เราจะเลือกโซลูชันสำหรับสถานที่ทำงานแบบไฮบริดให้เหมาะสมกับองค์กรได้อย่างไร

เราได้สำรวจแนวโน้มของการใช้สถานที่ทำงานแบบไฮบริด ในปี พ.ศ. 2567 ซึ่งเราจะศึกษาถึงปัจจัยที่จำเป็นในการปรับตัวต่อแนวโน้มเหล่านั้นและทำอย่างไรเพื่อให้สถานที่ทำงานยังคงอยู่ต่อไปได้

โซลูชันสถานที่ทำงานแบบไฮบริดไม่เพียงแค่จำเป็น แต่ยังเป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้เพราะเป็นการจัดการทางเทคโนโลยีเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยและมีความพร้อมด้านเครื่องมือที่เพื่อให้พนักงานประสบความสำเร็จในด้านการทำงาน

เมื่อเราก้าวเข้าสู่ยุคไฮบริดอย่างต่อเนื่อง ทำให้พนักงานมีการทำงานจากสถานที่ต่างๆ เช่น บ้าน สำนักงาน และพื้นที่ทำงานร่วมกัน เราได้เล็งเห็นความจำเป็นของโซลูชันสถานที่ทำงานร่วมแบบไฮบริดที่สามารถรวมสภาพแวดล้อมเหล่านี้เข้าไว้ด้วยกัน เป็นเรื่องที่สำคัญมากที่สุดในปัจจุบัน

 

พนักงาน 8 ใน 10 ที่สามารถทำงานจากระยะไกล คาดหวังที่จะทำงานแบบไฮบริดหรือทำงานจากระยะไกลอย่างเต็มรูปแบบ

Gallup, 2023

ค้นหาและเข้าใจความต้องการของคุณ

การพัฒนาสถานที่ทำงานร่วมแบบไฮบริดที่เหมาะสมเริ่มต้นด้วยการเข้าใจความต้องการขององค์กรของคุณ สามารถทำได้โดยการประเมินสิ่งต่างๆ อย่างละเอียด เช่น ความท้าทายของธุรกิจในปัจจุบัน ผลลัพธ์ทางธุรกิจ วัตถุประสงค์ในอนาคต และภูมิทัศน์ทางวัฒนธรรมของธุรกิจของคุณ

ด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์และความท้าทายอย่างเป็นระบบ และการเตรียมโซลูชันเรื่องสถานที่ทำงานร่วมแบบไฮบริดให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และผลลัพธ์กลยุทธ์ของบริษัท องค์กรก็จะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนต่อการได้ผลิตผลสูง การทำงานร่วมกัน และการเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประเมินความท้าทายและปัญหาในปัจจุบัน

เริ่มต้นด้วยการสอบถามจากหลากหลายแผนกในองค์กรของคุณ พวกเขามักจะเห็นอุปสรรคในการทำงานที่ส่งผลต่อความคืบหน้าของงาน โดยอาจใช้คำถามดังนี้เพื่อค้นหาข้อมูล: มีปัญหาเทคโนโลยีอะไรที่ทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่? ใช้เวลานานเท่าไหร่ในการเริ่มต้นการประชุม? ใช้เวลาในการค้นหาโต๊ะหรือห้องในสำนักงานนานไหม? อาจจะเกิดข้อบกพร่องในการสื่อสารระหว่างทีมที่ทำงานจากระยะไกลและทีมที่ทำงานในสำนักงานหรือไม่? ซึ่งตัวอย่างในชีวิตจริงอาจเป็นเรื่องของบริษัทที่ค้นพบว่าพนักงานที่ทำงานระยะไกลเผชิญกับปัญหาการเชื่อมต่อที่บ่อยครั้ง ทำให้เกิดอุปสรรคและประสิทธิภาพการทำงานลดน้อยลง

การสอบถามผู้บริหารอาจสามารถให้มุมมองที่แตกต่างกันได้ พวกเขามักมุ่งเน้นการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงควรสอบถามพวกเขาดังนี้: จะทราบได้อย่างไรว่าเทคโนโลยีที่จะลงทุนเพื่อสนับสนุนธุรกิจของเราในปัจจุบันและในอนาคตคืออะไร? จะทำอย่างไรให้ได้ผลประโยชน์สูงสุดและลดต้นทุนเพื่อนำไปใช้ลงทุนเรื่องนวัตกรรม? จะจัดสรรเวลาและสร้างผลงานที่มีความหมายให้กับพนักงานอย่างไร? ในปัจจุบัน คุณมีการใช้สถานที่ทำงานอย่างไร?

