กระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจคืออะไร

ทำไมจึงจำเป็นต่อความสำเร็จของธุรกิจในวันนี้

ธุรกิจทุกวันนี้ต้องเน้นการทำน้อยแต่ได้มาก

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจทำให้มันเป็นไปได้ ด้วยการลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและงานที่ต้องใช้เวลามากธุรกิจที่ใช้โซลูชันกระบวนการอัตโนมัตินั้นสามารถลดค่าใช้จ่าย, เพิ่มประสิทธิภาพ, เพิ่มศักยภาพพนักงาน และปรับปรุงความคล่องตัว ทุกวันนี้ ไม่มีอะไรสำคัญไปกว่าความสำเร็จอีกแล้ว บทความนี้เราจะพูดถึงความหมายของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ, ทำไมบริษัทต่างๆ จึงควรใช้มันอย่างเร่งด่วน และคุณจะนำโซลูชันนี้ไปใช้ในองค์กรของคุณได้อย่างไร

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจคืออะไร

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการกับการทำงานแบบเดิมๆ และงานทางธุรกิจที่เกิดซ้ำๆ โดยเน้นการใช้แรงงานมนุษย์น้อยที่สุด ฐานข้อมูลอย่าง CRM นั้นเป็นรูปแบบของกระบวนการอัตโนมัติแบบดั้งเดิมทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลง่ายขึ้น ทุกวันนี้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจครอบคลุมระบบและแพลตฟอร์มขั้นสูงมากขึ้นซึ่งช่วยให้ระบบเหล่านี้ทำงานได้

• Digital document workflows
• Data capture
• E-forms
• Automated approval processes
• Real-time collaboration

หากพูดในทางปฏิบัติก็คือเทคโนโลยีที่

1. เร่งความเร็วในการทำงานให้เสร็จ
2. ปรับปรุงกระบวนการให้เป็นเวิร์กโฟลว์เดียวซึ่งราบรื่น เรียบง่าย และเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน 

ประโยชน์ของระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจ

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจนั้นทำให้

• เพิ่มความเร็วในการทำงาน
• ทำให้พนักงานที่ปฏิบัติงานทางไกลสามารถทำงานได้ด้วยการสร้างดิจิทัลเวิร์กโฟลว์
• มุ่งเน้นที่งานเชิงกลยุทธ์มากกว่างานทั่วไป

ที่จริงแล้วโซลูชันนี้มีประโยชน์อีกมากมาย แต่นี่คือประโยชน์ที่สำคัญ 5 ประการ

1. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

   การดำเนินการที่คล่องตัวทำให้ทีมของคุณสามารถดำเนินการตามความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้นและสามารถดึงข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย คุณจะให้บริการที่มีคุณภาพสูงขึ้น เนื่องจากพนักงานของคุณจะโฟกัสกับการให้บริการลูกค้ามากกว่าการเก็บบันทึกข้อมูลและการย้ายเอกสาร กล่าวโดยสรุปคือ คุณสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและธุรกิจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ทำให้คุณเกิดความคล่องตัวและแข่งขันได้มากขึ้น

2. เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

   ระบบอัตโนมัตินั้นช่วยขจัดความยุ่งยากที่เกี่ยวข้องการทำงานบนกระดาษและเวิร์กโฟลว์ที่ต้องใช้คนทำเป็นหลัก นอกจากนี้มันยังเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานด้วยการกำจัดงานที่พนักงานต้องทำซ้ำๆ เมื่อพนักงานทำงานเสร็จได้มากขึ้นพวกเขาก็จะพึงพอใจและเกิดประสิทธิผลมากขึ้น

3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

   ข้อมูล, เอกสาร และข่าวสารแบบดิจิทัลสามารถเคลื่อนที่ได้รวดเร็วกว่ารูปแบบกระดาษ สิ่งที่พนักงานต้องทำมีเพียงแค่ตรวจความถูกต้องของข้อมูลบนหน้าจอ จากนั้นเพียงคลิกแล้วเอกสารหรือข้อมูลก็จะเคลื่อนไปยังขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ เส้นทางอัตโนมัตินี้ยังช่วยลดความยุ่งยากในการแชร์เอกสารตามเวิร์กโฟลว์หรือการจัดเก็บเอกสารด้วย

   นอกจากนี้เมื่อบันทึกและจัดเก็บแบบดิจิทัลแล้ว เอกสารก็สามารถถูกเรียกถึงได้จากโต๊ะทำงานของพนักงาน ไม่จำเป็นต้องลุกไปตู้เก็บเอกสารเพื่อดึงไฟล์กระดาษอีกต่อไป

