ทำไมคุณควรเลือก digital document management
ไม่ว่าจะชอบหรือไม่ก็ตาม คำตอบของคำถามที่ว่า “เหตุใดจึงควรเลือก digital document management ” นั้นง่ายดายมาก
เราต้องเลือก
วิธีการทำงานของเราเปลี่ยนแปลงไป การจะทำให้พนักงานยังคงเกิดการแข่งขัน มีส่วนร่วม และมีประสิทธิผลนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้ข้อมูลนั้นพร้อมใช้งานจากที่ใดก็ได้ ไม่ใช่เพียงแค่ตัวข้อมูลเท่านั้น แต่พนักงานต้องสามารถเข้าถึงเอกสารได้ด้วย Digital documents สามารถจัดการเรื่องนี้ได้ ปัญหาก็คือ digital documents เพียงอย่างเดียวนั้นยังไม่ใช่ทางออก การนำระบบหลายๆ ระบบมาซ้อนกันมีแต่จะทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ แต่ Digital document management แก้ไขปัญหานี้ได้
Digital document management ไม่ใช่เพียงตัวเลือกอีกต่อไป
ในปี 2020 digital documents ได้กลายเป็นหนทางสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้ digital documents นั้นมีบทบาทหลักในการเชื่อมโยงระหว่างคนที่ทำงานทางไกลและ hybrid อย่างไรก็ตามถึงแม้ว่ามันอาจจะมีความสำคัญแต่นั่นก็ไม่ได้หมายถึงความกระตือรือร้นที่เราจะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเรา ทั้งนี้ก่อนที่ความสำคัญของ digital documents จะนำพาธุรกิจต่างๆ ไปสู่การใช้งานจริงนั้น หลายๆ บริษัทก็ยอมรับมันก่อนแล้ว เพราะอะไร? ข้อดีของการใช้ digital document management นั้นมีมากกว่าการเชื่อมโยงพนักงานเข้าด้วยกันและการทำให้พวกเขาเกิดประสิทธิผลในการทำงาน
ทำไมหลายๆ ธุรกิจจึงเลือกใช้ digital document management
ก่อนหน้าที่จะเกิดความต้องการอย่างเร่งด่วนจากเหตุการณ์โรคระบาดครั้งใหญ่ในปี 2020 หลายธุรกิจได้เลือกใช้ digital documents เพื่อให้เกิดได้เปรียบทางการแข่งขัน
ซึ่งในวันนี้ธุรกิจที่เลือกใช้ digital document management ก็จะได้รับข้อดีเหล่านั้นเช่นกัน
ข้อดีต่างๆ ประกอบไปด้วย
- ความสามารถในการให้บริการลูกค้าที่ดีกว่า
Digital documents ช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่พิเศษ ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วขึ้น ในขณะที่พวกเขากำลังเจรจากับลูกค้าไปด้วย ช่วยลดความยุ่งยากในการรอ การโทรกลับและการสูญหายของเอกสาร เพื่อยกระดับคุณภาพการให้บริการของธุรกิจคุณ ซึ่งนั่นหมายถึงการที่ลูกค้าของคุณเกิดความพึงพอใจ มีความสนใจที่จะดำเนินธุรกิจกับคุณอีก หรือหมายถึงรายรับและผลกำไรของคุณนั่นเอง - ทำงานให้เสร็จรวดเร็วขึ้น
Digital documents เคลื่อนที่ด้วยความเร็วเพียงแค่เมาส์คลิก (หรือการสัมผัสผ่านสมาร์ตโฟนและแท็บเล็ต) นอกเหนือไปจากการกำจัดการจัดส่งเอกสารและการนำเอกสารออกมาจากกระเป๋าเอกสารของคุณแล้ว พนักงานสามารถตรวจสอบและอนุมัติเอกสารการขาย ใบแจ้งหนี้ ด้วยความเร็วตามที่เขาต้องการ ซึ่งที่จริงแล้วก็หมายถึงทุกๆ workflow ในการทำงานเลย
กระบวนการที่รวดเร็วขึ้นนี้ช่วยให้คุณตอบสนองต่อข้อคำถามของลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น ปรับปรุงการให้บริการสำหรับความต้องการที่เหนือกว่าของลูกค้า - เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางไกล
แนวโน้มการอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานทางไกลได้นั้นกำลังเติบโตขึ้น ในปี 2020 นั้นเรียกได้ว่าเป็นสิ่งจำเป็นเลยทีเดียว ในโลกของความเป็นจริงแล้วนั้นการผูกติดว่าการทำงานจะต้องนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานเท่านั้นใช้ไม่ได้อีกต่อไป Digital documents ทำให้การทำงานจากที่ไหนก็ได้นั้นสามารถเป็นไปได้ ซึ่งทำให้ธุรกิจของคุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานตามสถานการณ์ต่างๆ ได้ทันท่วงที การระบาดใหญ่ในปี 2020 นั้นอาจจะเป็นสถานการณ์ที่ยิ่งใหญ่และเลวร้าย แต่สำหรับการหยุดชะงักในระดับท้องถิ่นแล้วนั้น แค่สัญญาณการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของออฟฟิศขาดหายก็อาจหมายถึงการสูญเสียนาทีที่มีค่าในการโต้ตอบกับลูกค้า ผู้ขายและอื่นๆ