ปรับเปลี่ยนวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร

โซลูชันสถานที่ทำงานร่วมแบบไฮบริดต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรไม่ว่าเป้าหมายจะเป็นการขยายกิจการ สร้างนวัตกรรม สร้างความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน สร้างความร่วมมือและประสิทธิภาพ หรือปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า โซลูชันสถานที่ทำงานร่วมแบบไฮบริดต้องสนับสนุนการไปถึงเป้าหมายเหล่านี้ นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาเป้าหมายระยะยาวของบริษัทด้วย ดังนั้นโซลูชันควรจะสามารถขยับขยายและยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถเติบโตและประสบความสำเร็จในโลกของการทำงานยุคใหม่

การศึกษาวิจัยเกี่ยวกับโซลูชันสถานที่ทำงานร่วมแบบดิจิทัล

เมื่อเข้าใจความต้องการขององค์กรแล้ว สามารถสำรวจเครื่องมือโซลูชันสถานที่ทำงานร่วมแบบดิจิทัลที่มีอยู่หลากหลาย ตั้งแต่แพลตฟอร์มเต็มรูปแบบไปจนถึงเครื่องมือที่เฉพาะเจาะจงตามความต้องการ ลองศึกษาตัวอย่างของเครื่องมือที่ใช้เพื่อให้คุณได้เริ่มต้นการทำงานได้ในทันที

ประเมินคุณลักษณะและฟังก์ชันของสถานที่ทำงานแบบไฮบริด

ให้โฟกัสที่คุณลักษณะที่ตอบโจทย์ความต้องการองค์กรได้ ค้นหาฟังก์ชันที่สร้างประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้ใช้งาน การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยต่อการทำงานร่วมกัน หรือการให้เทคโนโลยีทำงานอย่างไม่มีข้อผิดพลาดใช้โซลูชันในการแก้ปัญหา เช่น ป้องกันการใช้เทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมหรือการใช้จ่ายที่ไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกับองค์กร ซึ่งคุณสามารถทำให้เกิดความมั่นใจได้ว่ากลยุทธ์องค์กรอยู่ในทิศทางที่ถูกต้องเหมาะสมโดยการอ้างอิงกลับไปถึงความต้องการขององค์กรของคุณ

ตัวอย่างเทคโนโลยีสถานที่ทำงานดิจิทัล

โซลูชันสำหรับที่ทำงานแบบผสม (Hybrid workplace solutions) ประกอบด้วยเครื่องมือและเทคโนโลยีหลายประเภทที่ออกแบบมาเพื่อเสริมสร้างการผลิต การทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และประสิทธิภาพภายในองค์กร และสร้างสิ่งแวดล้อมที่เข้าถึงง่าย ผลักดันให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน นี่คือบางโซลูชันสำหรับที่ทำงานแบบไฮบริดและสิ่งที่ได้จากโซลูชันดังกล่าว

1. โซลูชันการประชุม
   การส่งเสริมความร่วมมือ เพิ่มผลงาน ให้ประสบการณ์ที่ดีกับผู้ใช้งานอย่างสม่ำเสมอสำหรับการทำงานแบบไฮบริด เพื่อให้มั่นใจว่าทุกผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือระยะไกลจะสามารถเห็นและได้ยิน 
   
   พวกเขาจำเป็นต้อง "ทำงานได้" และมีความเสถียรพอที่จะเริ่มประชุมในไม่กี่วินาที ทำให้ธุรกิจสามารถโฟกัสที่การดำเนินงานและติดต่อลูกค้าของพวกเขาได้ เช่น การติดตั้ง Microsoft Teams ให้ประสบการณ์ของผู้ใช้ที่สม่ำเสมอในทุกประเภทของการประชุม และความสามารถในการเริ่มประชุมโดยการแตะเพียงครั้งเดียว ในขณะที่รวมเข้ากับสภาพแวดล้อม M365 ที่มีอยู่แล้ว
   
   ไม่เพียงแค่ลดเวลาที่เสียไป แต่ยังลดความผิดหวังและความสับสนที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเกิดอุปสรรคในการเชื่อมต่อ
   
    
2. การบริหารพื้นที่ทำงาน 
   เป้าหมายของการบริหารพื้นที่ทำงานดิจิทัล คือการเสริมสร้างพื้นที่การทำงานแบบไฮบริด และอนุญาตให้ธุรกิจสามารถตอบสนองกับการเปลี่ยนแปลงในวิธีการทำงานโดยการสร้างประสบการณ์ของพนักงานอย่างไร้ที่ติ
   
   ในการทำให้สำเร็จ องค์กรจึงรวบรวมกิจกรรมที่สามารถทำได้ เช่น การจองโต๊ะทำงาน, การจัดการห้องประชุม, การค้นหาเส้นทาง และอื่นๆ โดยให้พนักงานได้รับเครื่องมือที่ต้องการในการทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานที่ทันสมัย ในขณะที่สนับสนุนให้พวกเขาสามารถเลือกเวลาที่ต้องการเข้าสำนักงานได้ 
   
