กระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจคืออะไร

08 พ.ย. 2564

ทำไมจึงจำเป็นต่อความสำเร็จของธุรกิจในวันนี้

ธุรกิจทุกวันนี้ต้องเน้นการทำน้อยแต่ได้มาก

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจทำให้มันเป็นไปได้ ด้วยการลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและงานที่ต้องใช้เวลามากธุรกิจที่ใช้โซลูชันกระบวนการอัตโนมัตินั้นสามารถลดค่าใช้จ่าย, เพิ่มประสิทธิภาพ, เพิ่มศักยภาพพนักงาน และปรับปรุงความคล่องตัว ทุกวันนี้ ไม่มีอะไรสำคัญไปกว่าความสำเร็จอีกแล้ว บทความนี้เราจะพูดถึงความหมายของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ, ทำไมบริษัทต่างๆ จึงควรใช้มันอย่างเร่งด่วน และคุณจะนำโซลูชันนี้ไปใช้ในองค์กรของคุณได้อย่างไร

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจคืออะไร

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการกับการทำงานแบบเดิมๆ และงานทางธุรกิจที่เกิดซ้ำๆ โดยเน้นการใช้แรงงานมนุษย์น้อยที่สุด ฐานข้อมูลอย่าง CRM นั้นเป็นรูปแบบของกระบวนการอัตโนมัติแบบดั้งเดิมทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลง่ายขึ้น ทุกวันนี้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจครอบคลุมระบบและแพลตฟอร์มขั้นสูงมากขึ้นซึ่งช่วยให้ระบบเหล่านี้ทำงานได้

  • Digital document workflows
  • Data capture
  • E-forms
  • Automated approval processes
  • Real-time collaboration

หากพูดในทางปฏิบัติก็คือเทคโนโลยีที่

  1. เร่งความเร็วในการทำงานให้เสร็จ
  2. ปรับปรุงกระบวนการให้เป็นเวิร์กโฟลว์เดียวซึ่งราบรื่น เรียบง่าย และเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน 

ประโยชน์ของระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจ

ระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจนั้นทำให้

  • เพิ่มความเร็วในการทำงาน
  • ทำให้พนักงานที่ปฏิบัติงานทางไกลสามารถทำงานได้ด้วยการสร้างดิจิทัลเวิร์กโฟลว์
  • มุ่งเน้นที่งานเชิงกลยุทธ์มากกว่างานทั่วไป

ที่จริงแล้วโซลูชันนี้มีประโยชน์อีกมากมาย แต่นี่คือประโยชน์ที่สำคัญ 5 ประการ

  1. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

    การดำเนินการที่คล่องตัวทำให้ทีมของคุณสามารถดำเนินการตามความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้นและสามารถดึงข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย คุณจะให้บริการที่มีคุณภาพสูงขึ้น เนื่องจากพนักงานของคุณจะโฟกัสกับการให้บริการลูกค้ามากกว่าการเก็บบันทึกข้อมูลและการย้ายเอกสาร กล่าวโดยสรุปคือ คุณสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและธุรกิจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ทำให้คุณเกิดความคล่องตัวและแข่งขันได้มากขึ้น

  2. เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

    ระบบอัตโนมัตินั้นช่วยขจัดความยุ่งยากที่เกี่ยวข้องการทำงานบนกระดาษและเวิร์กโฟลว์ที่ต้องใช้คนทำเป็นหลัก นอกจากนี้มันยังเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานด้วยการกำจัดงานที่พนักงานต้องทำซ้ำๆ เมื่อพนักงานทำงานเสร็จได้มากขึ้นพวกเขาก็จะพึงพอใจและเกิดประสิทธิผลมากขึ้น

  3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

    ข้อมูล, เอกสาร และข่าวสารแบบดิจิทัลสามารถเคลื่อนที่ได้รวดเร็วกว่ารูปแบบกระดาษ สิ่งที่พนักงานต้องทำมีเพียงแค่ตรวจความถูกต้องของข้อมูลบนหน้าจอ จากนั้นเพียงคลิกแล้วเอกสารหรือข้อมูลก็จะเคลื่อนไปยังขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ เส้นทางอัตโนมัตินี้ยังช่วยลดความยุ่งยากในการแชร์เอกสารตามเวิร์กโฟลว์หรือการจัดเก็บเอกสารด้วย

    นอกจากนี้เมื่อบันทึกและจัดเก็บแบบดิจิทัลแล้ว เอกสารก็สามารถถูกเรียกถึงได้จากโต๊ะทำงานของพนักงาน ไม่จำเป็นต้องลุกไปตู้เก็บเอกสารเพื่อดึงไฟล์กระดาษอีกต่อไป