ด้วย digital documents คุณและพนักงานสามารถเปลี่ยนร้านกาแฟ ห้องในบ้านหรือแม้กระทั่งรถยนต์ให้เป็นที่ทำงานเคลื่อนที่ได้ - ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่สูง
พื้นที่นั้นแลกมาด้วยเงิน นั่นหมายความว่าตู้เก็บเอกสารทุกๆ ตู้มีต้นทุนที่แท้จริงมากกว่าราคาของมันเอง การจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการวงจรเอกสารของคุณหรือเพื่อปกป้องเอกสาร ซึ่งจะทำให้เกิดความต่อเนื่องทางการดำเนินธุรกิจของคุณนั้นมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่หนักหนา
บ่อยครั้งที่ digital documents เป็นเอกสารต้นฉบับ ซึ่งโดยส่วนมากแล้วมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายและเทียบเท่ากับเอกสารต้นฉบับเลยทีเดียว
คุณสามารถจัดเก็บเอกสารเป็นล้านฉบับไว้ใน hard drive ได้ และคุณก็สามารถสำรองข้อมูลมหาศาลไว้ในอีก drive ได้ หากพูดถึงการทำงานภายในออฟฟิศนั่นอาจใช้พื้นที่เพียงเล็กน้อยในการจัดเก็บข้อมูล แต่ในกรณีการทำงานนอกสถานที่นั้นไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ใดๆ ในการสำรองข้อมูลเลย
และหากคุณเลือกใช้การจัดการเอกสารในรูปแบบ cloud คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ใดๆ ดังเช่นในออฟฟิศของคุณเลย ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และข้อตกลงของระดับการให้บริการส่วนใหญ่ (service level agreements (SLAs)) กับการจัดการเอกสารบน cloud นั้นมีความซ้ำซ้อน ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลเหมือนกับระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กร
ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการเอกสารบน cloud ได้ที่ “คู่มือการจัดการเอกสารผ่านระบบ cloud” - เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสาร
โดยปกติแล้ว digital document management นั้นมีความสามารถในการจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลอยู่แล้ว โดยที่ระดับความปลอดภัยนั้นมีความแตกต่างกันไปในแต่ละระบบ แอปพลิเคชันฟรี เช่น Google Docs™ นั้นอาจจะดีสำหรับการใช้งานส่วนตัว แต่ก็เป็นไปได้ว่าไม่ได้ตอบสนองต่อความต้องการความปลอดภัยในระดับธุรกิจ
ระบบการจัดการธุรกิจ เช่น DocuWare เสริมสร้างความปลอดภัยที่ดีกว่า ซึ่งคุณจะได้รับ
- ข้อมูลการตรวจสอบย้อนกลับและความโปร่งใสของการใช้งานพร้อมการรายงานผลที่สนับสนุนการปฏิบัติงานตามข้อกำหนด.
- การเข้าถึงระดับสูงและการควบคุมการเข้าถึงเพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเฉพาะส่วน
- ปกป้องการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อรักษาเอกสารและข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
- ปกป้องคุณจากไวรัสและมัลแวร์ โดยเฉพาะในระบบ cloud ที่ซึ่งแอปพลิเคชันและการสื่อสารนั้นถูกบันทึก - การเข้าถึงเอกสารที่เหนือกว่า
Digital document management ทำให้เอกสารพร้อมใช้งานมากขึ้นแต่ก็ยังคงไว้ซึ่งการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง จำนวนบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารนั้นจะถูกเพิ่มมากขึ้น แต่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้ต่อเมื่อได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น นั่นหมายความว่าแผนกบริการลูกค้าและแผนกบัญชีสามารถดูเอกสารฉบับเดียวกันพร้อมๆ กันได้ขณะทำงาน แต่เมื่อพวกเขาดูเอกสารฉบับนั้นเสร็จสิ้นแล้ว เอกสารฉบับนั้นก็จะยังอยู่ในพื้นที่เดิม พร้อมที่จะให้บุคคลต่อๆ ไปเข้าใช้งาน - ความสามารถในการปรับขนาดและการเชื่อมโยง