   สำหรับธุรกิจ การเก็บข้อมูลการใช้งานและแสดงผลบนแดชบอร์ดที่สามารถเข้าถึงได้เป็นการปลดล็อกข้อมูลและความสามารถที่จำเป็นในการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ เพิ่มความร่วมมือ และลดค่าใช้จ่าย เป็นการบริหารพื้นที่ทำงานที่สามารถพัฒนาได้ 
   
    
3. อุปกรณ์อัจฉริยะ 
   การให้พนักงานใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับหน้าที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อพวกเขาได้รับเครื่องมือที่สำหรับงานที่เฉพาะเจาะจงก็จะสามารถทำงานได้เร็วขึ้นและมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น
   
   ยกตัวอย่าง เช่น แท็บเล็ตซึ่งอาจเป็นเครื่องมือที่ปรับใช้งานได้หลากหลายสำหรับบุคคลที่มีบทบาทหน้าที่ในการสร้างผลงานเชิงสร้างสรรค์ สามารถใช้งานแคนวาสดิจิทัลและทำงานได้จากทุกที่ การใช้เทคโนโลยีสำหรับประชุมทางวิดีโอ สามารถเชื่อมต่อสมาชิกในทีมจากทั่วโลก สนับสนุนการทำงานร่วมกันไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม อุปกรณ์เครื่องพิมพ์อัจฉริยะในขณะนี้ ไม่ได้มีหน้าที่เพียงแค่พิมพ์เอกสารเท่านั้น แต่ยังเป็นระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ ที่สามารถจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างปลอดภัย รวมถึงยังสามารถสั่งซื้อวัสดุเพิ่มเติมได้ด้วยตัวเองอีกด้วย
   
   เครื่องมือทางเทคโนโลยีที่เหมาะสมยังช่วยเน้นย้ำเรื่องของความปลอดภัย ปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา ชื่อเสียง และการเงินของบริษัท

ข้อพิจารณาในการเลือกสถานที่ทำงานดิจิทัลที่เหมาะสม

ด้วยตัวเลือกที่มีอยู่อย่างหลากหลาย อาจทำให้เกิดความยากในการตัดสินใจเกี่ยวกับตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับองค์กร สิ่งเหล่านี้คือรายการตรวจสอบเพื่อแนะนำตัวเลือกที่เหมาะสมต่อธุรกิจของคุณ

 

งบประมาณและค่าใช้จ่าย: กำหนดงบประมาณที่สมเหตุสมผลและพิจารณาเรื่องค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในอนาคตด้วย เช่น การนำมาปรับใช้ในองค์กร การฝึกอบรม และการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง ควรคำนึงถึง ความต้องการหลักในธุรกิจของคุณ ไม่ใช่เฉพาะเรื่องงบประมาณเท่านั้น ค้นหาสิ่งที่เป็นโซลูชันที่ไม่เพียงตอบสนองตามความต้องการของคุณ แต่ยังผลักดันสู่เป้าหมายความสำเร็จของคุณด้วย

 

การผสานระบบและเครื่องมือที่มีอยู่:พื้นที่ทำงานแบบไฮบริดใหม่นี้ต้องเข้ากันได้ดีกับเทคโนโลยีที่มีอยู่ในบริษัท การทำงานที่ไม่สามารถเข้ากันได้ อาจทำให้ระบบฐานข้อมูลและการดำเนินการแยกจากกัน ทำให้การสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานแบบไฮบริดไม่ประสบผลสำเร็จตามที่คาดหวังไว้

 

ความยืดหยุ่นและความสามารถในการขยายขนาด: เมื่อองค์กรของคุณเติบโต โซลูชันสถานที่ทำงานแบบไฮบริดควรเติบโตไปพร้อมกันด้วย โซลูชันที่คุณเลือกควรจะสามารถปรับขนาดเพื่อรับความต้องการของคุณและยืดหยุ่นพอที่จะปรับปรุงตามเทคโนโลยีและแนวโน้มธุรกิจได้

 

ความมั่นคงปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: เมื่อมีความก้าวหน้าในเทคโนโลยี ความเสี่ยงด้านความมั่นคงปลอดภัยก็ย่อมมีมากขึ้น คุณควรเคร่งครัดเรื่องมาตรการด้านความปลอดภัยของทุกโซลูชันที่คุณกำลังพิจารณาใช้งาน ควรมีการเข้ารหัสของข้อมูล มีใบรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการอนุญาตผู้ใช้อย่างเคร่งครัด

 

การประเมินคู่ค้า: เมื่อคุณตัดบางตัวเลือกออกโดยใช้หลักเกณฑ์ดังกล่าว ถึงเวลาที่พิจารณาให้ลึกลงไปในรายละเอียดและประเมินผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การตัดสินใจครั้งสุดท้าย

