เอาชนะปัจจัยการหยุดชะงักทางดิจิทัลด้วย Digital Transformation

เทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่และกำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างต่อเนื่องนี้ได้เปลี่ยนนิยามของวิธีการทำงาน ด้วยการเข้าถึงแอปพลิเคชันส่วนตัวที่ง่ายดายและการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของสมาร์ตโฟนและอุปกรณ์อื่นๆ เทคโนโลยีได้กลายเป็นมาตรฐานและความสะดวกสบายใหม่จนพนักงานในตอนนี้ต่างคาดหวังสไตล์การทำงานที่จะทำให้พวกเขาสามารถทำงานนอกสถานที่ เพิ่มความยืดหยุ่นและการร่วมงานอย่างทันทีได้มากขึ้น ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวเพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนี้และช่วยให้พนักงานเกิดประสิทธิผลมากขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เคลื่อนที่มากขึ้น

เมื่อพูดถึงความสะดวกสบายด้านเทคโนโลยี ความคาดหวังของพนักงานและความต้องการของลูกค้าก็มีแต่จะเพิ่มสูงขึ้นเนื่องจากเทคโนโลยีที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันยังคงทำให้ตลาดอิ่มตัว ข้อมูลจาก Frost & Sullivan ระบุว่า “ภายในปี 2025 บนโลกนี้จะมีสมาร์ตโฟนจำนวนอย่างน้อย 3.7 พันล้านเครื่อง แท็บเล็ตจำนวน 700 ล้านเครื่อง และจะมีการใช้งานแพลตฟอร์ม UCC จำนวน 60 ล้านแพลตฟอร์ม”

ปัจจัยเหล่านี้นำมาสู่การหยุดชะงักทางดิจิทัล (Digital Disruption) ที่มากขึ้นและทำให้บริษัทต้องปรับรูปแบบธุรกิจของพวกเขาเพื่อให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงของตลาดผ่านการทำ Digital Transformation การใช้แนวทางเชิงรุกสำหรับการเปลี่ยนแปลงเช่นนี้สำคัญต่อธุรกิจในปัจจุบันเป็นอย่างมากหากคุณต้องการที่จะก้าวนำหน้าในยุคดิจิทัล

แล้วในฐานะผู้นำทางธุรกิจแล้วเราต้องทำอย่างไรต่อไปเพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงของพนักงานและความต้องการของลูกค้า

เพิ่มประสิทธิภาพสถานที่ทำงานของคุณ

คุณสามารถเริ่มต้นได้จากภายในออฟฟิศของคุณ การเฝ้าติดตามการใช้งานพื้นที่ภายในออฟฟิศเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง การรับรู้การใช้พื้นที่ภายในออฟฟิศจะทำให้คุณเข้าใจว่าออฟฟิศของคุณถูกใช้งานอย่างไร คุณอาจจะพบว่าห้องประชุมซึ่งกินพื้นที่มากนี้อาจไม่ได้ใช้งานเลยทั้งวัน หรือพื้นที่โต๊ะทำงานไม่ได้ใช้งานเนื่องจากพนักงานทำงานนอกสถานที่

นอกจากนี้คุณควรเข้าใจว่าการทำให้พนักงานและผู้มาติดต่อรู้สึกว่าพวกเขามีพื้นที่ส่วนตัวนั้นเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ทุกวันนี้มีโซลูชันมากมายที่จะช่วยคุณปรับปรุงพื้นที่ โดยมีโซลูชันดังนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ทำงานด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกและโซลูชันการจัดการพื้นที่สำนักงาน
• เสริมสร้างบรรยากาศการทำงานร่วมกันให้มากขึ้น
• ช่วยปกป้องจดหมายและทรัพย์สินส่วนตัวของพนักงาน
• วางแผนและดำเนินการกลยุทธ์พัฒนาประสบการณ์ของลูกค้า

การหยุดชะงักทางดิจิทัล (Digital Disruption) ทำให้บริษัทต้องปรับรูปแบบธุรกิจของพวกเขาเพื่อให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงของตลาดผ่านการทำ Digital Transformation การใช้แนวทางเชิงรุกสำหรับการเปลี่ยนแปลงเช่นนี้สำคัญต่อธุรกิจในปัจจุบันเป็นอย่างมากหากคุณต้องการที่จะก้าวนำหน้าในยุคดิจิทัล

ประเมินความต้องการของสถานที่ทำงานดิจิทัล

เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของผู้คน พนักงานเกิดการทำงานร่วมกันมากขึ้น พวกเขามักทำงานร่วมกันเป็นทีมแม้ว่าพวกเขาอาจจะอยู่คนละพื้นที่ก็ตาม หลายบริษัทได้นำวิธีการที่คล่องตัวมาใช้ซึ่งช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันเพิ่มขึ้นและสามารถสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น

เพื่อให้เกิดการแข่งขันต่อไปได้ บริษัทจำเป็นต้องปรับปรุงสถานที่ทำงานเพื่อเอื้อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และทำให้ทีมสามารถแบ่งปันไอเดียได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประเมินสิ่งอำนวยความสะดวกช่วยให้คุณเข้าใจว่าห้องประชุมของคุณถูกใช้งานอย่างไรในแต่ละวัน ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดถึงวิธีใช้พื้นที่เหล่านี้ให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น หลังจากนั้นคุณก็จะสามารถเลือกใช้เทคโนโลยีในออฟฟิศเพื่อปรับปรุงวิธีการจัดตารางการใช้ห้องประชุม การส่งคำเชิญ และสั่งซื้อโซลูชันการทำงานร่วมกัน เพื่อขจัดความสับสนวุ่นวายในห้องประชุมและการจองซ้ำซ้อนได้ดียิ่งขึ้น

เสริมสร้างบรรยากาศการทำงานร่วมกัน

ปัจจุบันนี้บริษัทจำนวนมากได้ยกเลิกการใช้โต๊ะทำงานส่วนตัวและปิดสำนักงานเพื่อหันไปใช้พื้นที่เปิดโล่งขนาดใหญ่ซึ่งไม่ได้กำหนดที่นั่งตายตัว ทำให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น การเปลี่ยนแปลงในรูปแบบนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยการเปลี่ยนพื้นที่ทำงานแบบเฉพาะเจาะจงให้เป็นพื้นที่ที่สามารถแบ่งปันกันได้และใช้พื้นที่เก็บของร่วมกัน นอกจากนี้ยังสามารถลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมได้ด้วยการลดพื้นที่โดยรวมของสำนักงาน

เพื่อปรับปรุงสถานที่ทำงานประเภทนี้ให้ดียิ่งขึ้น ยังมีโซลูชันและเทคโนโลยีเพื่อการทำงานร่วมกันอีกมากมายที่จะช่วยเชื่อมโยงพนักงานและลูกค้าที่อยู่ทางไกลเข้าด้วยกัน ประกอบไปด้วย

• กระดานอัจฉริยะ (Interactive Whiteboards (IWBs) หรือ Interactive Flat Panel Displays (IFPD)) ช่วยเชื่อมต่อ Smart device ของพนักงานในสถานที่และนอกสถานที่
• ระบบการสื่อสารออนไลน์แบบครบวงจร (Unified Communication Systems หรือ UCS) ที่จะช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันทางไกลด้วยวิดีโอ
• โซลูชัน Cloud VoIP ซึ่งจะช่วยให้คุณมอบประสบการณ์ลูกค้าที่สอดคล้องกันมากขึ้นด้วยการช่วยให้คุณรับสายที่สำคัญได้ตลอด 24 ชั่วโมง

นอกจากนี้ยังมีเทคโนโลยีเพื่อการทำงานร่วมกันอีกมากที่คุณจะสามารถนำมาใช้เพื่อส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูลและไอเดียของพนักงานและลูกค้า

ช่วยปกป้องจดหมายและของใช้ส่วนตัวของพนักงาน

อย่างไรก็ตามพื้นที่ทำงานร่วมกันแบบใหม่นี้อาจจะทำให้การจัดเก็บทรัพย์สินส่วนตัวของพนักงานนั้นเป็นเรื่องยาก โชคดีที่ยังมีโซลูชันและเทคโนโลยีที่จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้  ด้วยล็อกเกอร์อัจฉริยะ (Smart Locker) แล้ว เมื่อพัสดุมาถึงพวกมันก็จะถูกลงทะเบียนในระบบการจัดการคลาวด์ จากนั้นพัสดุจะถูกสแกนและส่งไปยังแต่ละล็อกเกอร์พร้อมกับรหัสผ่านเพื่อช่วยรักษาความปลอดภัยให้สิ่งของเหล่านี้ Smart Locker นั้นใช้พื้นที่ในออฟฟิศเพียงเล็กน้อยและพนักงานก็สามารถใช้ล็อกเกอร์นี้เพื่อเก็บสิ่งของส่วนตัวของพวกเขาได้ด้วย นอกจากนี้แล้วระบบยังช่วยติดตามการจัดส่งพัสดุและแจ้งเตือนพนักงานอัตโนมัติเมื่อพัสดุมาถึง

วางแผนและดำเนินการตามกลยุทธ์ประสบการณ์ลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง

นอกเหนือจากการเปลี่ยนแปลงพื้นที่ออฟฟิศทางกายภาพแล้ว ประสบการณ์ของลูกค้าในปัจจุบันก็เปลี่ยนไปเช่นกัน โซลูชันและเทคโนโลยีใหม่ ตั้งแต่บริการจดหมายขาเข้าและขาออก ไปจนถึงโซลูชันการตลาด ก็ช่วยเพิ่มโอกาสในการสร้างกลยุทธ์ประสบการณ์ลูกค้าที่ดียิ่งขึ้น

และยังมีเทคโนโลยีที่น่าสนใจซึ่งจะช่วยเพิ่มหนทางในการต้อนรับและการมีส่วนร่วมกับลูกค้าด้วย พื้นที่ต้อนรับผู้มาติดต่อนั้นไม่ได้คุ้มค่ากับการลงทุนเสมอไป และพนักงานต้อนรับก็ต้องลุกออกจากโต๊ะหลายครั้งในแต่ละวันทำให้ยากที่จะมีพนักงานคอยต้อนรับลูกค้าตลอดเวลา

ทุกวันนี้พนักงานต้อนรับเสมือนที่มาพร้อมกับ AI และรูปภาพที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์เสมือนจริงนั้นมีราคาที่คุณเอื้อมถึงได้ และพร้อมต้อนรับผู้มาติดต่อตลอดเวลา พนักงานเสมือนนี้สามารถตอบโต้กับคำสั่งง่ายๆ ได้ สามารถเล่นวิดีโอตัวอย่าง และสามารถส่งข้อความแจ้งเตือนพนักงานเมื่อผู้มาติดต่อมาถึงได้

พอร์ทัลการวิเคราะห์ระบบคลาวด์ของพนักงานต้อนรับเสมือนมีรายงานการวิเคราะห์โดยละเอียดเกี่ยวกับตัวชี้วัด เช่น การมีส่วนร่วมของผู้มาติดต่อ ระยะเวลา การเลือกเนื้อหา และอัตราการแปลง ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/digital-workplace-solutions