โดยปกติแล้วระบบ Digital document management นั้นทำให้คุณสามารถบูรณาการการใช้งานกับเครื่องมืออื่นๆ ในชีวิตประจำวันของคุณได้ และยังสามารถปรับเปลี่ยนขนาดเพื่อสนับสนุนความต้องการในการเติบโตและการปรับเปลี่ยนของธุรกิจต่างๆ โดยที่ฟีเจอร์ต่างๆ ในแอปพลิเคชันนั้นมีทั้งในรูปแบบฟรีและเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม แพลตฟอร์มที่ต้องสมัครสมาชิกโดยเฉพาะระบบการจัดการเอกสารผ่าน cloud นั้นมักจะอนุญาตให้คุณสามารถเพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้งานได้ตามความต้องการเพื่อสนับสนุนการเติบโตหรือการเปลี่ยนความต้องการทางธุรกิจ
ที่จริงแล้วการเชื่อมโยงและความสามารถในการปรับเปลี่ยนขนาดคือหัวใจหลักสำหรับหลายๆ ธุรกิจในการประเมินระบบการจัดการเอกสาร - สนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
จากความง่ายดายในการสำรองข้อมูลเพื่อให้มั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถทำงานทางไกลได้อย่างต่อเนื่อง digital document management มีบทบาทสำคัญที่ทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะเกิดความต่อเนื่องนั้น - ข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ดีขึ้น
ระบบการจัดการเอกสารหลายๆ ระบบมีรูปแบบ data capture ระบบ Point-and-click สามารถเพิ่มความรวดเร็วในการป้อนเอกสารเข้าสู่ระบบได้ ในหลายๆ กรณีนั้นระบบอัตโนมัติ เช่น Smart Integrations ก็จะช่วยในการเก็บข้อมูลเพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการป้อนข้อมูลยิ่งขึ้น
ความสามารถในการเชื่อมโยงเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ ทำให้เกิดโอกาสในการเปลี่ยนข้อมูลบนเอกสารของคุณให้กลายเป็นระบบธุรกิจอัจฉริยะ ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด พัฒนาระบบต่างๆ และลดการเกิดกระจุกตัวแบบคอขวดได้ - เข้าถึงพนักงานมากขึ้น
เอกสารที่ถูกจัดการ จัดทำดัชนีและพร้อมใช้งานในรูปแบบดิจิทัลนั้นช่วยจำกัดเวลาการหยุดทำงาน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานภายในออฟฟิศ ทำงานทางไกล หรือแม้กระทั่งบนท้องถนนก็ตาม
การจัดเก็บส่วนกลางนั้นทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น เนื่องจากทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ไม่ว่าจะเข้าชม แก้ไข หรือการทำงานขั้นสูงเช่นกระบวนการการอนุมัติ
ระบบ cloud ที่มีความสามารถในการจัดการการทำงานนั้น ช่วยเพิ่มการเข้าถึงโดยการแจ้งเตือนการทำงานอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานร่วมกันต่อไป
และพนักงานที่มีส่วนร่วมและเกิดประสิทธิผลนั้นก็จะมีส่วนร่วมและรู้สึกดีขึ้นต่องานและผลงานของพวกเขา
ระบบ digital document management แบบใดที่ใช่สำหรับคุณ
เมื่อพูดถึง digital document management นั้น คุณมีหลากหลายทางเลือกเลยทีเดียว ระบบการจัดการเอกสารแบบฟรีอาจจะตอบโจทย์ความต้องการในระยะสั้นของคุณ แต่ก็อาจเพิ่มความยุ่งยากเนื่องจากไม่สามารถเชื่อมโยงการใช้งานกับระบบอื่นๆ ได้สิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเลือกใช้งานระบบต่างๆ มีดังต่อไปนี้
- อะไรคือสิ่งจำเป็นขั้นพื้นฐานที่ระบบนี้จะต้องตอบสนอง
- ระบบการจัดการนี้เพิ่มหรือลดขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณ
- คุณได้รับความปลอดภัยตามที่คุณต้องการหรือไม่
- ระบบการจัดการนี้สามารถจัดการและเชื่อมโยงเอกสารของคุณเข้าด้วยกันหรือแบ่งแยกเอกสารของคุณ
- ระบบการจัดการนี้ให้ workflows แบบใด
แน่นอนว่าคุณอาจเกิดคำถามอีกมากมายและคุณก็อาจมีข้อควรพิจารณาเฉพาะอื่นๆ สำหรับธุรกิจของคุณเช่นกัน
News & Events
Keep up to date
- 19ก.ย.
RICOH ประกาศร่วมมือกับ LG Electronics เพื่อยกระดับโซลูชันที่ช่วยพัฒนาประสบการณ์ในการทำงาน
- 06ส.ค.
ริโก้ได้รับให้เป็น 'Gold Provider Partner' ของ Cisco ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก
- 28มิ.ย.
ริโก้ติดอันดับบริษัทที่มีความยั่งยืนมากที่สุดในโลกประจำปี พ.ศ. 2567 ของ นิตยสารไทม์ (TIME)
- 26มิ.ย.
ริโก้ได้ดำเนินการตามกรอบในการเปิดเผยข้อมูลการเงินที่เกี่ยวข้องกับธรรมชาติ (TNFD : Taskforce onNature-related Financial Disclosures) และขึ้นทะเบียนเป็น TNFD Adopter