การบริหารจัดการงานพิมพ์ (Print Management) คืออะไร

มาทำความเข้าใจว่า “การบริหารจัดการงานพิมพ์” คืออะไร และมีองค์ประกอบอะไรบ้าง 

ความหมายและความท้าทายของการบริหารจัดการงานพิมพ์ 

ในความหมายพื้นฐานที่สุด “การบริหารจัดการงานพิมพ์” หมายถึง การดูแลจัดการอุปกรณ์พิมพ์ ซอฟต์แวร์ แอปพลิเคชัน และวัสดุสิ้นเปลืองทั้งหมดในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเครื่องพิมพ์สำนักงาน เครื่องมัลติฟังก์ชัน หรืออุปกรณ์พิมพ์อื่นๆ (เช่น เครื่องพิมพ์ Zebra) เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างสะดวก 

แต่ในความเป็นจริง การบริหารจัดการงานพิมพ์มักมีความซับซ้อนมากกว่าที่คิด 

หลายองค์กรตั้งเป้าหมายอยากสร้างระบบงานพิมพ์ที่เป็นหนึ่งเดียวกันทั่วทั้งองค์กร ซึ่งเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลสำหรับฝ่าย IT ที่ต้องการ

• กำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยและนโยบายการพิมพ์ที่ใช้ได้กับทุกเครื่อง 
• อัปเดตเฟิร์มแวร์และไดรเวอร์ให้กับอุปกรณ์ทั้งหมดได้พร้อมกัน 
• ตรวจสอบการใช้งานและสถานะการทำงานของอุปกรณ์ทั้งหมดผ่านศูนย์กลาง 

แต่ในทางปฏิบัติ การนำกลยุทธ์บริหารจัดการงานพิมพ์มาใช้ในองค์กรที่มีอุปกรณ์หลากหลาย แยกตามพื้นที่หรือสาขา ถือเป็นเรื่องท้าทายอย่างมาก 

สาเหตุหลักมาจากสิ่งที่เกิดขึ้นบ่อยคือ “สภาพแวดล้อมของระบบพิมพ์ถูกสร้างขึ้นแบบเฉพาะกิจ” ไม่มีการวางแผนล่วงหน้าระดับองค์กร และเมื่อถึงเวลาที่ต้องการวางกลยุทธ์อย่างจริงจัง การรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์สถานการณ์ให้ครบถ้วนจึงกลายเป็นภารกิจขนาดใหญ่ที่ซับซ้อน 

นอกจากนี้ ความต้องการที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาก็เพิ่มความท้าทายมากขึ้น เช่น 

• ต้องการเพิ่มกำลังการพิมพ์หรือระบบจัดเก็บเอกสารขั้นสูง
• การขยายสาขาใหม่
• หรือเมื่อเครื่องพิมพ์เก่าเริ่มหมดอายุการใช้งาน 

การทำงานแบบรีโมตหรือเคลื่อนที่ก็ยิ่งทำให้การจัดการยากขึ้นอีกขั้น 

หลายองค์กรตัดสินใจติดตั้งเครื่องพิมพ์ใหม่โดยพิจารณาจาก “ราคาถูกที่สุด” หรือ “พร้อมใช้งานเร็วที่สุด” ซึ่งอาจไม่ตอบโจทย์ในระยะยาว ผลลัพธ์ที่มักเกิดขึ้นคือ การมีเครื่องพิมพ์หลายรุ่นหลายยี่ห้อ กระจายอยู่หลายจุด ไม่มีข้อมูลการใช้งานที่ชัดเจน และไม่สามารถควบคุมต้นทุนได้ 

ปัจจัยเพิ่มเติมที่ต้องคำนึงถึงในการบริหารจัดการงานพิมพ์ 

ปัจจุบัน เครื่องมัลติฟังก์ชัน (MFP) ไม่ได้ทำหน้าที่แค่ “พิมพ์” เท่านั้น แต่ยังเป็นศูนย์กลางของการจัดการเอกสาร ทั้งการสแกน ประมวลผล จัดเก็บ และถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งหลายครั้งเป็นข้อมูลสำคัญหรือมีความลับ ดังนั้น เครื่องเหล่านี้จึงต้องได้รับการรักษาความปลอดภัยเช่นเดียวกับทรัพยากร IT อื่นๆ โดยเฉพาะเมื่อมีการเชื่อมต่อระบบคลาวด์หรือใช้งานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ 

องค์ประกอบหลักของการบริหารจัดการงานพิมพ์ 

การบริหารจัดการงานพิมพ์ช่วยสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านการจัดการอุปกรณ์ ต้นทุน และการเข้าถึงงานพิมพ์ของพนักงาน ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม โดยมี 3 เป้าหมายหลัก

• บริหารต้นทุนการพิมพ์อย่างมีประสิทธิภาพ 
  จัดการการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และวัสดุสิ้นเปลืองให้เหมาะสม เช่น การตั้งค่าการพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ (Duplex Printing) การพิมพ์ขาวดำแทนสี หรือการใช้ระบบโควตาและรหัสค่าใช้จ่าย เพื่อควบคุมปริมาณงานพิมพ์และลดการพิมพ์ที่ไม่จำเป็น 
• บริหารจัดการอุปกรณ์พิมพ์ 
  ติดตามการใช้งานของแต่ละเครื่อง ทั้งปริมาณงานพิมพ์ ประเภทงาน และผู้ใช้งาน เพื่อวิเคราะห์การใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ควรย้ายเครื่องไปจุดอื่นหรือปรับจำนวนให้เหมาะสมหรือไม่ เครื่องทำงานสมบูรณ์หรือมีการตั้งค่าตรงกับความต้องการจริงหรือเปล่า รวมถึงการตรวจสอบสถานะการทำงานและบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) 
• ปกป้องข้อมูลอย่างรัดกุม 
  เอกสารที่พิมพ์ออกมามักมีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลสำคัญ เช่น หมายเลขบัตรประชาชน ผลทดสอบ หรือข้อมูลทางการเงิน การไม่มีระบบควบคุมการพิมพ์ที่เหมาะสมอาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล ดังนั้นระบบบริหารงานพิมพ์ที่ดีควรมีฟังก์ชันการยืนยันตัวตนของผู้ใช้ (User Authentication) และระบบพิมพ์ปลอดภัย (Secure Print Release) 

