เมื่อ AI และดิจิทัลเวิร์กเพลสเข้ามาเปลี่ยนโลกธุรกิจ — ความปลอดภัยและการจัดการงานพิมพ์ยังต้องมีมืออาชีพที่ไว้ใจได้

ทำไมความปลอดภัยในการพิมพ์จึงเป็นสิ่งสำคัญต่อองค์กรของคุณ?

แม้กระดาษและงานพิมพ์ยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง — ซึ่งคาดการณ์ว่าจะใช้ถึง 55 ล้านตันในปี 2025 — องค์กรจึงต้องมีการวางแผนด้านความปลอดภัยและงานพิมพ์ในหลายขั้น การมาของ AI และรูปแบบการทำงานดิจิทัลที่ไม่เหมือนเดิม ยิ่งทำให้ความท้าทายนี้ซับซ้อนขึ้น และจำเป็นต้องหาคู่ค้าที่น่าเชื่อถือและให้ความสำคัญกับความปลอดภัย 

รายงานจาก Quocirca พบว่า “ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา 67% ขององค์กรประสบปัญหาการสูญหายของข้อมูลจากการพิมพ์ที่ไม่ปลอดภัย” ความเสี่ยงจากงานพิมพ์เกิดขึ้นได้หลายจุด ตั้งแต่การส่งข้อมูลไปยังเครื่องพิมพ์ ข้อมูลที่อยู่ในเครื่องพิมพ์ และข้อมูลที่ออกมา ซึ่งอาจทำให้เกิดการรั่วไหลหรือเข้าถึงข้อมูลสำคัญโดยที่ไม่ได้รับอนุญาต เครื่องพิมพ์และ เครื่องถ่ายเอกสารมักเป็นเป้าหมายเพราะหลายองค์กรละเลยมาตรการรักษาความปลอดภัย ใช้เฟิร์มแวร์ที่ล้าสมัย และมีระบบควบคุมการเข้าถึงที่อ่อนแอ การพิมพ์ที่ปลอดภัยจึงช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมเข้มงวด 

การบริหารงานระหว่างข้อมูลดิจิทัลและงานพิมพ์ 

การทำงานอัตโนมัติและกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ ต้องได้รับการประเมินในเรื่องความปลอดภัย แพลตฟอร์ม SaaS ที่รองรับการพิมพ์ผ่านคลาวด์ ควรมีศูนย์ข้อมูลและแนวทางการทำงานที่ปลอดภัย พร้อมฟีเจอร์ปลดล็อกงานพิมพ์ด้วยการใช้รหัสผ่านหรือบัตรประจำตัวเพื่อความปลอดภัย

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลอาจเสี่ยงทำให้ข้อมูลองค์กรตกอยู่ในความเสี่ยงหากไม่มีมาตรการที่เหมาะสม ซึ่งยิ่งสำคัญมากขึ้นในยุคที่การทำงานแบบไฮบริดเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว 

การพิมพ์ในสำนักงานก็ต้องพิจารณาว่า กระบวนการทำงานควรได้รับการปกป้องอย่างไร ทั้งจากอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ตโฟน หรือแท็บเล็ต ไปจนถึงเครื่องพิมพ์ รวมถึงการจัดการข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ส่งข้อมูลไปยังเครื่องพิมพ์ รวมถึงการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันทั้งบนคลาวด์และภายในองค์กร ที่อาจเป็นจุดเสี่ยงได้หากไม่มีการป้องกันที่ดี 

ความปลอดภัยในการพิมพ์ — จุดสำคัญที่ควรให้ความสนใจ 

การจัดการความปลอดภัยงานพิมพ์อย่างครบวงจร ต้องเลือกใช้โซลูชันและอุปกรณ์ที่ออกแบบมาเพื่อความปลอดภัยโดยเฉพาะ ซึ่งต้องครอบคลุม 5 ชั้นของความปลอดภัยในองค์กร ได้แก่ 

พนักงานและผู้ใช้งาน ข้อมูล อุปกรณ์ เครือข่าย และแอปพลิเคชัน 

• พนักงานและผู้ใช้งาน: ประเมินความเสี่ยง และหาจุดอ่อนเพื่อป้องกันการโจมตี สร้างนโยบาย และมาตรการรักษาความปลอดภัยสำหรับพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน ระยะไกล หรือแบบไฮบริด เช่น ระบบยืนยันตัวตนแบบ Zero Trust, Single Sign-On, Multi-Factor Authentication และการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงด้วยบัตร หรือชิปความปลอดภัย 
• ข้อมูลและเอกสาร: ใช้เครื่องมือ AI เช่น การจัดข้อมูลเอกสารอัจฉริยะและการจัดหมวดหมู่ไฟล์ เพื่อแปลงข้อมูลดิบเป็นข้อมูลที่ค้นหาและจัดการได้ง่าย การเข้ารหัสข้อมูลที่ส่งไปยังเครื่องพิมพ์ การตรวจสอบโค้ด และการทดสอบความปลอดภัย ช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้เครื่องพิมพ์ รวมถึงการบริหารจัดการเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกฎหมายและข้อกำหนด 
• อุปกรณ์: นอกจากการยืนยันตัวตนของผู้ใช้ เครือข่าย และการจัดการเฟิร์มแวร์แล้ว ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของช่องทางการส่งข้อมูล เช่น สายแฟกซ์ พอร์ต USB การพิมพ์แบบล็อก การบันทึกข้อมูลการคัดลอก วันเวลาที่บังคับใช้ และการลบข้อมูลชั่วคราว การได้รับการรับรองมาตรฐาน Common Criteria ช่วยยืนยันว่ามีระบบความปลอดภัยครอบคลุมและเชื่อถือได้ 

