กลยุทธ์บริหารงานพิมพ์ เพื่อควบคุมต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพองค์กร

ต้นทุนการพิมพ์ที่ไม่ได้รับการบริหารจัดการมีมากกว่าค่า “กระดาษและหมึก” การบริหารจัดการงานพิมพ์อย่างมีกลยุทธ์ช่วยลดของเสีย เพิ่มความปลอดภัย และเปิดโอกาสในการประหยัดต้นทุนที่ซ่อนอยู่ 

แม้ว่าโลกธุรกิจจะเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้น แต่ “งานพิมพ์” ยังคงเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินธุรกิจ ในความเป็นจริง พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยยังคงใช้กระดาษมากถึง 10,000 แผ่นต่อปี 

หลายองค์กรพยายามลดการใช้กระดาษเพื่อตอบโจทย์สิ่งแวดล้อม แต่สิ่งที่มักถูกมองข้ามคือ “ต้นทุนทางการเงิน” ที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ที่ไม่ได้รับการควบคุม เพราะค่าใช้จ่ายที่แท้จริงนั้นมีมากกว่าค่ากระดาษและหมึกหลายเท่า 

ลองมาทำความเข้าใจ “ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (Total Cost of Ownership – TCO)” ของระบบพิมพ์ ว่าทำไมจึงมักถูกประเมินต่ำ และโซลูชันการบริหารจัดการงานพิมพ์ของ ริโก้จะช่วยองค์กรของคุณลดต้นทุน พร้อมตอบโจทย์ด้านความยั่งยืนได้อย่างไร 

ข้อมูลจากอุตสาหกรรมระบุว่า ทุกๆ 1 ดอลลาร์สหรัฐ (ประมาณ 36 บาท) ที่ใช้จ่ายในการพิมพ์ บริษัทจะต้องใช้เพิ่มอีก 9–15 ดอลลาร์สหรัฐ (ประมาณ 324–540 บาท) ในการบริหารจัดการระบบพิมพ์นั้น 

ต้นทุนการพิมพ์ที่แท้จริง 

โดยทั่วไป ธุรกิจมักมองเห็นเฉพาะค่าใช้จ่ายที่จับต้องได้ เช่น เครื่องพิมพ์ กระดาษ และหมึกพิมพ์ แต่ในความเป็นจริง นั่นเป็นเพียง “ส่วนบนของภูเขาน้ำแข็ง” เท่านั้น 

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ครอบคลุมตั้งแต่ การดูแลระบบ IT โครงสร้างพื้นฐานของเครือข่าย การบำรุงรักษาเครื่อง การใช้งานของพนักงาน ไปจนถึงต้นทุนด้านการบริหาร ซึ่งหมายความว่า ค่าเครื่องพิมพ์และวัสดุสิ้นเปลืองคิดเป็นเพียง 9–15% ของต้นทุนทั้งหมด แต่กลับเป็นสิ่งที่หลายองค์กรคำนวณเพียงส่วนเดียวเมื่อวางงบประมาณ 

องค์ประกอบหลักของต้นทุนรวม (TCO)

• ฮาร์ดแวร์: เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องมัลติฟังก์ชัน 
• วัสดุสิ้นเปลือง: หมึกพิมพ์ กระดาษ ชุดบำรุงรักษา 
• พลังงาน: ไฟฟ้าที่ใช้ในการทำงานของอุปกรณ์ 
• แรงงาน: เวลาที่พนักงานใช้ในการพิมพ์ รับเอกสาร หรือแก้ปัญหา 
• การสนับสนุนด้าน IT: การตั้งค่าเครือข่าย อัปเดตไดรเวอร์ และการช่วยเหลือผู้ใช้ 
• ซอฟต์แวร์: ระบบอัตโนมัติที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดเวลาในการทำงาน 
• ความปลอดภัย: การปกป้องข้อมูลและอุปกรณ์จากการเข้าถึงที่ไม่พึงประสงค์ 
• การบริหารจัดการ: การตรวจสอบการใช้งาน การกำหนดสิทธิ์ และรายงานผล 
• พฤติกรรมผู้ใช้: การเลือกพิมพ์สี/ขาวดำ การพิมพ์หน้าเดียว/สองหน้า หรือเอกสารที่พิมพ์แล้วลืมเก็บ 
• ความยั่งยืน: การใช้เครื่องพิมพ์อย่างมีประสิทธิภาพช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมและต้นทุนในระยะยาว 

