การตรวจสอบกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ในระดับอุดมศึกษา กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุดแล้วหรือยัง

เมื่อพูดถึงกระบวนการเรื่องใบแจ้งหนี้ต่างๆ ทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการนี้มักต้องการให้กระบวนการดำเนินไปอย่างรวดเร็วขึ้น แต่การหาวิธีปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญ 

โรงเรียนและมหาวิทยาลัยหลายแห่งไม่ได้ใช้ระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยในกระบวนการทางการเงิน ทำให้หลายแห่งไม่เข้าใจว่ากระบวนการเหล่านี้มันมีค่าใช้จ่ายมากแค่ไหน และมักเป็นสิ่งที่ถูกมองข้ามเมื่อมีการปรับปรุงเทคโนโลยีในองค์กร และในองค์กรด้านการศึกษาระดับอุดมศึกษา กระบวนการนี้มักล้าสมัย ส่งผลให้เวลาตอบสนองช้า กระทบค่าใช้จ่าย และเกิดความผิดพลาดขึ้น 

ตัวอย่างเช่น งานวิจัยล่าสุดชี้ให้เห็นว่าใบแจ้งหนี้ขององค์กรด้านการศึกษาระดับอุดมศึกษากว่า 35% มักมีรายการที่เก็บเงินเกินไปอย่างน้อยหนึ่งรายการ ในขณะเดียวกัน อ้างอิงจากงานวิจัยของ American Productivity and Quality Center ค่าจ้างพนักงานคิดเป็น 62% ของค่าใช้จ่ายเจ้าหนี้การค้าทั้งหมด ดังนั้น กระบวนการที่ล้าสมัยในองค์กรหลายแห่งจึงทำให้พวกเขาต้องเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นเกือบสองเท่าในการออกใบแจ้งหนี้ เมื่อเทียบกับระบบที่มีประสิทธิภาพ เพราะในการจ่ายเงินเดือน พนักงานมีผลอย่างมากต่อค่าใช้จ่ายการดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ 

จากที่กล่าวมาทั้งหมด แสดงให้เห็นว่ายังมีอีกหลายสิ่งที่ต้องพัฒนาในกระบวนการเหล่านี้ แต่ด้วยสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปหลายอย่างในปัจจุบัน ก็อาจทำให้เป็นการยากในการหาจุดที่ยังด้อยประสิทธิภาพในกระบวนการทั้งหมดนี้ 

แล้วช้าแค่ไหนถึงเรียกว่าช้าเกินไป 

แล้วจ่ายมากแค่ไหนถึงเรียกว่ามากเกินไปสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ เป็นคำถามที่ยากจะตอบ เมื่อสิ่งที่คุณเปรียบเทียบได้มีแค่ผลการดำเนินการที่ผ่านมาของคุณเอง แต่โชคดีนะ ที่คุณไม่ใช่คนเดียวที่เกิดคำถามนี้ หรือกำลังหาคำตอบนี้อยู่ 

จากประสบการณ์หลายปีที่ผ่านมา ผมได้หาทางเพิ่มประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายสำหรับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ให้องค์กรด้านการศึกษาระดับอุดมศึกษามามาก ผมจึงได้เห็นวิธีการและผลลัพธ์ของวิธีการนั้นๆ มามากมาย รวมถึงได้ทำงานร่วมกับหลายทีมในการออกแบบและนำการพัฒนาต่างๆ มาใช้ ดังนั้น หากทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญ คุณจะไม่ต้องสงสัยอีกเลยว่ากระบวนการของคุณล้าหลังกว่าขององค์กรอื่นในวิชาชีพเดียวกันกับคุณแค่ไหน เพราะผู้เชี่ยวชาญที่มาช่วยเหลือคุณ มักได้เห็นกระบวนการขององค์กรอื่นมาแล้วทั้งสิ้น 

เมื่อทราบแบบนี้แล้ว เราจึงได้พัฒนาเครื่องมือประเมินตนเอง ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อช่วยให้คุณเห็นว่าวิธีการในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณมีประสิทธิภาพมากแค่ไหนต่อกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของการศึกษาระดับอุดมศึกษา และชี้ให้เห็นจุดต่างๆ ที่อาจพัฒนาได้ แน่นอนว่าเครื่องมือเหล่านี้ก็ไม่สามารถแทนที่การพูดคุยกับผู้ที่เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ผู้รู้ข้อมูลจากหลายโรงเรียนและมหาวิทยาลัยอยู่ดี แต่อย่างน้อยก็ช่วยให้คุณรู้ว่าจะเริ่มคุยกับผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้อย่างไร หรือเริ่มวิเคราะห์ตนเองแบบเชิงลึกได้อย่างไร 

ที่มา:  RICOH USA