เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันด้วยคลาวด์

16 ธ.ค. 2564
 

เมื่อคลาวด์นั้นตอบโจทย์ทุกอย่างสำหรับธุรกิจของคุณ คุณอาจสับสนว่าแล้วเราควรเริ่มต้นจากตรงไหน

โครงสร้างพื้นฐานและแอปพลิเคชันระบบคลาวด์มีประโยชน์ต่อธุรกิจมากมาย แต่ข้อดีที่สำคัญที่สุดของมันก็คือความสามารถในการปฏิวัติการทำงานร่วมกันทางธุรกิจ การสำรวจผู้บริหารทั่วโลกจำนวน 532 ท่านจากหลากหลายอุตสาหกรรมพบว่า 55% คิดว่า “โซลูชันคลาวด์เบสนั้นไม่ใช่แค่วิวัฒนาการ แต่เป็นการแสดงถึงการปฏิวัติอย่างแท้จริงในด้านประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน”

ซึ่งการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิผล ช่วยให้คุณใกล้ชิดกับลูกค้ามากยิ่งขึ้น ช่วยให้ผลิตภัณฑ์ของคุณเกิดนวัตกรรมมากขึ้น ธุรกิจเกิดการแข่งขัน และช่วยให้คุณดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงเอาไว้ได้ องค์ประกอบพื้นฐานของการขยายธุรกิจ การทำงานร่วมกันและเครื่องมือบนคลาวด์นั้นมีศักยภาพมหาศาลในการขยายการเข้าถึงและส่งเสริมการเชื่อมต่อที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานกับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ของคุณ

แต่ด้วยโอกาสมากมายในการใช้แอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันในธุรกิจของคุณ คุณจะเริ่มต้นจากตรงไหน?

ความร่วมมือเริ่มจากภายใน

การประเมินและการออกแบบกระบวนการด้านข้อมูลข่าวสารใหม่เป็นพื้นฐานในการสร้างพื้นที่การทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จยิ่งขึ้นไม่ว่าคุณจะใช้แอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์หรือไม่ก็ตาม แค่ตัวเทคโนโลยีอย่างเดียวนั้นไม่ใช่ทางออก และการโฟกัสกับความพยายามของคุณอย่างเดียวก็อาจทำให้คุณหลงทางในด้านเป้าหมายการทำงานร่วมกันได้ ในทางตรงกันข้ามปัจจัยสำคัญในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันของพนักงานนั้นอยู่ในกระบวนการพื้นฐานที่ช่วยให้พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ครอบคลุม ถูกต้อง และทันเวลามากขึ้น

ขั้นตอนแรกที่สำคัญคือการประเมินกระบวนการข้อมูลของคุณ ระบุแต่ละขั้นตอนรวมถึงระบุว่าแต่ละขั้นตอนนั้นทำให้คุณบรรลุไปยังเป้าหมายทางธุรกิจที่คุณตั้งไว้ได้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการบริการลูกค้าให้ดีขึ้น สร้างโอกาสในการขายเพิ่มขึ้น ส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่สามารถแข่งขันได้มากขึ้น หรือทำให้เกิดการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ในองค์กรทุกวันนี้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสังเกตว่าการไหลเวียนของข้อมูลนั้นข้ามขอบเขตสายงานธุรกิจ (Line of Business หรือ LoB)หรือไม่ และจุดที่เป็นไปได้ในการรวมเข้ากับกระบวนการและระบบอื่นๆ

ขอให้คุณจำไว้ว่าข้อมูลที่พนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศต้องการนั้นมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และพวกเขาก็มีความต้องการที่แตกต่างกันอย่างชัดเจนสำหรับวิธีที่พวกเขาใช้ข้อมูล ซึ่งสิ่งนี้เองสำคัญต่อการใช้งาน การฝึกอบรม และการนำแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกันใหม่มาใช้ ตลอดจนความสำเร็จของการทำงานร่วมกัน