และที่มักไม่ถูกนับรวมคือ “ต้นทุนของความไม่มีประสิทธิภาพ” เพราะเมื่อไม่มีระบบควบคุม การพิมพ์อาจกลายเป็นต้นเหตุของการสูญเสียทั้งเวลาและเงิน ถึง 30–50% ของการติดต่อศูนย์ช่วยเหลือ (Help Desk) มักเกี่ยวข้องกับปัญหาการพิมพ์ 

การบริหารจัดการงานพิมพ์เชิงกลยุทธ์ ช่วยควบคุมต้นทุนได้จริง 

แล้วจะจัดการต้นทุนเหล่านี้อย่างไร? คำตอบคือ “ระบบบริหารจัดการงานพิมพ์อย่างมีกลยุทธ์” ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน กำหนดนโยบายที่ชัดเจน และให้มุมมองที่โปร่งใสต่อการใช้งาน 

โซลูชันของริโก้ที่ช่วยคุณบริหารจัดการได้ครบวงจร

• RICOH Smart Integration
  ระบบอัตโนมัติที่ช่วยจัดการเอกสารตั้งแต่การสแกน การจัดเก็บ และการส่งต่อข้อมูลอย่างเป็นระบบ ลดความจำเป็นในการพิมพ์ตั้งแต่ต้น ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย 
• RICOH CloudStream 
  โซลูชันแบบ Cloud-native สำหรับการพิมพ์และสแกนที่ปลอดภัยจากทุกอุปกรณ์ ทุกที่ทุกเวลา รองรับแนวคิด Zero Trust Security เพิ่มความสะดวกทั้งผู้ใช้และทีม IT 
• RICOH Streamline NX 
  แพลตฟอร์มครบวงจรสำหรับบริหารจัดการเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ทั้งหมดขององค์กร พร้อมระบบตรวจสอบต้นทุนการพิมพ์ (Print Cost Accounting) การยืนยันตัวตน และรายงานการใช้งานอย่างละเอียด 
• RICOH Managed Print Services (MPS) 
  การบริการบริหารจัดการงานพิมพ์แบบครบวงจร ตั้งแต่การประเมินสภาพแวดล้อมการพิมพ์เดิม วิเคราะห์จุดอ่อน ไปจนถึงการออกแบบโซลูชันที่เหมาะสม ครอบคลุมทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การวิเคราะห์ข้อมูล และบริการดูแลต่อเนื่อง 

ผลลัพธ์: ลดต้นทุน เพิ่มเวลาในการทำงานของเครื่อง ปรับปรุงความปลอดภัย และรองรับการขยายตัวของธุรกิจ 

ยิ่งปลอดภัย ยิ่งคุ้มค่า เพราะความเสี่ยงเงียบคือภัยที่องค์กรไม่ควรมองข้าม 

เครื่องพิมพ์มักถูกมองข้ามในแผน Cybersecurity ทั้งที่ในความเป็นจริง เครื่องพิมพ์ก็เป็นอุปกรณ์เครือข่ายที่เสี่ยงต่อการโจมตีเช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ หากไม่มีระบบป้องกัน ข้อมูลลับขององค์กรอาจถูกเข้าถึงหรือถูกใช้โจมตีได้ 

ในปีที่ผ่านมา ค่าเสียหายเฉลี่ยจากเหตุข้อมูลรั่วไหลทั่วโลกอยู่ที่ 4.88 ล้านดอลลาร์สหรัฐ (ประมาณ 175.7 ล้านบาท) 

