3 ขั้นตอนง่ายๆ ในการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกิดจากการทำงานนอกออฟฟิศ

02 ธ.ค. 2564
 

ความยืดหยุ่นในการทำงานที่ไหนก็ได้นั้นได้กลายเป็นสิ่งที่พนักงานในทุกวันนี้ต่างคาดหวัง

การจัดการในรูปแบบนี้ให้ความยืดหยุ่นแก่นายจ้างอีกด้วย สภาพแวดล้อมของการทำงานที่ไหนก็ได้อย่างราบรื่นในทุกวันนี้นั้นทำให้บริษัทสามารถจ้างพนักงานที่เหมาะสมที่สุดกับตำแหน่งได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงว่าพนักงานเหล่านั้นจะอยู่ที่ไหน สิ่งนี้เป็นประโยชน์อย่างมากโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเนื่องจากพวกเขาสามารถลดค่าใช้จ่ายในการขยายที่ตั้งสาขาได้อย่างมาก

ทั้งหมดนี้หมายความว่าธุรกิจของคุณจะมีพนักงานที่ไม่ได้นั่งประจำอยู่ที่โต๊ะทำงานจำนวนมาก ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานทางไกลอย่างถาวร ทำงานจากที่บ้านเป็นบางครั้ง หรือเพียงแค่ทำงานในระหว่างเดินทางไปนอกสถานที่ผลลัพธ์ก็เหมือนกันทั้งหมด

ในขณะที่การทำงานรูปแบบนี้เป็นประโยชน์ต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม แต่มันก็หมายความว่าข้อมูลของบริษัทต้องสามารถเข้าถึงได้จากภายนอกขอบเขตออฟฟิศเช่นกัน ซึ่งหากไม่มีมาตรการป้องกันที่เหมาะสมแล้วก็อาจทำให้ธุรกิจของคุณตกอยู่ในความเสี่ยงต่อการถูกก่อกวนและการละเมิดความปลอดภัยได้

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้อย่างง่ายดายจากการทำงานภายนอกออฟฟิศเช่นกัน

ขอแนะนำ 3 ขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณมั่นใจว่าข้อมูลของคุณจะยังคงปลอดภัย

1. การอบรมและการตระหนัก

พนักงานมักจะเป็นจุดที่ทำให้เกิดความล้มเหลวในเรื่องความปลอดภัยเนื่องจากแฮกเกอร์และขโมยมักจะใช้ความเผลอเรอหรือการขาดความตระหนักรู้ของพนักงานในการเจาะผ่านระบบความปลอดภัย และจะยิ่งเลวร้ายลงไปอีกเมื่อพนักงานเหล่านั้นทำงานอยู่ข้างนอกโดยไม่มีการเฝ้าระวังจากฝั่งไอทีหรือใครก็ตามที่คอยดูแลเรื่องความปลอดภัย

นี่เป็นเหตุผลที่ว่าทำไมขั้นตอนแรกในการปกป้องข้อมูลบริษัทของคุณควรใช้เทคโนโลยีทางไกลเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทั้งหมดจะผ่านการอบรมและเข้าใจความสำคัญของการปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัย นอกจากนี้พนักงานทุกคนควรผ่านการอบรมการรักษาความปลอดภัยที่เกี่ยวกับความเสี่ยงกับการทำงานนอกออฟฟิศโดยตรง

หลายๆ บริษัททำผิดพลาดด้วยการเข้าใจว่าประเด็นเรื่องความปลอดภัยบางอย่างนั้นเป็นความรู้สากลทั่วไปซึ่งไม่จำเป็นต้องอบรมให้แก่พนักงานอีก แม้กระทั่งเรื่องพื้นฐานที่สุดอย่างความจำเป็นในการปกปิดรหัสผ่านของอุปกรณ์ทุกอย่างที่ถูกใช้เพื่อการทำงาน หรืออันตรายจากเครือข่าย WiFi สาธารณะที่ไม่ปลอดภัยก็ควรจะถูกเน้นย้ำอีกครั้งในระหว่างการอบรม

2. การเข้ารหัสเทคโนโลยีของพนักงาน

วิธีหนึ่งที่ง่ายที่สุดสำหรับอาชญากรในการเข้าถึงข้อมูลที่เปราะบางก็คือการเข้าถึงโดยผ่านอุปกรณ์ของพนักงาน หากสมาร์ทโฟนหรือแล็ปท็อปของพนักงานไม่ได้ถูกปกป้องอย่างเหมาะสมก็อาจทำให้การเข้าถึงข้อมูลบริษัทเป็นเรื่องง่ายดาย

การนำการเข้ารหัสเดสก์ท็อปไปใช้ในเทคโนโลยีสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศจะช่วยเสริมสร้างความปลอดภัยให้กับแล็ปท็อปของบริษัทและทำให้ไม่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ที่สูญหายหรือถูกขโมยได้ บริการเทคโนโลยีทางไกลยังช่วยแบ่งเบาภาระของนายจ้างด้วยการบังคับใช้นโยบายความปลอดภัยที่จำเป็นและทำให้กระบวนการป้องกันบางส่วนเป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบบการเข้ารหัสอีเมลยังช่วยเพิ่มการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งสำหรับข้อความที่มีข้อมูลที่มีค่าหรือเปราะบาง สิ่งนี้ถือเป็นตัวช่วยสำหรับธุรกิจในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น อุตสาหกรรมด้านสุขภาพ

3. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

ธุรกิจที่มีพนักงานทำงานนอกสถานที่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือสำหรับการทำงานนอกสถานที่มากขึ้นเพื่อการส่งต่อข้อมูลและจัดเก็บเอกสารออนไลน์เช่นเดียวกับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การใช้เทคโนโลยีเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้การทำงานที่ไหนก็ได้นั้นเกิดประสิทธิภาพและราบรื่นยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีเหล่านี้ก็อาจสร้างช่องโหว่ด้านความปลอดภัยได้เช่นกันหากไม่ได้ใช้งานและถูกจัดการอย่างเหมาะสม

ปัญหาหนึ่งเลยก็คือเทคโนโลยีเหล่านี้นั้นถูกออกแบบมาสำหรับผู้บริโภค หากบริษัทไม่จัดหาเครื่องมือที่เหมาะสมแล้ว สิ่งเหล่านี้ก็น่าจะเป็นเครื่องมือแรกที่พนักงานจะนำไปใช้เพื่อตอบสนองความต้องการของพวกเขา แต่เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้ไม่ใช่เครื่องมือที่ปลอดภัย ดังนั้นมันจึงขาดการป้องกันที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณ การใช้บริการที่ไม่ได้รับการอนุมัติเหล่านี้ทำให้ข้อมูลนั้นง่ายต่อการถูกควบคุมจากภายนอกบริษัทและบุคคลภายนอกยังสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย

คำถามก็คือแผนกไอทีของคุณจะตอบสนองต่อความต้องการที่มากมายอย่างในทุกวันนี้ได้อย่างไร

การใช้โซลูชันทั่วทั้งบริษัทสามารถตัดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ ช่วยให้พนักงานของคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นในการจัดเก็บและถ่ายโอนเอกสารได้อย่างง่ายดาย ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจได้ว่าบริษัทจะรักษาการควบคุมและปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้

 

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/remote-technology-services