การทำงานของระบบบริหารจัดการงานพิมพ์ 

หากไม่มีระบบกลางในการบริหารจัดการเครื่องพิมพ์ที่กระจายอยู่หลายจุด การตรวจสอบการใช้งาน การควบคุมงานพิมพ์ และการป้องกันปัญหาเชิงรุกอาจทำได้ยาก ซึ่งนำไปสู่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและต้นทุนที่สูงขึ้น 

บริการบริหารจัดการงานพิมพ์ (Managed Print Services - MPS) เข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้โดยตรง 

ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ และมีจำนวนผู้ใช้งานกับอุปกรณ์มากเท่าไร ความจำเป็นของระบบนี้ก็ยิ่งเพิ่มขึ้น พร้อมโอกาสในการลดต้นทุนได้มากขึ้นเช่นกัน 

ซอฟต์แวร์บริหารจัดการงานพิมพ์ช่วยให้องค์กรควบคุมการพิมพ์ได้ดียิ่งขึ้น ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความโปร่งใสในการใช้งาน โดยข้อมูลทั้งหมดที่ผ่านระบบยังได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยอีกด้วย 

หัวใจสำคัญคือ “เครื่องมือบริหารจัดการแบบศูนย์กลาง” ที่ฝ่าย IT สามารถใช้ตรวจสอบสถานะเครื่อง ระดับหมึก ปริมาณการพิมพ์ และเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ทุกเครื่องในเครือข่ายได้อย่างครบถ้วน ปัจจุบัน ระบบเหล่านี้มักอยู่บนคลาวด์เพื่อให้บริหารได้ง่ายขึ้น 

และนี่คือคุณค่าหลักของ “บริการบริหารจัดการงานพิมพ์แบบครบวงจร” (Managed Print Services) เพราะข้อมูลจากการวิเคราะห์งานพิมพ์ (Print Analytics) จะช่วยให้เข้าใจการใช้งานจริง ปรับการจัดวางอุปกรณ์ เพิ่มประสิทธิภาพการสั่งซื้อวัสดุ และยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทั้งพนักงานในออฟฟิศและผู้ทำงานทางไกล 

ข้อมูลจากทุกงานพิมพ์สามารถระบุค่าใช้จ่าย ผู้พิมพ์ โปรแกรมที่ใช้ รวมถึงอุปกรณ์ที่ใช้ เพื่อสร้างระบบตรวจสอบย้อนกลับ (Audit Trail) สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัยของข้อมูล 

โซลูชันการบริหารจัดการงานพิมพ์

ปัจจุบันมีโซลูชันการบริหารจัดการงานพิมพ์ให้เลือกมากมาย แต่ความท้าทายคือการรวบรวมข้อมูลและออกแบบกลยุทธ์ที่ครอบคลุมทั้งระบบ ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ เครือข่าย หรือรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย 

กลยุทธ์สำเร็จรูปแบบ “หนึ่งเดียวใช้ได้ทุกองค์กร” จึงใช้ไม่ได้จริงในทางปฏิบัติ เพราะแต่ละองค์กรมีสภาพแวดล้อม โครงสร้างระบบ และนโยบายแตกต่างกัน 

หลายครั้ง การเริ่มต้นประเมินความต้องการก็อาจเกินขีดความสามารถขององค์กรเอง การได้รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญภายนอกที่มีมุมมองเป็นกลางจึงช่วยให้การวิเคราะห์และวางแผนเป็นระบบมากขึ้น 

องค์กรที่ใช้บริการวิเคราะห์ข้อมูลการพิมพ์ (Print Analytics) จะสามารถปรับแต่งสภาพแวดล้อมการพิมพ์ได้แม่นยำยิ่งขึ้น โดยข้อมูลที่จัดเก็บอย่างเป็นระบบจะช่วยให้มองเห็นแนวทางปรับปรุงประสิทธิภาพและลดต้นทุน เพื่อขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมายได้ชัดเจน 

และด้วยแนวโน้มการทำงานแบบรีโมตที่เพิ่มขึ้น “การพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์และอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างปลอดภัย” จึงกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของทุกกลยุทธ์การบริหารจัดการงานพิมพ์ 

ด้วยเหตุนี้ หลายองค์กรจึงเลือกใช้บริการ Managed Print as a Service (MPaaS) เพื่อเร่งการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล (Digital Transformation) ผ่านโมเดลแบบ Subscription แทนการลงทุนเพิ่มเติมในโครงสร้างพื้นฐานเดิม 

โซลูชันการบริหารจัดการงานพิมพ์ที่ยืดหยุ่นและครบวงจรจากริโก้

โซลูชันการจัดการอุปกรณ์และการวิเคราะห์งานพิมพ์จากริโก้ ถูกออกแบบมาเพื่อเพิ่มความพร้อมในการทำงานของอุปกรณ์ ปรับโครงสร้างพื้นฐานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด (ลด Total Cost of Ownership - TCO) สร้างกระบวนการทำงานที่ราบรื่น ปลอดภัย และช่วยให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นในสิ่งที่สำคัญที่สุด ด้วยการขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืน      

ที่มา:  RICOH USA