    ตัวอย่างเช่น Ricoh’s Smart Integration Solution ที่เพียงแค่จับคู่กับ MFP ตัวใดตัวหนึ่ง ก็สร้างเวิร์กโฟลว์ได้เพียงแค่กดปุ่ม เตรียมเอกสารของคุณบนจุดป้อนกระดาษ และกดเลือกคำสั่งเวิร์กโฟลว์ที่กำหนด เอกสารก็จะถูกสแกนและย้ายไปยังตำแหน่งที่พนักงานสามารถเริ่มต้นขั้นตอนต่อไปได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าพนักงานจะอยู่ในสาขาอื่นหรือโฮมออฟฟิศก็ตาม

    ด้วยเทคโนโลยีการจัดทำดัชนีขั้นสูงดังเช่น DocuWare ข้อมูลจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติจากเอกสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น AP/AR หรือใบสั่งซื้อ ซึ่งข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้เป็นดัชนีค้นหาได้ จากข้อมูล เช่น “บริษัท ABC” เอกสารจะถูกจัดเป็นหมวดหมู่ แบ่งแยก และส่งไปยังปลายทางและผู้รับที่ถูกต้องเพื่อรอการอนุมัติต่อไป กฎและเงื่อนไขต่างๆ สามารถกำหนดได้ด้วยการแจ้งเตือนที่จะส่งไปยังผู้รับที่ถูกต้องในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเพื่อให้ดำเนินการต่อไป และข้อมูลจะถูกป้องกันตลอดทั้งกระบวนการเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของลูกค้าและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

  4. เสริมสร้างการสื่อสารและการร่วมงาน

    ไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ กระบวนการอนุมัติสามารถเริ่มต้นที่ Philadelphia ด้วยการสแกนเอกสาร จากนั้นที่ผู้อนุมัติคนแรกที่ Los Angeles สามารถตรวจสอบเอกสารและทำการอนุมัติและส่งเอกสารกลับเพื่อรอตรวจสอบความถูกต้อง ต่อมาเอกสารสามารถถูกส่งต่อไปเพื่อรอการอนุมัติถัดไปที่ Miami ได้

    ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจช่วยขจัดขอบเขตทางกายภาพ นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มช่องทางการสื่อสาร ช่วยให้เกิดการเชื่อมต่อทั้งคนและงาน

    อีกตัวอย่างหนึ่งที่ดีก็คือด้านสาธารณสุข เทคโนโลยีแฟกซ์ดิจิทัลอย่าง XM Fax สามารถรับเอกสารขาเข้า จัดเรียงและแจกจ่ายตามหมายเลขแฟกซ์ ด้วยความสามารถที่เชื่อมต่อกับ Microsoft 365 ทำให้เมื่อเอกสารมาถึงแล้วแพลตฟอร์มแฟกซ์จะสามารถส่งอีเมลถึงสมาชิกในทีมเพื่อแจ้งเตือนการมาถึงของเอกสารได้ ทำให้ตอนนี้แผนกเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนทั้งหมดสามารถทำงานจากระยะไกลได้ ราวกับว่าพวกเขาอยู่ในสำนักงานเดียวกัน

  5. บรรลุเป้าหมายด้านความยั่งยืน

    การกำจัดกระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นหลักนั้นเป็นมากกว่าการลดงานที่ต้องทำเอง มากกว่าการประหยัดเวลา และการเพิ่มผลผลิต เนื่องจากมันยังช่วยลดการใช้กระดาษซึ่งจะสนับสนุนเป้าหมายด้านความยั่งยืนของคุณด้วย

    อันที่จริงแล้วปัจจุบันนี้คุณสามารถกำจัดการใช้กระดาษได้โดยเริ่มจากการใช้ E-forms ลูกค้า, พนักงาน และผู้สมัครงานสามารถกรอกข้อมูลต่างๆ ลงบนแท็บเล็ตหรือบนระบบออนไลน์ได้เพื่อสร้างหลักฐานการตรวจสอบเอกสาร และเมื่อเสร็จแล้วข้อมูลของแบบฟอร์มจะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้ในที่เก็บส่วนกลาง หากคุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ก็สามารถเริ่มต้นได้ทันที ทุกคนก็จะทำงานเสร็จมากขึ้น เร็วขึ้น ด้วยวิธีที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม



4 ฟีเจอร์จากระบบกระบวนการทำงานอัติโนมัติทางธุรกิจ

จากประสบการณ์ของเราแต่ละธุรกิจต่างก็มีความต้องการเฉพาะของตนเองซึ่งแตกต่างกันออกไป แต่หลายๆ ขั้นตอนและกระบวนการก็มีความคล้ายคลึงกัน โดยหลักการแล้ว คุณต้องการแผนกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติเพื่อจัดการกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ไม่ว่าแผนของคุณจะเป็นอย่างไร สิ่งที่คุณสามารถคาดหวังจากระบบอัตโนมัติได้ก็คือ

  1. การเข้าถึงที่มากขึ้นและความคล่องตัว
    ปัจจุบันนี้เครื่องมือระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจนั้นอยู่ในรูปแบบคลาวด์เบส ซึ่งก็หมายความว่าข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บแบบรวมศูนย์และมีความปลอดภัย ทำให้การเข้าถึงเอกสารและข้อมูลนั้นง่ายขึ้นเนื่องจากคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศหรือนอกสถานที่ก็ตาม
  2. ข้อมูลเชิงลึก
    การมองเห็นภาพรวมมากขึ้น คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลและตรวจสอบว่าปัญหาคอขวดหรือช่องว่างเกิดขึ้นที่ใดในกระบวนการของคุณ นอกจากนี้คุณยังจะได้รับข้อมูลเชิงลึกเพื่อคาดการณ์และป้องกันอุปสรรคในอนาคตด้วย
  3. เพิ่มความโปร่งใส
    เครื่องมือระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณสามารถติดตามและตรวจสอบโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ ซึ่งเพิ่มการมองเห็นสอดส่องและความรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ
  4. การรายงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
    ข้อได้เปรียบที่สำคัญของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคือการดำเนินการทุกรายการได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร ทำให้มีหลักฐานการตรวจสอบสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น HIPAA, GDPR และ Sarbanes-Oxley


ตัวอย่างของระบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติทางธุรกิจในทางปฏิบัติ

ทุกวันนี้กระบวนและขั้นตอนส่วนใหญ่นั้นสามารถใช้ระบบอัตโนมัติได้ กระบวนการยอดนิยมที่ธุรกิจจำนวนมากนิยมใช้ระบบอัตโนมัติก็คือการเตรียมความพร้อมของพนักงาน ตัวอย่างเช่น แผนกทรัพยากรมนุษย์ (HR) ได้สัมภาษณ์ผู้สมัครรายหนึ่งซึ่งเขาก็เพิ่งจะตอบรับการเข้าทำงานจากคุณไป ในตอนนี้ขั้นตอนการเก็บข้อมูลก็ได้เริ่มต้นขึ้น

  1. ขั้นตอนทั่วไปในการรับพนักงานใหม่

    โดยมากแล้วกระบวนการทั่วไปก็มักจะมีหลายขั้นตอนและเป็นขั้นตอนซ้ำๆ กล่าวคือมีเอกสารที่ต้องกรอก มีการปฐมนิเทศที่ต้องเตรียม มีการแจกรหัสพนักงาน เตรียมบัญชีธนาคาร และการเก็บข้อมูลส่วนตัว

    ซึ่งกระบวนการแบบเดิมที่ใช้กระดาษเป็นหลักทำให้เกิดความยุ่งยาก เช่น

    • การกรอกข้อมูลผิดพลาด
    • เกิดปัญหาด้านสำเนาเอกสาร
    • ขั้นตอนการดำเนินงานไม่ชัดเจน
    • การติดตามเอกสารกระดาษอย่างไม่สิ้นสุด
    • ปัญหาด้านความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล
  2. ขั้นตอนอัตโนมัติสำหรับการรับพนักงานใหม่

    เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยปรับปรุงภาระงาน ทำให้สามารถสลับงานไปมาระหว่างแต่ละขั้นตอนของกระบวนการได้อย่างรวดเร็วโดยที่พนักงานที่มีหน้าที่หลักในการรับพนักงานใหม่ยังสามารถติดตามดูเวิร์กโฟลว์ได้ พนักงานใหม่เพียงแค่นั่งหน้าแล็ปท็อป เปิดลิงก์ และกรอกข้อมูลตามที่ระบบแนะนำ

    ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเตรียมการล่วงหน้าเช่นนี้ คุณสามารถ