   ตัวอย่างเช่น Ricoh’s Smart Integration Solution ที่เพียงแค่จับคู่กับ MFP ตัวใดตัวหนึ่ง ก็สร้างเวิร์กโฟลว์ได้เพียงแค่กดปุ่ม เตรียมเอกสารของคุณบนจุดป้อนกระดาษ และกดเลือกคำสั่งเวิร์กโฟลว์ที่กำหนด เอกสารก็จะถูกสแกนและย้ายไปยังตำแหน่งที่พนักงานสามารถเริ่มต้นขั้นตอนต่อไปได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าพนักงานจะอยู่ในสาขาอื่นหรือโฮมออฟฟิศก็ตาม

   ด้วยเทคโนโลยีการจัดทำดัชนีขั้นสูงดังเช่น DocuWare ข้อมูลจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติจากเอกสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น AP/AR หรือใบสั่งซื้อ ซึ่งข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้เป็นดัชนีค้นหาได้ จากข้อมูล เช่น “บริษัท ABC” เอกสารจะถูกจัดเป็นหมวดหมู่ แบ่งแยก และส่งไปยังปลายทางและผู้รับที่ถูกต้องเพื่อรอการอนุมัติต่อไป กฎและเงื่อนไขต่างๆ สามารถกำหนดได้ด้วยการแจ้งเตือนที่จะส่งไปยังผู้รับที่ถูกต้องในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเพื่อให้ดำเนินการต่อไป และข้อมูลจะถูกป้องกันตลอดทั้งกระบวนการเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของลูกค้าและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

4. เสริมสร้างการสื่อสารและการร่วมงาน

   ไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ กระบวนการอนุมัติสามารถเริ่มต้นที่ Philadelphia ด้วยการสแกนเอกสาร จากนั้นที่ผู้อนุมัติคนแรกที่ Los Angeles สามารถตรวจสอบเอกสารและทำการอนุมัติและส่งเอกสารกลับเพื่อรอตรวจสอบความถูกต้อง ต่อมาเอกสารสามารถถูกส่งต่อไปเพื่อรอการอนุมัติถัดไปที่ Miami ได้

   ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจช่วยขจัดขอบเขตทางกายภาพ นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มช่องทางการสื่อสาร ช่วยให้เกิดการเชื่อมต่อทั้งคนและงาน

   อีกตัวอย่างหนึ่งที่ดีก็คือด้านสาธารณสุข เทคโนโลยีแฟกซ์ดิจิทัลอย่าง XM Fax สามารถรับเอกสารขาเข้า จัดเรียงและแจกจ่ายตามหมายเลขแฟกซ์ ด้วยความสามารถที่เชื่อมต่อกับ Microsoft 365 ทำให้เมื่อเอกสารมาถึงแล้วแพลตฟอร์มแฟกซ์จะสามารถส่งอีเมลถึงสมาชิกในทีมเพื่อแจ้งเตือนการมาถึงของเอกสารได้ ทำให้ตอนนี้แผนกเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนทั้งหมดสามารถทำงานจากระยะไกลได้ ราวกับว่าพวกเขาอยู่ในสำนักงานเดียวกัน

5. บรรลุเป้าหมายด้านความยั่งยืน

   การกำจัดกระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นหลักนั้นเป็นมากกว่าการลดงานที่ต้องทำเอง มากกว่าการประหยัดเวลา และการเพิ่มผลผลิต เนื่องจากมันยังช่วยลดการใช้กระดาษซึ่งจะสนับสนุนเป้าหมายด้านความยั่งยืนของคุณด้วย

   อันที่จริงแล้วปัจจุบันนี้คุณสามารถกำจัดการใช้กระดาษได้โดยเริ่มจากการใช้ E-forms ลูกค้า, พนักงาน และผู้สมัครงานสามารถกรอกข้อมูลต่างๆ ลงบนแท็บเล็ตหรือบนระบบออนไลน์ได้เพื่อสร้างหลักฐานการตรวจสอบเอกสาร และเมื่อเสร็จแล้วข้อมูลของแบบฟอร์มจะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้ในที่เก็บส่วนกลาง หากคุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ก็สามารถเริ่มต้นได้ทันที ทุกคนก็จะทำงานเสร็จมากขึ้น เร็วขึ้น ด้วยวิธีที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม