วิธีดำเนินการเปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

17 ธ.ค. 2564
 

ปัจจุบันผู้นำทางธุรกิจส่วนใหญ่ต่างรู้ดีว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนสำคัญแห่งความสำเร็จ

เทคโนโลยี พฤติกรรม ความคาดหวัง และโอกาสนั้นเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และเพื่อให้ก้าวได้ทันและคงไว้ซึ่งการแข่งขัน บริษัทจำเป็นต้องสร้างความยืดหยุ่น ในที่นี้ไม่ใช่เพียงแค่ก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วและการตอบสนองเท่านั้น แต่ในบางครั้งการเปลี่ยนแปลงจะทำให้บริษัทของคุณสามารถเติบโตและแข่งขันได้มากขึ้น ไม่ว่าจะในอดีตหรืออนาคตอันใกล้นี้บริษัทของคุณก็จะต้องเกิดความเปลี่ยนแปลง

อย่างไรก็ตามเป็นเรื่องปกติที่การเปลี่ยนแปลงนี้อาจจะไม่ได้เป็นไปตามที่เราคาดหวัง ในปีที่ผ่านมา Towers Watson รายงานว่ามีบริษัทจำนวนเพียง 25% เท่านั้นที่สามารถรักษาประโยชน์ในระยะยาวจากการริเริ่มการจัดการการเปลี่ยนแปลงไว้ได้

เหตุผลสำหรับความแตกต่างที่เกิดขึ้นนี้ก็คือ บริษัทนั้นอาจจะยึดมั่น ลำดับความสำคัญต่างๆ ยังขัดแย้ง ขาดเงินทุนและทรัพยากร ฯลฯ แล้วอุปสรรคเหล่านี้สัมพันธ์กับพนักงานอย่างไร หลายๆ ครั้งปัญหาคอขวดก็เริ่มจากด้านบน ซึ่งคนเหล่านี้คือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการการเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้เรื่องที่ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นมักล้มเหลวที่จะปลูกฝังในองค์กรก็ไม่ได้หมายความว่าผู้จัดการและหัวหน้างานนั้นทำผิดพลาด ในอีกแง่หนึ่งมันหมายความว่าการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นเรื่องยากและซับซ้อน

เมื่อคุณมอบหมายงานให้ใครสักคน มันไม่ใช่เพียงแค่สั่งให้พวกเขาทำงานนั้น แต่คุณต้องให้รายละเอียดพวกเขาว่างานชิ้นนี้มีความจำเป็นอย่างไร สิ่งที่คาดหวังจากงานนี้คืออะไรบ้าง ฯลฯ เช่นเดียวกับการนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ในองค์กร

 

เรามาดูวิธีที่จะแบ่งเบาภาระจากผู้จัดการระดับกลางในเรื่องการจัดการการเปลี่ยนแปลงและยังให้ผลลัพธ์ตามที่บริษัทต้องการอีกด้วย

1. สิ่งที่ต้องการและศักยภาพ

แผนการที่ดีนั้นสร้างความแตกต่าง และแผนที่ดีนั้นก็มาจากการรับรู้สิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่คุณจะสามารถบรรลุเป้าหมายได้จริงโดยละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นจากการค้นหาความจริงทั่วทั้งองค์กรในทุกๆ ที่ที่จะเกิดการเปลี่ยนแปลง ในหลายๆ ครั้งผู้ให้บริการด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสบการณ์สามารถช่วยคุณระบุความต้องการและความสามารถของคุณ และช่วยคุณร่างแผนงานที่เหมาะสมสำหรับคุณได้

2. มุ่งเน้นที่การมีส่วนร่วม

เมื่อคุณมอบหมายงานให้ใครสักคน มันไม่ใช่เพียงแค่สั่งให้พวกเขาทำงานนั้น แต่คุณต้องให้รายละเอียดพวกเขาว่างานชิ้นนี้มีความจำเป็นอย่างไร สิ่งที่คาดหวังจากงานนี้คืออะไรบ้าง ฯลฯ เช่นเดียวกับการนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ในองค์กร คุณจำเป็นต้องได้รับความร่วมมือจากพนักงาน ดังนั้นคุณต้องสร้างความเข้าใจให้พวกเขา สื่อสารและสร้างการมีส่วนร่วมอย่างสม่ำเสมอ

3. รับฟัง

ข้อมูลจาก Aon Hewitt ระบุว่าสิ่งขับเคลื่อนที่สำคัญต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานในระหว่างการเปลี่ยนแปลงก็คือการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ในฐานะนักวิทยาศาสตร์ระบบและอาจารย์ของ MIT Peter Senge กล่าวว่า “ผู้คนไม่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง แต่พวกเขาต่อต้านการถูกเปลี่ยนแปลง” แนวทางการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพจะต้องรวบรวมข้อมูลจากทั่วทั้งองค์กรโดยเฉพาะจาก End-user และ Line of Business Managers แล้วจึงนำมาวางแผนโดยชั่งน้ำหนักกับข้อมูลที่ได้รับมา

4. กำหนด KPIs

เป้าหมายการเปลี่ยนแปลงองค์กรไม่ใช่แค่การผ่านมันไปให้ได้ แต่ควรจะคำนึงว่าคุณกำลังคาดหวังที่จะพัฒนาอะไรจากการเปลี่ยนแปลงนี้ คุณต้องการให้การปรับปรุงนี้ส่งผลในด้านไหนและคุณจะชี้วัดมันอย่างไร การตั้ง KPI ที่ชัดเจนต่อสิ่งที่คุณตั้งเป้าหมายไว้เป็นการทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังเดินไปตามแผนตลอดทั้งการเปลี่ยนแปลง และหากคุณจะเปลี่ยนแปลงอะไรที่ต่างไปจากแผนการ คุณก็จะต้องรู้ว่าคุณเปลี่ยนแปลงแผนการไปมากแค่ไหนและเปลี่ยนแปลงอย่างไร

5. ความยั่งยืน

เมื่อพิจารณาถึงเปอร์เซ็นต์ของการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงที่ล้มเหลว สิ่งสำคัญคือต้องออกแบบแผนการทำงานอย่างชัดเจนเพื่อผลกำไรที่ยั่งยืน ใช้สิ่งที่คุณเรียนรู้เกี่ยวทัศนคติและผลการปฏิบัติงานระหว่างการเปลี่ยนผ่านเพื่อออกแบบการเริ่มต้นใหม่จะนำไปสู่บรรทัดฐานใหม่ และถ้าหากพนักงานยังไม่ยินยอมคล้อยตามก็ขอให้คุณพยายามทำให้พวกเขายอมรับ โดยการใช้ผู้ที่ยอมรับและเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงนี้มาโน้มน้าวและกระตุ้นให้ผู้อื่นสบายใจและยอมรับด้วย

การหยุดชะงักของการเปลี่ยนแปลงทำให้ประสิทธิผลลดลง ด้วยแนวทางการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่รอบคอบและมีข้อมูลเพียงพอ คุณสามารถลดข้อผิดพลาดและลดเวลาที่พนักงานของคุณจะใช้ในการก้าวไปสู่ก้าวใหม่ที่มีประสิทธิผลยิ่งขึ้น

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/how-to-implement-effective-organizational-change


News & Events

Keep up to date