    • กำหนดเส้นทางข้อมูลโดยอัตโนมัติเพื่อส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็น
    • ติดตามกำหนดการล่วงหน้าและการแจ้งเตือน
    • จัดการเอกสารและจัดเก็บแบบอัตโนมัติ
    • เก็บข้อมูลที่เข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
    • ลดขั้นตอนและการอนุมัติ

    เนื่องจากเอกสารนั้นเคลื่อนที่เพียงแค่คลิก แบบฟอร์มจะถูกยื่นและการตรวจสอบการอนุมัติจะเร็วขึ้น ซึ่งเป็นวิธีที่รวดเร็วและปลอดภัยยิ่งขึ้นในการรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน

ขั้นตอนใดบ้างที่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติได้

ประเภทกระบวนการที่พบบ่อยที่สุดซึ่งเหมาะสำหรับระบบอัตโนมัติ ได้แก่

  • AP/AR. การอนุมัติใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ, 3-Way Matching และกระบวนการ AP อื่นๆ ในขณะที่คุณตรวจสอบและตรวจสอบการซื้อ และจัดหา POD อย่างรวดเร็วเพื่อเร่งรัดบัญชีลูกหนี้ด้วยการรายงานกระบวนการเต็มรูปแบบ
  • การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคล คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการสัมภาษณ์และการเตรียมการให้คล่องตัวได้ สามารถกำหนดเส้นทางงานเอกสารและจัดเก็บข้อมูลไว้ในที่ๆ ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด พร้อมทั้งเปิดใช้งานการดำเนินการแบบ Self-service ของพนักงาน เช่น การดูต้นขั้วการจ่ายเงิน การกรอกแบบฟอร์ม และอื่นๆ
  • ใบสั่งซื้อ เก็บเอกสารกระบวนการ รายการสินค้า และบันทึกอื่น ๆ ไว้อย่างชัดเจนเพื่อเก็บรักษาบันทึกและเพื่อให้แน่ใจว่าใบสั่งซื้อจะอยู่ในงบประมาณและตามกำหนดเวลา
  • Payroll. การ Payroll นั้นเป็นการทำงานแบบซ้ำๆ การใช้ระบบอัตโนมัตินั้นจะช่วยลดระยะเวลาการทำงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างหลายสาขา การดึงข้อมูล และรอการอัปเดตและการอนุมัติ

ความท้าทายทางธุรกิจของกระบวนการอัตโนมัติ

เทคโนโลยีเป็นตัวขับเคลื่อนกระบวนการอัตโนมัติ นั่นหมายความว่าธุรกิจของคุณต้องมีพาร์ทเนอร์ที่เหมาะสม คุณควรมองหาพาร์ทเนอร์ที่มีเครื่องมือและการสนับสนุนที่เหมาะสม ที่จะทำให้พนักงานของคุณสามารถรับเอาเทคโนโลยีมาใช้ได้อย่างรวดเร็วที่สุด การเปลี่ยนแปลงนำมาซึ่งความท้าทายเสมอ ดังนั้นคุณจึงจำเป็นต้องปรึกษากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในกระบวนการตัดสินใจ

พาร์ทเนอร์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถช่วยในกระบวนการอัตโนมัติได้

สิ่งที่ควรมองหาจากพาร์ทเนอร์

  • ผู้ให้บริการที่คุณเป็นพาร์ทเนอร์ด้วยสามารถให้คำแนะนำและการปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญได้ตลอดการดำเนินการเพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนของคุณ
  • เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำงานกับเครื่องมือและเทคโนโลยีล่าสุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการของคุณปรับปรุงแอปพลิเคชันและข้อเสนออย่างต่อเนื่อง
  • คุณจะต้องการพาร์ทเนอร์ที่สามารถเข้าถึงไลบรารีแอปพลิเคชันแบบไดนามิกเพื่อตอบสนองความต้องการและเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

คุณควรมองหาพาร์ทเนอร์ที่มีประวัติความสำเร็จ หากธุรกิจของคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก พาร์ทเนอร์ที่คุณเลือกมีประวัติการทำงานกับ SMB เพื่อให้ตรงกับข้อเสนอบริการของพวกเขาหรือไม่ ในท้ายที่สุดแล้ว สิ่งที่คุณต้องการก็คือการเป็นพาร์ทเนอร์กับผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือและมีความเชี่ยวชาญที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในด้านเทคโนโลยีกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่คุณจะนำไปใช้

หากคุณสงสัยว่าระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะให้ประโยชน์กับธุรกิจของคุณได้อย่างไร คุณสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมของเครื่องมือต่างๆ ได้ดังนี้

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/what-is-business-process-automation?