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งก็คือลองสังเกตขั้นตอนการทำงานของพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศสักคนหนึ่ง เช่น เริ่มตั้งแต่การตอบรับลูกค้าทีละขั้นตอน หากพวกเขาได้รับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการในเวลาที่เหมาะสมและในรูปแบบที่ต้องการก็ขอให้คุณสังเกตว่าพวกเขาได้ข้อมูลมาจากที่ใด งานวิจัยพบความแตกต่างที่สำคัญในการที่พนักงานและผู้จัดการรับรู้ถึงประสิทธิผลของกระบวนการข้อมูลของพวกเขา นี่เป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะขอความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่จะช่วยให้พนักงานทำงานได้ดียิ่งขึ้น

การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิผล ช่วยให้คุณใกล้ชิดกับลูกค้ามากยิ่งขึ้น ช่วยให้ผลิตภัณฑ์ของคุณเกิดนวัตกรรมมากขึ้น ธุรกิจเกิดการแข่งขัน และช่วยให้คุณดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงเอาไว้ได้

การตัดขาดจากพนักงาน

การศึกษาจาก Forrester ซึ่งได้รับมอบหมายจากริโก้ระบุว่าด้วยปัจจัยมากกว่า 2 ต่อ 1 ที่มีต่อผู้จัดการ พนักงานที่ต้องติดต่อกับลูกค้ารู้สึกว่าพวกเขาถูกจำกัดโดย "ระบบเก่า" ซึ่งบางครั้งก็เป็นการบังคับให้ลูกค้าสื่อสารกับบริษัทในแบบที่พวกเขาไม่ต้องการ ในทางตรงกันข้ามด้วยปัจจัยเกือบ 3 ต่อ 1 ผู้จัดการคิดว่าพนักงานที่ติดต่อกับลูกค้าสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้ดีผ่านทั้งช่องทางเก่าและใหม่ นั่นเป็นการตัดการความสัมพันธ์ครั้งใหญ่และหากองค์กรของคุณก็ประสบเหตุการณ์นี้เช่นเดียวกันก็มีแนวโน้มสูงที่จะส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณกับลูกค้าของคุณ

เราพบว่าหลายๆ กระบวนการด้านข้อมูลมักจะไม่ได้ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานหรือลูกค้า นี่อาจจะถึงเวลาที่คุณต้องสำรวจภายในองค์กร ซึ่งคุณอาจจะพบ คือ

  • ขั้นตอนที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปหรือไม่ได้มีความสำคัญ
  • ข้อมูลที่มีไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ง่ายหรือทันเวลา
  • ช่องว่างของข้อมูลที่ได้จากระบบอื่น
  • กระบวนการที่ไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าเป็นส่วนหนึ่งในงานของคุณ

เพื่อเอาชนะปัญหาเหล่านี้ เรามีข้อมูลเกี่ยวกับประโยชน์จากอุตสาหกรรมในวงกว้าง ประสบการณ์จากแต่ละแผนกที่ได้มาจากการเป็นที่ปรึกษากระบวนการเอกสาร เรามีประสบการณ์และเคยจัดการกับความท้าทายในด้านการจัดการข้อมูลที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งเกิดขึ้นในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการข้อมูล รวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การจัดการกับกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวที่ซับซ้อนในอุตสาหกรรมและประเทศต่างๆ หรือการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงภายใน รวมถึงการฝึกอบรม ให้ความรู้ และด้านศีลธรรม

พาร์ทเนอร์จากภายนอกจะสามารถมองภาพมุมกว้างผ่านแต่ละแผนกและการทำงาน ซึ่งทำให้พวกเขาได้รับบทเรียนจากการร่วมงานที่หลากหลายในอุตสาหกรรมและในด้านโครงสร้าง พวกเขามักจะนำมุมมองใหม่ๆ มาใช้แก้ปัญหา

เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนคลาวด์สามารถช่วยให้บริษัทของคุณเติบโต แต่การกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจและการระบุสิ่งที่กระบวนการของคุณต้องการอย่างชัดเจนนั้นต้องมาก่อน โปรดจำไว้ว่าองค์ประกอบเทคโนโลยีทุกๆ องค์ประกอบ ผู้ที่อยู่เบื้องหลังสิ่งเหล่านี้คือคนที่สำคัญที่สุด ด้วยความช่วยเหลือจากเรา คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรและยังมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่หลงทางในระบบคลาวด์

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/optimizing-collaboration