บทบาทของ AI ในการเพิ่มความปลอดภัยงานพิมพ์

องค์กรสามารถใช้บริการจากคู่ค้าที่เชี่ยวชาญและมีเทคโนโลยี AI ในอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ เพื่อช่วยตรวจจับและแจ้งเตือนเหตุการณ์ความปลอดภัยแบบเรียลไทม์ รวมถึงจัดการเส้นทางการพิมพ์ที่ปลอดภัยได้ โซลูชันบนคลาวด์มักจะอัปเดตได้ง่ายกว่าระบบในองค์กร ช่วยให้ทันเทคโนโลยีและมาตรการใหม่ๆ 

การใช้ AI ในการทำงานอัตโนมัติยังช่วยทำให้งานพิมพ์มีความปลอดภัยและทันสมัย ลดจุดเสี่ยงได้อย่างมาก 

โซลูชันความปลอดภัยที่ล้ำสมัย 

โซลูชันของเราออกแบบมาโดยคำนึงถึงฟีเจอร์และความสามารถด้านความปลอดภัยเป็นหลัก นี่คือโซลูชันเด่นบางส่วนที่เราอยากแนะนำให้คุณพิจารณาสำหรับอนาคต 

ความปลอดภัยของอุปกรณ์: 

• RICOH @Remote: แพลตฟอร์มที่ช่วยตรวจจับปัญหาแบบเรียลไทม์และให้ข้อมูลเชิงลึกจากอุปกรณ์หลากหลาย 
• RICOH CloudStream: แพลตฟอร์มคลาวด์ที่ช่วยจัดการงานพิมพ์ สแกน และอุปกรณ์อย่างยืดหยุ่น 
• RICOH Streamline NX: ระบบจัดการอุปกรณ์ งานพิมพ์ สแกน และแจ้งเตือนบริการที่ปรับขนาดได้ 

ความปลอดภัยของผู้ใช้: 

• บริการไอทีทั้งในและนอกสถานที่ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยของข้อมูลอย่างมืออาชีพ ช่วยให้คุณได้เปรียบในด้านเทคโนโลยีและบริการที่รักษาความปลอดภัยข้อมูล สนับสนุนการทำงานจากระยะไกล ช่วยให้การย้ายข้อมูลขึ้นคลาวด์เป็นเรื่องง่าย และบริหารจัดการโครงสร้างพื้นฐานไอทีได้อย่างครบวงจร เป็นต้น 
• IT Health Check: ตรวจสอบหาจุดอ่อนและช่องโหว่โดยทีมผู้เชี่ยวชาญ 

ความปลอดภัยของเอกสาร: 

• DocuWare: แพลตฟอร์มจัดการเอกสารอัจฉริยะ ที่ช่วยจัดเก็บ แบ่งปัน และควบคุมเอกสารจากทุกที่ 
  
• Laserfiche: รวบรวมข้อมูลองค์กร เนื้อหา และการจัดการกระบวนการทำงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งยังครอบคลุมถึงการจัดการเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน 

ความปลอดภัยของข้อมูล: 

• การป้องกันแรนซัมแวร์: ปกป้องข้อมูลของคุณและลดความเสียหายให้น้อยที่สุดด้วยมาตรการหรือระบบความปลอดภัยขั้นสุด 
• การเข้ารหัสข้อมูล: มีหลายวิธีในการเข้ารหัสข้อมูลทั้งบนเครื่องพิมพ์ เครื่องแฟกซ์ เครือข่าย แอปพลิเคชัน ซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์ ด้วยทีมบริการไอทีของเราที่พร้อมให้ความช่วยเหลือ 

การเลือกคู่ค้างานพิมพ์ที่น่าเชื่อถือ 

เมื่อจะเลือกคู่ค้าด้านงานพิมพ์ ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบในเรื่อง 

• การได้รับการรับรองมาตรฐาน เช่น Common Criteria, ISO, SOC 2 Type II, NIST, PCI DSS, HIPAA, GDPR, FedRAMP เป็นต้น 
• มีมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลอย่างเข้มงวด โดยเฉพาะงานพิมพ์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลลับหรือข้อมูลส่วนบุคคล 
• มีประวัติการทำงานที่ดี รีวิวลูกค้าและการแนะนำที่น่าเชื่อถือ 
• โปร่งใสในเรื่องราคา วิธีการทำงาน และการแก้ไขปัญหา 
• มีประสบการณ์ยาวนานและความเชี่ยวชาญสูงในการคาดการณ์และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ความปลอดภัยและงานพิมพ์ คือหัวใจขององค์กรที่มีความน่าเชื่อถือ และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ — และอาจเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์กรในอนาคต 

คุณพร้อมหรือยังที่จะเข้าร่วมกับลูกค้าอีกกว่า 1.4 ล้านราย ที่วางใจในมาตรการ ความปลอดภัย และโซลูชันของเรา?