VISMA | RAET: ระบบจองและจัดการพื้นที่ทำงานแบบออนไลน์

Visma | Raet บริษัทซอฟต์แวร์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR) และระบบเงินเดือน ช่วยให้ลูกค้ามีระบบ HR ที่ดีและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยบริการและซอฟต์แวร์อัจฉริยะเพื่อการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลและระบบอัตโนมัติ โดย Visma | Raet ต้องการปรับปรุงออฟฟิศของตัวเองใหม่ จึงเริ่มมองหาโซลูชันสำหรับการจองห้องในรูปแบบออนไลน์ ซึ่งเป็นช่วงที่ COVID-19 เริ่มแพร่ระบาดไปทั่วโลกพอดี เรามาดูกันว่า Visma | Raet เปลี่ยนตัวเองสู่การเป็น Digital Workplace ท่ามกลางวิกฤตด้วยโซลูชัน RICOH Spaces ได้อย่างไร

RICOH Spaces ช่วยให้เรามองเห็นการใช้งานพื้นที่ออฟฟิศได้ 100%

ภาพรวม

Visma | Raet เป็นบริษัทซอฟต์แวร์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR) และระบบเงินเดือนที่มีโซลูชันสำหรับอุตสาหกรรมที่หลากหลาย เช่น อุตสาหกรรมด้านสุขภาพ การศึกษา การตลาดเชิงพาณิชย์ หน่วยงานรัฐในท้องถิ่น และองค์กรขนาดกลาง โดย Visma | Raet มีพนักงานกว่า 1,100 คนอยู่ในสำนักงาน 3 แห่ง ซึ่งตั้งอยู่ที่กรุง Amsterdam, Drachten และ Amersfoort ประเทศเนเธอร์แลนด์ Visma | Raet เป็นส่วนหนึ่งของ Visma Group ซึ่งเป็นสปอนเซอร์ให้กับทีมกีฬาต่างๆ รวมถึงทีม Jumbo-Visma หนึ่งในทีมปั่นจักรยานและสเก็ตที่ยอดเยี่ยมที่สุดในโลก

ความท้าทาย

ความต้องการด้านการทำงานแบบไฮบริด

Visma | Raet ต้องการปรับปรุงออฟฟิศของตัวเองใหม่ จึงเริ่มมองหาโซลูชันสำหรับการจองห้องในรูปแบบออนไลน์ ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ COVID-19 เริ่มแพร่ระบาดพอดี

Tom van Dael ผู้อํานวยการฝ่ายการเงินและไอทีกล่าวว่า “เราต้องเผชิญกับความท้าทายอย่างฉับพลันในการช่วยพนักงานของเราให้สามารถกลับเข้าออฟฟิศได้อย่างปลอดภัย ตรงเวลา และเป็นไปตามแนวทางขององค์กรในปัจจุบัน ซึ่งในระหว่างนั้นเอง เราก็ได้ตระหนักชัดว่าเราจำเป็นต้องปรับแนวทางการทํางานของเราให้เป็นแบบไฮบริดมากขึ้น”

เรากําลังมองหาโซลูชันที่ช่วยให้พนักงานสามารถจองพื้นที่ทํางานที่ว่างอยู่ได้

— Tom van Dale ผู้อํานวยการฝ่ายการเงินและไอทีของ Visma | Raet

โซลูชันที่ลูกค้าเลือกใช้

นำโซลูชันและเครื่องมือต่างๆ มาใช้งาน เพื่อสร้างพื้นที่ทํางานที่ยืดหยุ่น

Visma | Raet เลือก RICOH Spaces ระบบการจองในรูปแบบคลาวด์

“ตัวแอปพลิเคชันสามารถแสดงแผนผังของออฟฟิศ ซึ่งคุณสามารถดูพื้นที่ว่าง หรือดูว่าใครที่จับจองพื้นที่นั้นๆ ได้อย่างสะดวก ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการพื้นที่สำหรับทำงานกับเพื่อนร่วมงานของคุณ” Tom กล่าว

นอกจากนี้ ริโก้ยังผสานการทำงานร่วมกับ Google Workspace ได้อีกด้วย “การผสานการทำงานนี้ทำให้เราสามารถเข้าถึงโซลูชันของริโก้ผ่านเครื่องมือของ Google ที่เรามีได้ ซึ่งการจองจะไปปรากฏอยู่ในปฏิทินของพนักงานทันที” Tom กล่าวเสริม

ประโยชน์ที่ลูกค้าได้รับ

สร้างพื้นที่ทํางานแบบไฮบริดที่ยั่งยืน

RICOH Spaces มอบประโยชน์ให้กับลูกค้าถึง 2 ต่อ “เราสามารถดูสถานะการใช้งานพื้นที่ภายในออฟฟิศได้จาก Dashboard ซึ่งทำให้เราสามารถคาดการณ์เทรนด์ของการทำงานแบบไฮบริดได้ ไม่แน่ว่าการทำงานแบบ WFH อาจจะทำให้เราไม่จำเป็นต้องใช้งานพื้นที่ทั้งชั้นเลยก็เป็นได้ ซึ่งเราจะมองเห็นสิ่งเหล่านี้ได้จากตัวระบบนั่นเอง

สิ่งเหล่านี้ทำให้เราสามารถตัดสินใจทั้งรูปแบบและการใช้พื้นที่ของเราได้อย่างคุ้มค่าและยั่งยืนมากขึ้น ซึ่งเรากำลังวางแผนที่จะเชื่อมโยงห้องประชุมเข้ากับแพลตฟอร์มนี้ในเร็วๆ นี้เช่นกัน” Tom อธิบาย

ระบบนี้ใช้งานง่าย และทำให้พนักงานนั้นมั่นใจที่จะกลับมาเข้าออฟฟิศได้อย่างปลอดภัย

— Tom van Dale ผู้อํานวยการฝ่ายการเงินและไอทีของ Visma | Raet