การจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจศูนย์บริการสุขภาพ
บทบาทของการจัดการเอกสารในศูนย์บริการสุขภาพ
คุณกำลังประสบปัญหาในการจัดการข้อมูลและเอกสารจำนวนมากที่ถูกสร้างขึ้นทุกวันใช่ไหม? คุณไม่ได้เผชิญกับปัญหานี้เพียงลำพัง
สถาบันทางการแพทย์และสถานพยาบาลต้องจัดการเอกสารและข้อมูลประเภทต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อมอบประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้ป่วย ดังนี้
- การรับผู้ป่วยเข้าโรงพยาบาล/การลงทะเบียนผู้ป่วยใหม่
- คำสั่งตรวจของห้องปฏิบัติการและผลการตรวจ
- ประวัติผู้ป่วยและบันทึกทางคลินิก
- การส่งต่อผู้ป่วยไปยังผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง
- การอนุมัติล่วงหน้าและการเคลมประกัน
- สิทธิประโยชน์ของผู้ป่วย
- ใบสั่งยา
- การดูแลติดตามผล/คำแนะนำหลังการผ่าตัด
- ใบแจ้งหนี้ ใบคำสั่งซื้อ และใบเรียกเก็บเงิน
เอกสารส่วนใหญ่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล แต่บางเอกสารก็เข้าสู่กระบวนการในรูปแบบกระดาษ แล้วผ่านการสแกนหรือแฟกซ์เพื่อเข้าสู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS)
เมื่อเพิ่มกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัวของผู้ป่วยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA (กฎหมายว่าด้วยการควบคุมและการส่งผ่านข้อมูลทางด้านการประกันสุขภาพ) แล้วจะยิ่งเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น ซึ่งส่งผลให้เกิดงานที่คั่งค้าง ถูกละเลย และสร้างความคลาดเคลื่อนในการดำเนินการ
สถานพยาบาลหลายแห่งมีโซลูชันการจัดการเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) เพื่อบรรเทาปัญหาเหล่านี้ อย่างไรก็ตามจำนวนผู้ป่วยและเอกสารที่มากมายกลับทำให้การติดตามเป็นเรื่องยาก ส่วนสำหรับสถานพยาบาลที่ไม่มีโซลูชันนี้อาจจะประสบกับความซับซ้อนในการนำมาใช้
การจัดการเอกสารไม่เพียงแค่จัดเก็บและเรียกดูข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยให้ข้อมูลและเอกสารที่ถูกต้องสามารถเข้าถึงได้ตามต้องการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ป่วยได้รับการดูแลอย่างทันทีและเหมาะสม ทั้งนี้ยังสนับสนุนการดำเนินการเอกสารเพื่อให้สามารถเคลมประกันและชำระเงินได้ทันเวลา
ระบบจัดการเอกสารสำหรับศูนย์บริการสุขภาพ– คำนึงถึงผู้ป่วยเป็นหลัก
ระบบจัดการเอกสารของศูนย์บริการสุขภาพ (DMS) มักไม่ได้เป็นแอปพลิเคชันเดียวที่ครอบคลุมทุกอย่าง แต่เป็นการรวมแอปพลิเคชันต่างๆ ที่สนับสนุนฟังก์ชันและหน่วยงานที่หลากหลายเข้าด้วยกัน เช่น การรับเข้ารักษา การจัดตารางนัดหมาย การส่งต่อผู้ป่วย เภสัชกรรม ทรัพยากรบุคคล และการจัดซื้อ
ยกตัวอย่างเช่น ระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์อย่าง DocuWare ช่วยจัดเก็บและเคลื่อนย้ายเอกสารดิจิทัลภายในองค์กรได้อย่างอิสระ ในขณะที่โซลูชันการจ่ายค่าบริการสุขภาพให้กับหน่วยบริการ (Payer Provider Payment) สามารถเปลี่ยนเอกสารกระดาษที่ถูกส่งแฟกซ์เข้าสู่กระบวนการทำงานแบบดิจิทัลได้ และระบบส่งต่อผู้ป่วย (Patient Referrals) ช่วยทำให้กระบวนการส่งต่อผู้ป่วยเป็นแบบดิจิทัล
องค์กรทางสาธารณสุขสามารถยกระดับความปลอดภัย เข้าถึงข้อมูล และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ป่วยผ่านการนำระบบจัดการเอกสารที่สามารถสั่งการฟังก์ชันเหล่านี้จากศูนย์กลางได้
การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA ด้วยการจัดการข้อมูลผู้ป่วย
การรักษาความเป็นส่วนตัวของผู้ป่วยและความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ที่ทุกองค์กรด้านสาธารณสุขคำนึงถึง กฎหมายว่าด้วยการควบคุมและการส่งผ่านข้อมูลทางด้านการประกันสุขภาพ (HIPAA) ได้กำหนดมาตราต่างๆ เพื่อปกป้องข้อมูลของผู้ป่วย
การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับส่งผลกระทบในวงกว้าง ตั้งแต่การขโมยข้อมูลส่วนตัวไปจนถึงการขโมยทรัพย์สิน ซึ่งส่งผลให้ต้องเผชิญกับค่าปรับและบทลงโทษที่สูงสำหรับบุคคลที่รับผิดชอบ
เพื่อปฏิบัติตาม HIPAA และปกป้ององค์กรจากความเสียหายทางการเงิน ระบบจัดการเอกสารควรมีคุณสมบัติ ดังนี้
- การควบคุมการเข้าถึง DMS ด้วยรหัสผ่านที่มีความปลอดภัย
- การเข้ารหัสข้อมูล SSL สำหรับไฟล์ที่จัดเก็บทั้งหมด
- การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทของผู้ใช้
- การจัดการนโยบายการเก็บรักษาและการทำลายเอกสารโดยอัตโนมัติ
- การตรวจจับไวรัสและมัลแวร์
- การกำหนดเวอร์ชันเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร
- การบันทึกการตรวจสอบเพื่อที่ให้สามารถติดตามได้เมื่อมีข้อมูลรั่วไหล
มาตรการด้านความปลอดภัยเช่นนี้ช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPAA รวมถึงการลดภาระงานของพนักงานและโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลแบบแมนนวล ซึ่งส่งผลให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นและส่งผลบวกต่อรายได้ขององค์กร
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
บทความ: คุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่ควรมองหาเมื่อเลือกระบบจัดการเอกสาร
ประโยชน์ 10 ข้อของการจัดการเอกสารสำหรับศูนย์บริการด้านสุขภาพ
- ประสบการณ์ของผู้ป่วยที่ดีขึ้น
- แพทย์และเจ้าหน้าที่เข้าถึงข้อมูลผู้ป่วยที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว
- องค์กรได้รับการปกป้องจากการละเมิดข้อกำหนดและความเสียหายทางการเงิน
- การสร้างกระบวนการทำงานที่สามารถทำซ้ำได้และมีกฎเกณฑ์เพื่อให้ผู้ใช้ทุกคนป้อนข้อมูลที่สอดคล้องกัน
- ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่เพิ่มขึ้นผ่านกระบวนการทำงานอัตโนมัติ
- การบริหารกระแสเงินสดได้รับการปรับปรุงผ่านการเร่งสื่อสารกับหน่วยงานที่ให้บริการการชำระเงิน
- ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารกระดาษลดลง
- กระบวนการส่งต่อผู้ป่วยดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น
- พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้แม้ว่าทำงานจากทางไกล
- ปัญหาเอกสารสูญหายและจัดวางผิดตำแหน่งลดน้อยลง
คุณสมบัติที่เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานแบบไฮบริดและดิจิทัล
ระบบจัดการเอกสารที่รองรับการเข้าถึงจากระยะไกลอย่างปลอดภัยสามารถช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างพนักงานและข้อมูล เพื่อเร่งกระบวนการทำงานและผลทางการแพทย์
คุณสมบัติอื่นๆ ของระบบจัดการเอกสารที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันได้ทุกที่ทุกเวลามีดังนี้
- โครงสร้างของระบบในรูปแบบคลาวด์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา
- วิธีการจับภาพเอกสารกระดาษไม่ว่าจะโดยการสแกนหรือการถ่ายภาพเอกสาร
- เทคโนโลยีเรียนรู้ที่จดจำรูปแบบตัวอักษรและอ่านตัวอักษรบนไฟล์รูปภาพ (Optical Character Recognition) เพื่อดึงข้อมูลบนเอกสารแบบอัตโนมัติ จัดทำดัชนีหน้าเพื่อการค้นหาที่ง่าย และลดงานป้อนข้อมูลด้วยตนเองและข้อผิดพลาด
- ความสามารถในการกำหนดเวอร์ชันและติดตามการแก้ไข เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าถึงไฟล์ที่อัปเดตล่าสุดได้
- เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติเพื่อส่งเอกสารให้ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติ
- ความสามารถในการสร้างกระบวนการทำงานที่ปรับแต่งได้เพื่อตอบสนองต่อแอปพลิเคชันใหม่ๆ ได้ตลอดเวลา
- การจัดการสิทธิ์ผู้ดูแลระบบในการควบคุมการเข้าถึงและสิทธิ์ของผู้ใช้
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
บทความ: การแนะนำการจัดการเอกสารบนคลาวด์
บทความ: ทำไมต้องเลือกการจัดการเอกสารดิจิทัล
วิธีการนำระบบจัดการเอกสารไปใช้ในศูนย์บริการด้านสุขภาพ
ผู้ให้บริการด้านสุขภาพหลายแห่งกำลังประสบปัญหาการจัดการบุคลากรและทรัพยากรที่ถูกใช้งานจนเกินขีดความสามารถ ในฐานะพันธมิตรของคุณในพื้นที่ทำงานดิจิทัลและการจัดการข้อมูล เราสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ระบบและกระบวนการปัจจุบัน ทบทวนตัวเลือกของคุณ ให้ข้อเสนอแนะ และแนะนำแนวทางดำเนินระบบจัดการเอกสารใหม่ของคุณ
ที่มา: RICOH USA
News & Events
Keep up to date
- 19ก.ย.
RICOH ประกาศร่วมมือกับ LG Electronics เพื่อยกระดับโซลูชันที่ช่วยพัฒนาประสบการณ์ในการทำงาน
- 06ส.ค.
ริโก้ได้รับให้เป็น 'Gold Provider Partner' ของ Cisco ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก
- 28มิ.ย.
ริโก้ติดอันดับบริษัทที่มีความยั่งยืนมากที่สุดในโลกประจำปี พ.ศ. 2567 ของ นิตยสารไทม์ (TIME)
- 26มิ.ย.
ริโก้ได้ดำเนินการตามกรอบในการเปิดเผยข้อมูลการเงินที่เกี่ยวข้องกับธรรมชาติ (TNFD : Taskforce onNature-related Financial Disclosures) และขึ้นทะเบียนเป็น TNFD Adopter