เคล็ด (ไม่) ลับ 7 ประการสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless)

เคล็ด (ไม่) ลับ 7 ประการสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless)

72% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอทีกล่าวว่าระบบการทำงานในองค์กรของตนนั้นใช้ทั้งข้อมูลในรูปแบบกระดาษและรูปแบบดิจิทัลร่วมกัน

Forrester, 2020

บทความนี้จะแนะนำกลยุทธ์สำคัญๆ สำหรับองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนแปลงสู่การเป็นสำนักงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) อย่างเป็นขั้นตอน โดยคุณจะยังคงรักษาข้อมูลเอาไว้ไม่สูญหาย ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดนี้สามารถนำไปปรับใช้กับระบบไอทีต่างๆ ได้อย่างยืดหยุ่น

7 ขั้นตอนสู่การเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless)

การเลิกใช้กระดาษอย่างสิ้นเชิงอาจเป็นเรื่องยาก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถนำเทคโนโลยี อุปกรณ์ และซอฟต์แวร์อัจฉริยะต่างๆ มาปรับใช้ในองค์กรของคุณ เพื่อเสริมประสิทธิภาพการทำงานและลดค่าใช้จ่าย รวมถึงส่งเสริมความยั่งยืนในด้านสิ่งแวดล้อมมากขึ้นได้

คุณสามารถปรับเปลี่ยนสำนักงานของคุณให้มีความเป็น Paperless มากขึ้นด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. สำรวจการใช้กระดาษในองค์กร

   สิ่งที่คุณต้องทำก่อนเป็นอันดับแรกคือ ทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณใช้กระดาษอย่างไร จากนั้นจึงวิเคราะห์ว่าระบบการทำงานที่ใช้กระดาษเป็นหลักนั้นมีต้นทุนอย่างไรบ้าง ซึ่งการวางพื้นฐานข้อมูลที่มีอยู่จะช่วยให้คุณสามารถมองหาจุดที่สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว เพื่อส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล และยังช่วยประเมินความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณไปพร้อมๆ กันอีกด้วย

2. แปลงเอกสารเป็นดิจิทัลด้วย Intelligent capture

   องค์กรส่วนใหญ่มักสแกนเอกสารเฉพาะในบางเวลาเท่านั้น โดยส่วนใหญ่มักเป็นการสแกนเอกสารที่นำไปใช้ทำธุรกรรมเสร็จเรียบร้อยแล้ว เพื่อรวบรวมและจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล การเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานโดยสแกนเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิทัลอยู่เสมอด้วยโซลูชัน Intelligent Capture จะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาสแกนเอกสารจำนวนมากในภายหลัง

   การนำโซลูชัน Intelligent Capture มาใช้งานนั้นมีประโยชน์ต่อธุรกิจ และช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างเห็นได้ชัด โดย Intelligent Capture สามารถแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ PDF หรือไฟล์รูปแบบอื่นๆ เช่น Word รวมถึงกำหนดเส้นทางการจัดเก็บข้อมูลไปไว้บนคลาวด์ ฐานข้อมูล หรืออีเมลได้

3. มีพื้นที่เก็บข้อมูลที่เข้าถึงได้จากส่วนกลาง

   ธุรกิจควรมีพื้นที่รวบรวมข้อมูลเอกสารดิจิทัลภายในองค์กร เช่น SharePoint Online อย่างน้อยหนึ่งแห่งขึ้นไป ซึ่งการมีพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานและความต้องการด้านกระบวนการจัดการเอกสารนั้น สามารถเสริมประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดได้อย่างน่ามหัศจรรย์

4. “คิดนอกกรอบ” ด้วยการนำฮาร์ดแวร์เข้ามาช่วยแก้ปัญหา

   พนักงานส่วนใหญ่มักพิมพ์งานลงบนกระดาษเพื่อนำมาใช้ในการอ้างอิงและเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกัน คุณอาจลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารและการใช้กระดาษได้ด้วยการติดตั้งจอภาพ 2 จอ เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจทานและเปรียบเทียบข้อมูลบนหน้าจอได้ทันที นอกจากนี้ ยังมีงานวิจัยที่ชี้ให้เห็นว่าการทำงานด้วยจอภาพ 2 จอแยกกันนั้นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงช่วยในเรื่องการจัดวางสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสมตามหลักสรีรศาสตร์ (Ergonomics) ให้กับพนักงานได้อีกด้วย

5. ใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (eForms)

   การเขียนหรือกรอกแบบฟอร์มต่างๆ ด้วยมือลงบนกระดาษจะยังคงอยู่ต่อไป อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงวิธีการเก็บข้อมูลของเราได้เกิดขึ้นแล้ว การให้พนักงานและลูกค้าของคุณกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (eForms) เป็นทางเลือกที่ชาญฉลาด ซึ่งจะช่วยคุณลดการใช้กระดาษ ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างคนกรอกข้อมูลได้

6. ทำความเข้าใจในกฎระเบียบและความสอดคล้องตามข้อกำหนดต่างๆ

   ในการจัดการข้อมูลที่บันทึกไว้ในรูปแบบดิจิทัลแทนการเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษนั้น ธุรกิจจำเป็นต้องคำนึงการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวให้สอดคล้องและเป็นไปตามข้อบังคับทางด้านกฎหมายต่างๆ โดยสิ่งที่สำคัญคือ คุณจะต้องมีนโยบายที่กำหนดชัดเจนว่าจะจัดการข้อมูลดิจิทัลอย่างไร และตรวจสอบให้มั่นใจว่าเอกสารที่สแกนหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นได้รับการดูแลเสมือนเป็นต้นฉบับที่มีผลทางกฎหมาย

7. ใช้ลายเซ็นดิจิทัล (eSignatures)

   โซลูชัน eSignature เป็นอีกหนึ่งวิธีที่สามารถช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษในธุรกิจได้ ซึ่งการใช้ลายเซ็นดิจิทัลนั้นไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังทำให้เส้นทางการเดินเอกสารนั้นปลอดภัยยิ่งขึ้นอีกด้วย และเมื่อใช้โซลูชัน eSignature ร่วมกับพื้นที่จัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลแล้ว ก็จะทำให้คุณสามารถเก็บรวมเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว และทำให้คุณสามารถเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย

อยากเปลี่ยนสำนักงานของคุณให้เป็น Paperless หรือยัง

การสร้างสำนักงาน Paperless หรือการลดการใช้กระดาษอาจไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน อีกทั้งไม่ใช่โครงการที่ทำครั้งเดียวแล้วจบไป แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ต้องอาศัยความมุ่งมั่นตั้งใจ และการสร้างวัฒนธรรมของพื้นที่ทำงานแบบใหม่ ที่โอบรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีกว่า

ติดต่อเราและให้ผู้เชี่ยวชาญของเราช่วยค้นหาโซลูชันที่เหมาะกับคุณ มาเริ่มต้นเส้นทางสู่สำนักงานไร้กระดาษไปด้วยกัน