ทำไมคุณควรเลือก digital document management

02 ส.ค. 2564

ไม่ว่าจะชอบหรือไม่ก็ตาม คำตอบของคำถามที่ว่า “เหตุใดจึงควรเลือก digital document management ” นั้นง่ายดายมาก

เราต้องเลือก

วิธีการทำงานของเราเปลี่ยนแปลงไป การจะทำให้พนักงานยังคงเกิดการแข่งขัน มีส่วนร่วม และมีประสิทธิผลนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้ข้อมูลนั้นพร้อมใช้งานจากที่ใดก็ได้ ไม่ใช่เพียงแค่ตัวข้อมูลเท่านั้น แต่พนักงานต้องสามารถเข้าถึงเอกสารได้ด้วย Digital documents สามารถจัดการเรื่องนี้ได้ ปัญหาก็คือ digital documents เพียงอย่างเดียวนั้นยังไม่ใช่ทางออก การนำระบบหลายๆ ระบบมาซ้อนกันมีแต่จะทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ แต่ Digital document management แก้ไขปัญหานี้ได้

Digital document management ไม่ใช่เพียงตัวเลือกอีกต่อไป

ในปี 2020 digital documents ได้กลายเป็นหนทางสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้ digital documents นั้นมีบทบาทหลักในการเชื่อมโยงระหว่างคนที่ทำงานทางไกลและ hybrid อย่างไรก็ตามถึงแม้ว่ามันอาจจะมีความสำคัญแต่นั่นก็ไม่ได้หมายถึงความกระตือรือร้นที่เราจะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเรา ทั้งนี้ก่อนที่ความสำคัญของ digital documents จะนำพาธุรกิจต่างๆ ไปสู่การใช้งานจริงนั้น หลายๆ บริษัทก็ยอมรับมันก่อนแล้ว เพราะอะไร? ข้อดีของการใช้ digital document management นั้นมีมากกว่าการเชื่อมโยงพนักงานเข้าด้วยกันและการทำให้พวกเขาเกิดประสิทธิผลในการทำงาน

ทำไมหลายๆ ธุรกิจจึงเลือกใช้ digital document management

ก่อนหน้าที่จะเกิดความต้องการอย่างเร่งด่วนจากเหตุการณ์โรคระบาดครั้งใหญ่ในปี 2020 หลายธุรกิจได้เลือกใช้ digital documents เพื่อให้เกิดได้เปรียบทางการแข่งขัน

ซึ่งในวันนี้ธุรกิจที่เลือกใช้ digital document management ก็จะได้รับข้อดีเหล่านั้นเช่นกัน