คุณสมบัติด้านความปลอดภัยของเครื่องพิมพ์ยุคใหม่ 

• การยืนยันตัวตนของผู้ใช้ (User Authentication) 
• การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างส่งผ่านระบบ (Encrypted Data Transmission) 
• การควบคุมสิทธิ์เข้าถึง (Access Control) 
• การพิมพ์แบบปลอดภัย (Secure Print Release) 
• การจัดการเฟิร์มแวร์และไดรเวอร์ 
• การประทับตราความปลอดภัยอัตโนมัติ (Security Stamp) 
• ระบบความปลอดภัยของสายแฟกซ์ 

ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจะสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ และเฉพาะเมื่ออยู่หน้าสถานที่จริงเท่านั้น 

ผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้จริง 

ริโก้ได้ช่วยองค์กรหลากหลายอุตสาหกรรมลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และยกระดับความปลอดภัยของระบบพิมพ์ 

• Eastern Health ลดต้นทุนลงได้ถึง 30% ด้วยการปรับขนาดและจัดการระบบพิมพ์ใหม่ทั้งองค์กร เพื่อเพิ่มประสบการณ์ผู้ป่วยและรองรับการทำงานทางไกล 
• ศูนย์ฝึกเจ้าหน้าที่ฉุกเฉิน เปลี่ยนระบบพิมพ์เดิมไปสู่ Cloud ช่วยลดต้นทุนและยกระดับความปลอดภัย ขจัดความยุ่งยากจากการจัดการงานพิมพ์ด้วยตนเอง 
• ธนาคารผู้ให้บริการสินทรัพย์ระดับโลก ลดจำนวนเครื่องพิมพ์ทั่วโลกลงถึง 75% และลดการใช้กระดาษลงกว่า 69% ผ่านโซลูชันการบริหารจัดการงานพิมพ์ระดับสากล 
• ทั้งหมดนี้ไม่ใช่แค่กรณีเฉพาะ แต่คือหลักฐานว่าการบริหารจัดการงานพิมพ์เชิงกลยุทธ์ให้ผลลัพธ์ที่วัดได้จริง 

ริโก้ได้รับการยกย่องจากสถาบันชั้นนำระดับโลก

• IDC จัดอันดับให้ริโก้เป็น “ผู้นำ” ด้านบริการ Cloud Managed Print และ Document Services ประจำปี 2024 
• Quocirca จัดให้ริโก้เป็น “ผู้นำ” ใน Cloud Print Services Landscape 2025 
• Keypoint Intelligence ยกย่องริโก้เป็น “ผู้นำ” ด้าน Managed Print Services ประจำปี 2024 

จุดเริ่มต้นของการประหยัดจากมุมมองที่ครบถ้วน 

ไม่ว่าคุณจะมองเฉพาะ “ต้นทุนที่เห็นชัด” หรือพิจารณาภาพรวมทั้งหมดของระบบพิมพ์ สิ่งสำคัญคือการมีข้อมูลที่ครบถ้วนและโปร่งใส เพื่อให้ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและคุ้มค่า 

เมื่อเข้าใจต้นทุนที่แท้จริงของการพิมพ์ และเลือกใช้โซลูชันบริหารจัดการงานพิมพ์อย่างชาญฉลาด องค์กรของคุณจะสามารถลดของเสีย เพิ่มความปลอดภัย และประหยัดงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานขนาดเล็กหรือองค์กรระดับโลก — ผลลัพธ์ก็ชัดเจนเหมือนกัน: เมื่อคุณเข้าใจต้นทุนรวมของการพิมพ์ (Print TCO) คุณจะเห็นผลตอบแทนที่ยิ่งใหญ่กว่า 

สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีบริหารจัดการการพิมพ์อย่างมีประสิทธิภาพ หรือเริ่มต้นประเมินสภาพแวดล้อมการพิมพ์ขององค์กรคุณวันนี้ สามารถติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเรา เพื่อช่วยให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของต้นทุนการพิมพ์ทั้งหมด และแนวทางที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ    

ที่มา:  RICOH USA