ทำไมคุณควรเลือก digital document management

1. ความสามารถในการให้บริการลูกค้าที่ดีกว่า
   Digital documents ช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่พิเศษ ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วขึ้น ในขณะที่พวกเขากำลังเจรจากับลูกค้าไปด้วย ช่วยลดความยุ่งยากในการรอ การโทรกลับและการสูญหายของเอกสาร เพื่อยกระดับคุณภาพการให้บริการของธุรกิจคุณ ซึ่งนั่นหมายถึงการที่ลูกค้าของคุณเกิดความพึงพอใจ มีความสนใจที่จะดำเนินธุรกิจกับคุณอีก หรือหมายถึงรายรับและผลกำไรของคุณนั่นเอง
2. ทำงานให้เสร็จรวดเร็วขึ้น
   Digital documents เคลื่อนที่ด้วยความเร็วเพียงแค่เมาส์คลิก (หรือการสัมผัสผ่านสมาร์ตโฟนและแท็บเล็ต) นอกเหนือไปจากการกำจัดการจัดส่งเอกสารและการนำเอกสารออกมาจากกระเป๋าเอกสารของคุณแล้ว พนักงานสามารถตรวจสอบและอนุมัติเอกสารการขาย ใบแจ้งหนี้ ด้วยความเร็วตามที่เขาต้องการ ซึ่งที่จริงแล้วก็หมายถึงทุกๆ workflow ในการทำงานเลย
   กระบวนการที่รวดเร็วขึ้นนี้ช่วยให้คุณตอบสนองต่อข้อคำถามของลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น ปรับปรุงการให้บริการสำหรับความต้องการที่เหนือกว่าของลูกค้า
3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางไกล
   แนวโน้มการอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานทางไกลได้นั้นกำลังเติบโตขึ้น ในปี 2020 นั้นเรียกได้ว่าเป็นสิ่งจำเป็นเลยทีเดียว ในโลกของความเป็นจริงแล้วนั้นการผูกติดว่าการทำงานจะต้องนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานเท่านั้นใช้ไม่ได้อีกต่อไป Digital documents ทำให้การทำงานจากที่ไหนก็ได้นั้นสามารถเป็นไปได้ ซึ่งทำให้ธุรกิจของคุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานตามสถานการณ์ต่างๆ ได้ทันท่วงที การระบาดใหญ่ในปี 2020 นั้นอาจจะเป็นสถานการณ์ที่ยิ่งใหญ่และเลวร้าย แต่สำหรับการหยุดชะงักในระดับท้องถิ่นแล้วนั้น แค่สัญญาณการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของออฟฟิศขาดหายก็อาจหมายถึงการสูญเสียนาทีที่มีค่าในการโต้ตอบกับลูกค้า ผู้ขายและอื่นๆ
   ด้วย digital documents คุณและพนักงานสามารถเปลี่ยนร้านกาแฟ ห้องในบ้านหรือแม้กระทั่งรถยนต์ให้เป็นที่ทำงานเคลื่อนที่ได้
4. ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร
   การจัดเก็บเอกสารมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่สูง
   พื้นที่นั้นแลกมาด้วยเงิน นั่นหมายความว่าตู้เก็บเอกสารทุกๆ ตู้มีต้นทุนที่แท้จริงมากกว่าราคาของมันเอง การจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการวงจรเอกสารของคุณหรือเพื่อปกป้องเอกสาร ซึ่งจะทำให้เกิดความต่อเนื่องทางการดำเนินธุรกิจของคุณนั้นมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่หนักหนา
   บ่อยครั้งที่ digital documents เป็นเอกสารต้นฉบับ ซึ่งโดยส่วนมากแล้วมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายและเทียบเท่ากับเอกสารต้นฉบับเลยทีเดียว
   คุณสามารถจัดเก็บเอกสารเป็นล้านฉบับไว้ใน hard drive ได้ และคุณก็สามารถสำรองข้อมูลมหาศาลไว้ในอีก drive ได้ หากพูดถึงการทำงานภายในออฟฟิศนั่นอาจใช้พื้นที่เพียงเล็กน้อยในการจัดเก็บข้อมูล แต่ในกรณีการทำงานนอกสถานที่นั้นไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ใดๆ ในการสำรองข้อมูลเลย
   และหากคุณเลือกใช้การจัดการเอกสารในรูปแบบ cloud คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ใดๆ ดังเช่นในออฟฟิศของคุณเลย ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และข้อตกลงของระดับการให้บริการส่วนใหญ่ (service level agreements (SLAs)) กับการจัดการเอกสารบน cloud นั้นมีความซ้ำซ้อน ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลเหมือนกับระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กร
   ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการเอกสารบน cloud ได้ที่ “คู่มือการจัดการเอกสารผ่านระบบ cloud”
5. เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสาร
   โดยปกติแล้ว digital document management นั้นมีความสามารถในการจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลอยู่แล้ว โดยที่ระดับความปลอดภัยนั้นมีความแตกต่างกันไปในแต่ละระบบ แอปพลิเคชันฟรี เช่น Google Docs™ นั้นอาจจะดีสำหรับการใช้งานส่วนตัว แต่ก็เป็นไปได้ว่าไม่ได้ตอบสนองต่อความต้องการความปลอดภัยในระดับธุรกิจ
   ระบบการจัดการธุรกิจ เช่น DocuWare เสริมสร้างความปลอดภัยที่ดีกว่า ซึ่งคุณจะได้รับ
