาร
• ควบคุมการเข้าถึงตามระดับการอนุญาตพร้อมบันทึกกิจกรรมสำหรับการตรวจสอบ (Audit)
• ช่วยให้การส่งเอกสารไปยังขั้นตอนหรือแผนกถัดไปรวดเร็วยิ่งขึ้น
• แจ้งเตือนเจ้าของเอกสารเพื่อให้รับทราบถึงเอกสารที่รอการดำเนินการ
• สร้างตัวชี้วัดประสิทธิภาพเพื่อการปรับปรุง

คุณสมบัติที่โดดเด่นของ Document Workflow ที่เป็นอัตโนมัติ

Document Workflow อัตโนมัติในโลกหลังกการระบาดใหญ่นั้นต้องสามารถสร้างการเชื่อมต่อและให้การรักษาความปลอดภัยแบบ end-to-end แก่พนักงานแบบไฮบริดและผู้ใช้มือถือ พิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้

• Cloud Document Workflows ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึง เรียกดู และทำงานกับข้อมูลล่าสุดและรายงานที่ถูกจัดเก็บไว้ในส่วนกลางจากได้ทุกที่ทุกเวลา โซลูชันระบบคลาวด์มักจะมีการรักษาความปลอดภัยและการเข้ารหัสข้อมูลหลายชั้น
• การรายงานและความรับผิดชอบ เวิร์กโฟลว์ควรจะสามารถรายงานผลการทำงานได้ เพื่อที่คุณจะสามารถระบุจุดที่เกิดปัญหาคอขวด ตรวจสอบผู้ใช้งาน และกำหนดการจัดเก็บข้อมูล
• การแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์เชิงรุก หากงานนั้นเกินกำหนดการจัดการหรือเอกสารไม่ถูกส่งต่อตามที่กำหนดไว้ เวิร์กโฟลว์ควรมีข้อมูลอัจฉริยะในการแจ้งเตือนผู้ทำงาน
• สิทธิผู้เข้าถึงและการอนุญาต การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับควรมีการกำหนดรหัสผ่านและการตรวจสอบสิทธิ์ ผู้ดูแลระบบควรจะสามารถควบคุมระดับการอนุญาตของผู้ใช้แต่ละราย ทำให้สามารถดูและแก้ไขเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานของตนเท่านั้น
• การบูรณาการร่วมกับระบบทางธุรกิจอื่นๆ เวิร์กโฟลว์เอกสารที่มีประสิทธิภาพจะไม่ทำงานแบบไซโล แอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์ควรจะสามารถผสานรวมกับการจัดกำหนดการ การเรียกเก็บเงิน และโมดูลธุรกิจ ERP

ที่มา : RICOH USA.