การสร้าง Document Workflow

12 พ.ค. 2565
 

Document Workflow คืออะไร

Document Workflow คือโซลูชันที่จัดการการกำหนดเส้นทางเอกสารภายในองค์กรตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการจัดเก็บเอกสารแบบถาวรหรือการทำลายเอกสาร Document workflow นั้นช่วยกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานของขั้นตอนธุรกิจสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ และมีเงื่อนไขที่ชัดเจน โดยที่พนักงานทุกคนจะต้องปฏิบัติตาม

นอกเหนือจากนั้น Document Workflow ที่ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดียังช่วยระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของการทำงานและช่วยกำหนดไทม์ไลน์ของเอกสารที่จะต้องถูกจัดการให้เสร็จสิ้น

กระบวนการของเวิร์กโฟลว์เอกสาร ตัวอย่างเอกสารแต่ละประเภท
  • สร้าง / แคปเจอร์
  • ไฟล์เจเนอเรชัน
  • ติดตาม / กำหนดเวอร์ชัน
  • แก้ไข
  • อนุมัติ
  • จัดเก็บ
  • เรียกค้น
  • จัดเก็บถาวร / ทำลาย
  • บทความ
  • ใบสมัครงาน
  • ใบคำสั่งซื้อ
  • ใบแจ้งหนี้
  • รายงานค่าใช้จ่าย
  • บันทึกสุขภาพ
  • ผลการทดสอบ
  • เอกสารเคลมประกัน

ทำไม Document Workflows อัตโนมัติจึงสำคัญ

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรเกิดมาตรฐานและความคล่องตัวสำหรับการจัดการในแต่ละวันซึ่งจะช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน และขจัดข้อผิดพลาด

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหรือ Digital Document Workflows สร้างประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการขจัดเวลาและต้นทุนที่ต้องใช้ในการจัดการและส่งต่อเอกสาร Hardcopy ระหว่างพนักงานที่เกี่ยวข้องและลูกค้า

เมื่อคุณเริ่มใช้งาน Digital Document Workflow จะช่วยให้คุณ

  • เปลี่ยนกระบวนการซ้ำๆ ให้ทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานหันไปทำหน้าที่อื่นๆ ที่สำคัญกว่าได้
  • ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ที่พวกเขาต้องการ
  • ลดจำนวนการพิมพ์ Hardcopy และค่าส่งไปรษณีย์
  • ขจัดข้อผิดพลาดในการแจกจ่ายเอกสาร
  • ควบคุมการเข้าถึงตามระดับการอนุญาตพร้อมบันทึกกิจกรรมสำหรับการตรวจสอบ (Audit)
  • ช่วยให้การส่งเอกสารไปยังขั้นตอนหรือแผนกถัดไปรวดเร็วยิ่งขึ้น
  • แจ้งเตือนเจ้าของเอกสารเพื่อให้รับทราบถึงเอกสารที่รอการดำเนินการ
  • สร้างตัวชี้วัดประสิทธิภาพเพื่อการปรับปรุง

คุณสมบัติที่โดดเด่นของ Document Workflow ที่เป็นอัตโนมัติ

Document Workflow อัตโนมัติในโลกหลังกการระบาดใหญ่นั้นต้องสามารถสร้างการเชื่อมต่อและให้การรักษาความปลอดภัยแบบ end-to-end แก่พนักงานแบบไฮบริดและผู้ใช้มือถือ พิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้

  • Cloud Document Workflows ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึง เรียกดู และทำงานกับข้อมูลล่าสุดและรายงานที่ถูกจัดเก็บไว้ในส่วนกลางจากได้ทุกที่ทุกเวลา โซลูชันระบบคลาวด์มักจะมีการรักษาความปลอดภัยและการเข้ารหัสข้อมูลหลายชั้น
  • การรายงานและความรับผิดชอบ เวิร์กโฟลว์ควรจะสามารถรายงานผลการทำงานได้ เพื่อที่คุณจะสามารถระบุจุดที่เกิดปัญหาคอขวด ตรวจสอบผู้ใช้งาน และกำหนดการจัดเก็บข้อมูล
  • การแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์เชิงรุก หากงานนั้นเกินกำหนดการจัดการหรือเอกสารไม่ถูกส่งต่อตามที่กำหนดไว้ เวิร์กโฟลว์ควรมีข้อมูลอัจฉริยะในการแจ้งเตือนผู้ทำงาน
  • สิทธิผู้เข้าถึงและการอนุญาต การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับควรมีการกำหนดรหัสผ่านและการตรวจสอบสิทธิ์ ผู้ดูแลระบบควรจะสามารถควบคุมระดับการอนุญาตของผู้ใช้แต่ละราย ทำให้สามารถดูและแก้ไขเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานของตนเท่านั้น
  • การบูรณาการร่วมกับระบบทางธุรกิจอื่นๆ เวิร์กโฟลว์เอกสารที่มีประสิทธิภาพจะไม่ทำงานแบบไซโล แอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์ควรจะสามารถผสานรวมกับการจัดกำหนดการ การเรียกเก็บเงิน และโมดูลธุรกิจ ERP

ที่มา : RICOH USA.


News & Events

Keep up to date