   - ข้อมูลการตรวจสอบย้อนกลับและความโปร่งใสของการใช้งานพร้อมการรายงานผลที่สนับสนุนการปฏิบัติงานตามข้อกำหนด.
   - การเข้าถึงระดับสูงและการควบคุมการเข้าถึงเพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเฉพาะส่วน
   - ปกป้องการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อรักษาเอกสารและข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
   - ปกป้องคุณจากไวรัสและมัลแวร์ โดยเฉพาะในระบบ cloud ที่ซึ่งแอปพลิเคชันและการสื่อสารนั้นถูกบันทึก
6. การเข้าถึงเอกสารที่เหนือกว่า
   Digital document management ทำให้เอกสารพร้อมใช้งานมากขึ้นแต่ก็ยังคงไว้ซึ่งการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง จำนวนบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารนั้นจะถูกเพิ่มมากขึ้น แต่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้ต่อเมื่อได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น นั่นหมายความว่าแผนกบริการลูกค้าและแผนกบัญชีสามารถดูเอกสารฉบับเดียวกันพร้อมๆ กันได้ขณะทำงาน แต่เมื่อพวกเขาดูเอกสารฉบับนั้นเสร็จสิ้นแล้ว เอกสารฉบับนั้นก็จะยังอยู่ในพื้นที่เดิม พร้อมที่จะให้บุคคลต่อๆ ไปเข้าใช้งาน
7. ความสามารถในการปรับขนาดและการเชื่อมโยง
   โดยปกติแล้วระบบ Digital document management นั้นทำให้คุณสามารถบูรณาการการใช้งานกับเครื่องมืออื่นๆ ในชีวิตประจำวันของคุณได้ และยังสามารถปรับเปลี่ยนขนาดเพื่อสนับสนุนความต้องการในการเติบโตและการปรับเปลี่ยนของธุรกิจต่างๆ โดยที่ฟีเจอร์ต่างๆ ในแอปพลิเคชันนั้นมีทั้งในรูปแบบฟรีและเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม แพลตฟอร์มที่ต้องสมัครสมาชิกโดยเฉพาะระบบการจัดการเอกสารผ่าน cloud นั้นมักจะอนุญาตให้คุณสามารถเพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้งานได้ตามความต้องการเพื่อสนับสนุนการเติบโตหรือการเปลี่ยนความต้องการทางธุรกิจ
   ที่จริงแล้วการเชื่อมโยงและความสามารถในการปรับเปลี่ยนขนาดคือหัวใจหลักสำหรับหลายๆ ธุรกิจในการประเมินระบบการจัดการเอกสาร
8. สนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
   จากความง่ายดายในการสำรองข้อมูลเพื่อให้มั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถทำงานทางไกลได้อย่างต่อเนื่อง digital document management มีบทบาทสำคัญที่ทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะเกิดความต่อเนื่องนั้น
9. ข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ดีขึ้น
   ระบบการจัดการเอกสารหลายๆ ระบบมีรูปแบบ data capture ระบบ Point-and-click สามารถเพิ่มความรวดเร็วในการป้อนเอกสารเข้าสู่ระบบได้ ในหลายๆ กรณีนั้นระบบอัตโนมัติ เช่น Smart Integrations ก็จะช่วยในการเก็บข้อมูลเพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการป้อนข้อมูลยิ่งขึ้น
   ความสามารถในการเชื่อมโยงเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ ทำให้เกิดโอกาสในการเปลี่ยนข้อมูลบนเอกสารของคุณให้กลายเป็นระบบธุรกิจอัจฉริยะ ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด พัฒนาระบบต่างๆ และลดการเกิดกระจุกตัวแบบคอขวดได้
10. เข้าถึงพนักงานมากขึ้น
    เอกสารที่ถูกจัดการ จัดทำดัชนีและพร้อมใช้งานในรูปแบบดิจิทัลนั้นช่วยจำกัดเวลาการหยุดทำงาน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานภายในออฟฟิศ ทำงานทางไกล หรือแม้กระทั่งบนท้องถนนก็ตาม
    การจัดเก็บส่วนกลางนั้นทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น เนื่องจากทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ไม่ว่าจะเข้าชม แก้ไข หรือการทำงานขั้นสูงเช่นกระบวนการการอนุมัติ
    ระบบ cloud ที่มีความสามารถในการจัดการการทำงานนั้น ช่วยเพิ่มการเข้าถึงโดยการแจ้งเตือนการทำงานอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานร่วมกันต่อไป
    และพนักงานที่มีส่วนร่วมและเกิดประสิทธิผลนั้นก็จะมีส่วนร่วมและรู้สึกดีขึ้นต่องานและผลงานของพวกเขา

ระบบ digital document management แบบใดที่ใช่สำหรับคุณ

สิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเลือกใช้งานระบบต่างๆ มีดังต่อไปนี้

• อะไรคือสิ่งจำเป็นขั้นพื้นฐานที่ระบบนี้จะต้องตอบสนอง
• ระบบการจัดการนี้เพิ่มหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณ
• คุณได้รับความปลอดภัยตามที่คุณต้องการหรือไม่
• ระบบการจัดการนี้สามารถจัดการและเชื่อมโยงเอกสารของคุณเข้าด้วยกันหรือแบ่งแยกเอกสารของคุณ
• ระบบการจัดการนี้ให้ workflows แบบใด

แน่นอนว่าคุณอาจเกิดคำถามอีกมากมายและคุณก็อาจมีข้อควรพิจารณาเฉพาะอื่นๆ สำหรับธุรกิจของคุณเช่นกัน