ข้อดีต่างๆ ประกอบไปด้วย

  1. ความสามารถในการให้บริการลูกค้าที่ดีกว่า
    Digital documents ช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่พิเศษ ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วขึ้น ในขณะที่พวกเขากำลังเจรจากับลูกค้าไปด้วย ช่วยลดความยุ่งยากในการรอ การโทรกลับและการสูญหายของเอกสาร เพื่อยกระดับคุณภาพการให้บริการของธุรกิจคุณ ซึ่งนั่นหมายถึงการที่ลูกค้าของคุณเกิดความพึงพอใจ มีความสนใจที่จะดำเนินธุรกิจกับคุณอีก หรือหมายถึงรายรับและผลกำไรของคุณนั่นเอง
  2. ทำงานให้เสร็จรวดเร็วขึ้น
    Digital documents เคลื่อนที่ด้วยความเร็วเพียงแค่เมาส์คลิก (หรือการสัมผัสผ่านสมาร์ตโฟนและแท็บเล็ต) นอกเหนือไปจากการกำจัดการจัดส่งเอกสารและการนำเอกสารออกมาจากกระเป๋าเอกสารของคุณแล้ว พนักงานสามารถตรวจสอบและอนุมัติเอกสารการขาย ใบแจ้งหนี้ ด้วยความเร็วตามที่เขาต้องการ ซึ่งที่จริงแล้วก็หมายถึงทุกๆ workflow ในการทำงานเลย
    กระบวนการที่รวดเร็วขึ้นนี้ช่วยให้คุณตอบสนองต่อข้อคำถามของลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น ปรับปรุงการให้บริการสำหรับความต้องการที่เหนือกว่าของลูกค้า
  3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางไกล
    แนวโน้มการอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานทางไกลได้นั้นกำลังเติบโตขึ้น ในปี 2020 นั้นเรียกได้ว่าเป็นสิ่งจำเป็นเลยทีเดียว ในโลกของความเป็นจริงแล้วนั้นการผูกติดว่าการทำงานจะต้องนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานเท่านั้นใช้ไม่ได้อีกต่อไป Digital documents ทำให้การทำงานจากที่ไหนก็ได้นั้นสามารถเป็นไปได้ ซึ่งทำให้ธุรกิจของคุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานตามสถานการณ์ต่างๆ ได้ทันท่วงที การระบาดใหญ่ในปี 2020 นั้นอาจจะเป็นสถานการณ์ที่ยิ่งใหญ่และเลวร้าย แต่สำหรับการหยุดชะงักในระดับท้องถิ่นแล้วนั้น แค่สัญญาณการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของออฟฟิศขาดหายก็อาจหมายถึงการสูญเสียนาทีที่มีค่าในการโต้ตอบกับลูกค้า ผู้ขายและอื่นๆ
    ด้วย digital documents คุณและพนักงานสามารถเปลี่ยนร้านกาแฟ ห้องในบ้านหรือแม้กระทั่งรถยนต์ให้เป็นที่ทำงานเคลื่อนที่ได้
  4. ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร
    การจัดเก็บเอกสารมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่สูง
    พื้นที่นั้นแลกมาด้วยเงิน นั่นหมายความว่าตู้เก็บเอกสารทุกๆ ตู้มีต้นทุนที่แท้จริงมากกว่าราคาของมันเอง การจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการวงจรเอกสารของคุณหรือเพื่อปกป้องเอกสาร ซึ่งจะทำให้เกิดความต่อเนื่องทางการดำเนินธุรกิจของคุณนั้นมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่หนักหนา
    บ่อยครั้งที่ digital documents เป็นเอกสารต้นฉบับ ซึ่งโดยส่วนมากแล้วมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายและเทียบเท่ากับเอกสารต้นฉบับเลยทีเดียว
    คุณสามารถจัดเก็บเอกสารเป็นล้านฉบับไว้ใน hard drive ได้ และคุณก็สามารถสำรองข้อมูลมหาศาลไว้ในอีก drive ได้ หากพูดถึงการทำงานภายในออฟฟิศนั่นอาจใช้พื้นที่เพียงเล็กน้อยในการจัดเก็บข้อมูล แต่ในกรณีการทำงานนอกสถานที่นั้นไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ใดๆ ในการสำรองข้อมูลเลย
    และหากคุณเลือกใช้การจัดการเอกสารในรูปแบบ cloud คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ใดๆ ดังเช่นในออฟฟิศของคุณเลย ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และข้อตกลงของระดับการให้บริการส่วนใหญ่ (service level agreements (SLAs)) กับการจัดการเอกสารบน cloud นั้นมีความซ้ำซ้อน ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลเหมือนกับระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กร
    ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการเอกสารบน cloud ได้ที่ “คู่มือการจัดการเอกสารผ่านระบบ cloud”
  5. เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสาร
    โดยปกติแล้ว digital document management นั้นมีความสามารถในการจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลอยู่แล้ว โดยที่ระดับความปลอดภัยนั้นมีความแตกต่างกันไปในแต่ละระบบ แอปพลิเคชันฟรี เช่น Google Docs™ นั้นอาจจะดีสำหรับการใช้งานส่วนตัว แต่ก็เป็นไปได้ว่าไม่ได้ตอบสนองต่อความต้องการความปลอดภัยในระดับธุรกิจ
    ระบบการจัดการธุรกิจ เช่น DocuWare เสริมสร้างความปลอดภัยที่ดีกว่า ซึ่งคุณจะได้รับ
    - ข้อมูลการตรวจสอบย้อนกลับและความโปร่งใสของการใช้งานพร้อมการรายงานผลที่สนับสนุนการปฏิบัติงานตามข้อกำหนด.
    - การเข้าถึงระดับสูงและการควบคุมการเข้าถึงเพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเฉพาะส่วน
    - ปกป้องการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อรักษาเอกสารและข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
    - ปกป้องคุณจากไวรัสและมัลแวร์ โดยเฉพาะในระบบ cloud ที่ซึ่งแอปพลิเคชันและการสื่อสารนั้นถูกบันทึก
  6. การเข้าถึงเอกสารที่เหนือกว่า
    Digital document management ทำให้เอกสารพร้อมใช้งานมากขึ้นแต่ก็ยังคงไว้ซึ่งการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง จำนวนบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารนั้นจะถูกเพิ่มมากขึ้น แต่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้ต่อเมื่อได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น นั่นหมายความว่าแผนกบริการลูกค้าและแผนกบัญชีสามารถดูเอกสารฉบับเดียวกันพร้อมๆ กันได้ขณะทำงาน แต่เมื่อพวกเขาดูเอกสารฉบับนั้นเสร็จสิ้นแล้ว เอกสารฉบับนั้นก็จะยังอยู่ในพื้นที่เดิม พร้อมที่จะให้บุคคลต่อๆ ไปเข้าใช้งาน
  7. ความสามารถในการปรับขนาดและการเชื่อมโยง
    โดยปกติแล้วระบบ Digital document management นั้นทำให้คุณสามารถบูรณาการการใช้งานกับเครื่องมืออื่นๆ ในชีวิตประจำวันของคุณได้ และยังสามารถปรับเปลี่ยนขนาดเพื่อสนับสนุนความต้องการในการเติบโตและการปรับเปลี่ยนของธุรกิจต่างๆ โดยที่ฟีเจอร์ต่างๆ ในแอปพลิเคชันนั้นมีทั้งในรูปแบบฟรีและเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม แพลตฟอร์มที่ต้องสมัครสมาชิกโดยเฉพาะระบบการจัดการเอกสารผ่าน cloud นั้นมักจะอนุญาตให้คุณสามารถเพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้งานได้ตามความต้องการเพื่อสนับสนุนการเติบโตหรือการเปลี่ยนความต้องการทางธุรกิจ
    ที่จริงแล้วการเชื่อมโยงและความสามารถในการปรับเปลี่ยนขนาดคือหัวใจหลักสำหรับหลายๆ ธุรกิจในการประเมินระบบการจัดการเอกสาร
  8. สนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
    จากความง่ายดายในการสำรองข้อมูลเพื่อให้มั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถทำงานทางไกลได้อย่างต่อเนื่อง digital document management มีบทบาทสำคัญที่ทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะเกิดความต่อเนื่องนั้น
  9. ข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ดีขึ้น
    ระบบการจัดการเอกสารหลายๆ ระบบมีรูปแบบ data capture ระบบ Point-and-click สามารถเพิ่มความรวดเร็วในการป้อนเอกสารเข้าสู่ระบบได้ ในหลายๆ กรณีนั้นระบบอัตโนมัติ เช่น Smart Integrations ก็จะช่วยในการเก็บข้อมูลเพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการป้อนข้อมูลยิ่งขึ้น
    ความสามารถในการเชื่อมโยงเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ ทำให้เกิดโอกาสในการเปลี่ยนข้อมูลบนเอกสารของคุณให้กลายเป็นระบบธุรกิจอัจฉริยะ ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด พัฒนาระบบต่างๆ และลดการเกิดกระจุกตัวแบบคอขวดได้
  10. เข้าถึงพนักงานมากขึ้น
    เอกสารที่ถูกจัดการ จัดทำดัชนีและพร้อมใช้งานในรูปแบบดิจิทัลนั้นช่วยจำกัดเวลาการหยุดทำงาน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานภายในออฟฟิศ ทำงานทางไกล หรือแม้กระทั่งบนท้องถนนก็ตาม
    การจัดเก็บส่วนกลางนั้นทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น เนื่องจากทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ไม่ว่าจะเข้าชม แก้ไข หรือการทำงานขั้นสูงเช่นกระบวนการการอนุมัติ
    ระบบ cloud ที่มีความสามารถในการจัดการการทำงานนั้น ช่วยเพิ่มการเข้าถึงโดยการแจ้งเตือนการทำงานอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานร่วมกันต่อไป
    และพนักงานที่มีส่วนร่วมและเกิดประสิทธิผลนั้นก็จะมีส่วนร่วมและรู้สึกดีขึ้นต่องานและผลงานของพวกเขา