การตัดสินใจครั้งสุดท้ายควรเป็นการพิจารณาร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญต่อธุรกิจทั้งหมด โดยพิจารณาข้อดีและข้อเสียของโซลูชันสถานที่ทำงานแบบไฮบริดด้วย

• การพิจารณาและคัดเลือกผู้ให้บริการโซลูชันสถานที่ทำงานแบบไฮบริด: ดำเนินการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับผู้ให้บริการ มองหาผู้นำอุตสาหกรรมที่สามารถให้บริการเป็นพันธมิตรในการแก้ไขปัญหาทางเทคโนโลยี พวกเขาจะสามารถให้บริการแบบสม่ำเสมอในระยะยาว พาองค์กรของคุณก้าวข้ามการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีในอนาคต และสนับสนุนคุณไปสู่อนาคตได้หรือไม่?
• ขอการสาธิตและทดลองใช้งาน: ติดต่อผู้ให้บริการในรายชื่อที่ได้รับคัดเลือก และขอทดลองใช้บริการ ประสบการณ์ที่ได้รับจากการใช้งานจริงนี้สามารถนั้นไม่สามารถได้รับจากการนำเสนอขายหรืออ่านจากแผ่นพับได้ ควรขอหลักฐานที่แสดงถึงการบริการโซลูชันให้กับองค์กรที่มีความคล้ายกับองค์กรของคุณ อย่ากลัวที่จะถามคำถามตรงๆ หรือตรวจสอบข้อมูลที่คุณได้รับ กระบวนการนี้เน้นย้ำถึง ความสามารถของผู้ให้บริการโซลูชันพอๆกับคุณภาพของโซลูชันเอง คุณจึงจะสามารถไว้วางใจกับทั้ง 2 สิ่งได้
• น้ำหนักของข้อดีและข้อเสีย:   สร้างเมทริกซ์และประเมินข้อดีและข้อเสียของแต่ละโซลูชันอย่างเป็นมีระบบ โดยใช้ปัจจัยที่กล่าวมาด้านบน เช่น ประสบการณ์ของผู้ใช้งาน ความสามารถในการให้บริการ และการบริการสนับสนุนจากคู่ค้า เป็นต้น
• ให้ผู้เกี่ยวข้องสำคัญมีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจ: กระบวนการตัดสินใจควรเป็นกระบวนการที่เข้าร่วมการพิจารณามุมมองของพนักงานที่จะเป็นผู้ใช้สุดท้ายและผู้จัดการด้านเทคโนโลยีที่รับผิดชอบในการให้โซลูชันทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและผู้นำธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับวิธีการเติบโตของธุรกิจของพวกเขา
• ย้อนกลับไปอ้างอิงถึงเป้าหมายของคุณ: เมื่อคุณกำลังพิจารณาตัวเลือกคู่ค้า ต้องให้แน่ใจว่าคุณมีการวัดผลต่อระหว่างสิ่งที่คุณตั้งใจทำในโปรเจกต์นี้และข้อเสนอจากคู่ค้าว่าทำงานไปในทิศทางเดียวกันหรือไม่

รองรับอนาคตแบบไฮบริดด้วยโซลูชันสถานที่ทำงานที่เหมาะสมที่สุด

การเลือกโซลูชันสถานที่ทำงานแบบไฮบริดเป็นตัวกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อทุกด้านขององค์กรของคุณ โดยการลงทุนในโซลูชันสถานที่ทำงานแบบไฮบริดที่แข็งแกร่ง ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาได้ทำการเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต และพร้อมที่จะยอมรับศักยภาพที่สมบูรณ์แบบของโลกไฮบริดที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

เกี่ยวกับผู้เขียน

เป็นเวลากว่าสองทศวรรษ ที่ Todd Vandenberg ผู้นำด้านการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานและรูปแบบการทำงานในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ช่วยธุรกิจให้ก้าวผ่านความท้าทายในการทำงานร่วมกันอย่างซับซ้อนเพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่ดี 

ในฐานะ Go-To-Market Manager ด้าน Hybrid Workplace ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกของริโก้ เขามุ่งมั่นที่จะส่งมอบการเชื่อมต่อและการทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อในสถานที่ทำงาน ระหว่างทีมงาน พื้นที่ทำงาน และสถานที่ต่าง ๆ

ติดตามคุณ Todd ได้ที่ LinkedIn

พร้อมที่จะก้าวไปสู่ยุคที่มีสถานที่ทำงานแบบไฮบริดหรือยัง?

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีขึ้นด้วยการเชื่อมต่อและการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องระหว่างทีมงาน พื้นที่ทำงาน และสถานที่ต่างๆ อย่างไร้ข้อกังวล