 

ระบบ digital document management แบบใดที่ใช่สำหรับคุณ
เมื่อพูดถึง digital document management นั้น คุณมีหลากหลายทางเลือกเลยทีเดียว ระบบการจัดการเอกสารแบบฟรีอาจจะตอบโจทย์ความต้องการในระยะสั้นของคุณ แต่ก็อาจเพิ่มความยุ่งยากเนื่องจากไม่สามารถเชื่อมโยงการใช้งานกับระบบอื่นๆ ได้
สิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเลือกใช้งานระบบต่างๆ มีดังต่อไปนี้
  • อะไรคือสิ่งจำเป็นขั้นพื้นฐานที่ระบบนี้จะต้องตอบสนอง
  • ระบบการจัดการนี้เพิ่มหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณ
  • คุณได้รับความปลอดภัยตามที่คุณต้องการหรือไม่
  • ระบบการจัดการนี้สามารถจัดการและเชื่อมโยงเอกสารของคุณเข้าด้วยกันหรือแบ่งแยกเอกสารของคุณ
  • ระบบการจัดการนี้ให้ workflows แบบใด

แน่นอนว่าคุณอาจเกิดคำถามอีกมากมายและคุณก็อาจมีข้อควรพิจารณาเฉพาะอื่นๆ สำหรับธุรกิจของคุณเช่นกัน


News & Events

Keep up to date